viernes, 26 de junio de 2009

REGLAMENTACION INTERNA DEL ARCHIVO HISTORICO.

CAPITULO PRIMERO.

DISPOSICIONES GENERALES.

Artículo 1o.- Este reglamento tiene por objeto regular la organización y las funciones del Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara.

Artículo 2o.- El Archivo Histórico tendrá su sede oficial en la casa marcada con el número 2226 de la Avenida José Guadalupe Zuno Hernández, de esta ciudad. "La finca de referencia fue la residencia del fundador de nuestra Máxima Casa de Estudios, Lic. Don José Guadalupe Zuno Hernández, quien la donó a la Universidad de Guadalajara el 17 de agosto de 1974."

Artículo 3o.- El acervo del Archivo Histórico lo constituyen los documentos y elementos informativos que reflejan el devenir histórico de la Universidad de Guadalajara.

Artículo 4o.- Los documentos de valor histórico que se incorporen al acervo del Archivo Histórico tienen el carácter de bienes del dominio público, pertenecientes al Patrimonio Universitario, de conformidad con lo establecido en el decreto número 7205 titulado "Dividiendo los bienes pertenecientes al Estado en bienes de dominio público y bienes de dominio privado."

Artículo 5o.- Para los efectos de este ordenamiento, deberá entenderse por documento histórico aquel escrito que contemple en su contenido algún hecho trascendente, describa una relación comprobada, auténtica y fehaciente que forme parte de aquellos sucesos que afectan directamente el devenir de la Universidad de Guadalajara, y que han influido relevantemente en el proceso de su desenvolvimiento social.

Artículo 6o.- Son objetivos generales del Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara:

I.- La conservación de los documentos universitarios que tengan valor histórico y artístico; y

II.- La difusión de la información histórica institucional de relevancia.

Artículo 7o.- Son funciones del Archivo Histórico de la Universidad de Guada¬lajara :
I.- Proponer al Consejo General Universitario y al Rector las políticas y linea¬mientos para la conservación de los documentos universitarios que tengan valor histórico y artístico;

II.- Detectar, recopilar, reproducir y en su caso custodiar, cuidar, clasificar y catalogar los documentos de valor histórico o artístico que se encuentran en archivos de las escuelas, facultades y cualquier dependencia de la Universidad de Guadalajara, que no sean objeto de trámite ni constituyan archivos de concentración;

III.- Rescatar los acervos microfilmados de otros archivos de documentos importantes para la historia de la Universidad;

IV.- Concentrar estatutos, reglamentos, acuerdos y demás disposiciones que se expidan en la Universidad de Guadalajara por el H. Consejo General Universitario y la Rectoría, así como toda la normatividad estatal, local y federal, que de alguna manera tenga aplicación en esta Institución;

V.- Difundir los documentos del acervo de este archivo que tengan interés para la comunidad universitaria y científica;

VI.- Establecer los mecanismos necesarios para salvaguardar los documentos de valor histórico o artístico que forman el acervo del Archivo Histórico;

VII.- Formular el catálogo general de documentos que por su valor histól-ico y artístico deban considerarse como bienes patrimoniales de la Universidad de Guadalajara;

VIII.- Establecer el servicio de préstamo y consulta de acuerdo con las normas establecidas por este Reglamento;

IX.- Expedir copias simples o certificadas que los usuarios del servicio requieran, previo el pago de los derechos establecidos en la tarifa correspondiente;

X.- Promover, organizar y coordinar programas de capacitación y actualización sobre archivonomía;

XI.- Determinar los documentos con valor histórico y artístico que deban ser trasladados de las dependencias universitarias al Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara;

XII.- Asesorar a las distintas dependencias universitarias en la depuración de sus archivos y en el cuidado de aquellos documentos de valor histórico o artístico que a juicio del Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara deban quedarse en la dependencia de origen;

XIII.- Promover la investigación de acuerdo a las políticas de desarrollo del área de su competencia;

XIV.- Proponer convenios en el ámbito de su competencia, con distintas instancias públicas o privadas que tengan por objeto cumplir con los programas y el desarrollo de la dependencia;

XV.- Establecer sistemas y mecanismos de control, evaluación y seguimiento de sus programas acordes con políticas, institucionales;

XVI.- Expedir los manuales operativos y de procedimiento necesarios para su buen funcionamiento; y

XVII.- las demás acciones que coadyuven al incremento del acervo y al buen funcionamiento del Archivo Histórico de la Universidad.


CAPITULO SEGUNDO

DE SU ESTRUCTURA ORGANICA.

Artículo 8o.- Para el cumplimiento de sus funciones el Archivo Histórico contará con la siguiente estructura orgánica:

1. Un Director;
11. Un Secretario;
111. Un Administrador;
IV. Unidades de:

a) Archivonomía y Curaduría;
b) Biblioteconomía;
c) Investigación;
d) Difusión; y
e) Cómputo.

V. El Consejo Técnico; y
VI. las demás instancias que se requieran para su buen funcionamiento.


APARTADO PRIMERO


DE LA DIRECCION.

Artículo 9o.- El Director del Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara será nombrado por el Rector a propuesta del Secretario General de la Universidad. Para ser designado, deberá tener reconocida capacidad administrativa y honorabi¬lidad.

Artículo 10o.- Son atribuciones y obligaciones del Director del Archivo Histórico, las siguientes:

I.- Representar legalmente al Archivo Histórico de la Universidad de
Guada¬lajara;

II.- Autorizar las nóminas;

III.- Proponer al Rector los nombramientos, promociones y remociones del
personal adscrito a la dependencia, de conformidad con la
normatividad vigente;

IV.- Afectar las partidas del presupuesto asignado a la dependencia;

V.- Gestionar todo lo relativo al mejoramiento cultural, académico, económico y disciplinario de la dependencia a su cargo;

VI.- Aplicar las sanciones establecidas en la Ley Orgánica de la Universidad de Guadalajara, así como en el Reglamento Interno de Trabajo de la propia dependencia;

VII.- Conceder licencias económicas hasta por ocho días al personal de la dependencia;

VIII.- Visar las certificaciones expedidas por el Secretario;

IX.- Velar por la oportuna integración del Programa de Trabajo de la dependencia;

X.- Dirigir, supervisar y evaluar las actividades académicas y administrativas propias del Archivo;

XI.- Definir y establecer las políticas, metas y prioridades a que deberán sujetarse los respectivos Programas Operativos Anuales, conjuntamente con los responsables de cada instancia;

XII.- Expedir los Manuales Operativos y de Procedimientos de la dependencia a su cargo; y

XIII.- En general, todas aquellas facultades que le deleguen, en el ámbito de sus atribuciones, el Consejo General Universitario, el Rector y el Secretario General de la Universidad.


APARTADO SEGUNDO


DE LA SECRETARIA.

Artículo 11o.- El Secretario del Archivo Histórico de la Universidad de Guada¬lajara será designado por el Rector a propuesta del Director de la dependencia, debiendo en todo caso reunir los requisitos que establece el artículo 700. de la Ley Orgánica de la Universidad de Guadalajara.

Artículo 12o.- Son atribuciones y obligaciones del Secretario del Archivo Histórico, las siguientes:

I.- Expedir las certificaciones y autorizar la correspondencia oficial del Archivo Histórico;

II.- Encargarse del despacho de la Dirección en los casos que establezca la Ley Orgánica de la Universidad de Guadalajara;
III.- Auxiliar al Director en sus labores, ejecutar las determinaciones de éste y cuidar del buen funcionamiento de la dependencia;

IV.- Cuidar de la administración de los bienes de la dependencia;

V.- Vigilar el cumplimiento de las normas de gobierno implantadas; y

VI.- Las demás que le delegue el Director o las que establezca la normatividad universitaria.

Artículo 13o.- El Secretario será auxiliado en el ejercicio de sus funciones por el Administrador.


APARTADO TERCERO


DEL ADMINISTRADOR.

Artículo 14o.- El Administrador será nombrado por el Rector a propuesta del Director de la Dependencia. Para ser designado Administrador se requiere ser de reconocida capacidad administrativa y honorabilidad.

Artículo 15o.- Son atribuciones y obligaciones del Administrador, las siguien¬tes:

I.- Formular el Programa Operativo Anual de conformidad con los lineamientos y políticas generales que se desprenden del Plan de Desarrolló de la Universidad de Guadalajara y el Programa de Trabajo del Archivo Histórico;

II.- Elaborar los Manuales de Operaciones y Procedimientos de la dependencia, cuyos dispositivos y normas técnicas serán de observancia obligatoria;
III.- Elaborar informes periódicos que permitan al Director verificar el desarro¬llo y consistencia interna de los programas en sus diferentes etapas de planeación y ejecución;

IV.- Auxiliar al Director en el control del ejercicio presupuestal del Archivo Histórico, debiendo al efecto:

a) Presentar al Director la información de los estados financieros
para su autorización;

b) Enviar a Tesorería General de la Universidad el expediente de
cada proyecto para su pago;

c) Realizar el balance presupuestal, la conciliación bancaria, el pago
de proveedores, así como manejos y reposición de fondos; y

d) Elaborar el reporte del presupuesto, aplicando los gastos del
mes;

V.- Gestionar y proveer el material e infraestructura necesarios a las instancias de la Dependencia, proporcionándoles los suministros que soliciten;

VI.- Coordinar y controlar el trabajo del personal administrativo y de servicio adscrito a la Dependencia;

VII.- Tramitar las altas, bajas, licencias, permisos, permutas, transferencias, retiros y demás asuntos relacionados con el manejo administrativo del personal adscrito;

VIII.- Registrar y controlar la nómina de la Dependencia;

IX.- Auxiliar a los responsables de las distintas instancias que conforman el Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara, a través del apoyo, logístico, financiero o de información oportuna sobre los procedimientos y trámites administrativos propios de la dependencia; y

X.- Las demás que le delegue el Director, el Secretario y las que se deriven de la normatividad universitaria.


APARTADO CUARTO


DE LA UNIDAD DE ARCHIVONOMIA y CURADURIA.

Articulo 16o.- Son funciones de la Unidad de Archivonomía y Curaduría los siguientes:

I.- Preservar, custodiar, clasificar y catalogar el material documental deposi¬tado en el Archivo Histórico;

II.- Detectar, recopilar y reproducir, los documentos de valor histórico y artístico que se encuentran en escuelas, facultades y cualquier dependencia de la Universidad de Guadalajara;

III.- Establecer sistemas eficientes para el cumplimiento de lo establecido por las fracciones I y 11, del presente artículo;

IV.- Informar a la Dirección de cualquier anomalía que afecte las funciones de la dependencia, así como el material histórico bajo su cargo;

V.- Proponer el estudio y análisis de cualquier documento del acervo para determinar su autenticidad; e

VI.- Informar al Director de la dependencia qué documentos del Archivo Histórico requieren su restauración.



APARTADO QUINTO


UNIDAD DE BIBLlOTECONOMIA.

Articulo 17o.- La Unidad de Biblioteconomía tiene las siguientes funciones y atribuciones:

I.- Conservar, mantener en buen estado, clasificar y catalogar el acervo
bibliográfico de la Biblioteca donado por el Lic. José Guadalupe Zuno Hernández, fundador de la Universidad de Guadalajara y el de los títulos bibliográficos que se adquieran para la biblioteca del Archivo Histórico, de conformidad con el Manual de Procedimientos respectivos; y

II.- Prestar el servicio de la biblioteca a la comunidad universitaria y al público en general, de acuerdo a las normas establecidas en el presente ordenamiento y los instructivos que al respecto expida el Archivo Histó¬rico.


APARTADO SEXTO


DE LA UNIDAD DE INVESTIGACION.

Articulo 18o.- Son funciones de la Unidad de Investigación las siguientes:

I.- Promover la investigación y estudios sobre el devenir histórico de la Universidad, de acuerdo a las políticas de desarrollo en la materia;

II.- Vincular los trabajos de investigación y sus resultados a los demás procesos de superación académica de las dependencias de la Universidad; y

II.- Promover mecanismos de vinculación con otras dependencias, con instituciones o centros de investigación externos a la Universidad para optlmizar recursos, intercambiar información y organizar actividades de apoyo a la investigación histórica de la Universidad.


APARTADO SEPTIMO


DE LA UNIDAD DE DIFUSION.

Artículo 19o. Son funciones de la Unidad de Difusión, las siguientes:

I.- Organizar las publicaciones y demás medios que difundan los resultados de los trabajos del Archivo Histórico;

II.- Promover la formación y participación del personal en la producción de material gráfico y audiovisual de apoyo a las diversas líneas de desarrollo de la dependencia;
III.- Difundir la producción intelectual del personal académico, enfocada a la investigación histórica de la Universidad; y

IV.- Establecer sistemas y mecanismos de control, evaluación y seguimiento de los programas acordes con las políticas institucionales de difusión, evitando duplicidad y dispersión.


APARTADO OCTAVO


DE LA UNIDAD DE COMPUTO.

Artículo 20o.- Son funciones de la Unidad de Computo, las siguientes:

I.- Formar la base de datos del acervo del Archivo Histórico y de aquellos que sean necesarios para el funcionamiento de la dependencia;

II.- Administrar y operar la red de cómputo interna;

III.- Informar e ilustrar al personal adscrito y a los usuarios del Archivo sobre los sistemas de cómputo que se utilizan en la dependencia; y

IV.- Proponer a la Dirección el Manual de Procedimientos de la Unidad.


APARTADO NOVENO


DEL CONSEJO TÉCNICO.

Artículo 21o.- El Consejo Técnico actuará como un organismo asesor del Director del Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara, en asuntos de su competencia.

Artículo 22o.- El Consejo Técnico del Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara estará integrado por:

I.- El Director del Archivo Histórico de la Universidad, quien fungirá como Presidente del Consejo Técnico;

II.- El Secretario del Archivo Histórico de la Universidad, quien fungirá como Secretario de Actas y Acuerdos del Consejo Técnico;

III.- El Administrador y los titulares de las Unidades que integran el Archivo Histórico;

IV.- Los asesores externos, que previamente acuerde el propio Consejo Técnico;

Artículo 23o. Son atribuciones del Consejo Técnico del Archivo Histórico las siguientes:

I.- Recomendar objetivos y políticas que afecten al trabajo del Archivo Histórico.
II.- Proponer la creación, suspensión o modificación de unidades o demás instancias necesarias para el buen funcionamiento de la dependencia;

III.- Analizar, formular y actualizar los planes y programas de trabajo de la dependencia tomando en consideración entre otros aspectos las necesidades sociales, culturales y científicas;

IV.- Diseñar y proponer estrategias dirigidas a la profesionalización, formación y actualización del personal al servicio de la dependencia;

V.- Proponer y promover procesos de investigación en el área de su competencia;

VI.- Sugerir criterios, parámetros e indicadores para la evaluación permanente del desempeño académico y administrativo de la dependencia.
VII.- Asesorar en el área de su competencia a las distintas instancias universitarias que así lo requieran;

VIII.- Dictaminar con el apoyo de expertos en la materia el valor histórico y la autenticidad de los documentos;

IX.- Dictaminar la restauración de algún documento del acervo del Archivo Histórico;

X.- Revisar los manuales operativos y de procedimientos de las Unidades que integran el Archivo Histórico; y

XI. Las demás que le otorgue la legislación universitaria.

Artículo 24o. Las atribuciones del Consejo Técnico serán ejercidas en pleno o a través de comisiones.

Artículo 25o. Son comisiones permanentes del Consejo Técnico:

La Comisión de Planeación, Programación y Evaluación; y
La Comisión de Difusión.

Artículo 26o.- Las comisiones especiales tendrán el número de miembros que el pleno del Consejo Técnico estime conveniente, para cumplir de la mejor manera con los propósitos que se les encomienden.

Artículo 27o.- La Comisión que dictamine el valor histórico, la autenticidad o la necesidad de la restauración de un documento, será especial, y estará siempre integrada además de funcionarios universitarios por expertos de reconocido prestigio en la materia.

Artículo 28o.- El trabajo de las comisiones permanentes y especiales se sujetará al presente Reglamento y al ordenamiento particular de funcionamiento del Consejo Técnico.

Artículo 29o.- El Consejo Técnico se regirá de conformidad con los artículos 23o. 24o. Y 25o. de la Ley Orgánica de la Universidad de Guadalajara.
Artículo 30o. El Consejo Técnico deberá reunirse una vez al mes en sesión ordinaria, pudiendo celebrar sesiones extraordinarias cuando resulte necesario; las extraordinarias tendrán lugar cuando fueren convocadas por el Director del Archivo Histórico de su propia iniciativa o a petición de una tercera parte de la totalidad de los consejeros.

Artículo 31o. Las resoluciones se adoptarán válidamente por el voto de la mayoría simple de los miembros presentes, con excepción de aquellos casos en que el Reglamento señale una mayoría especial.

Artículo 32o. De cada sesión el Secretario del Consejo Técnico levantará una acta en la que asentará los asuntos tratados y los acuerdos adoptados, la que será puesta a consideración del propio Consejo en la siguiente sesión.


CAPITULO TERCERO


DE LOS USUARIOS.

Artículo 33o.- Para poder tener acceso a los servicios que ofrece el Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara el interesado deberá sujetarse a las normas y procedimientos que para el efecto establezca la dependencia, además de lo siguiente:

I.- Deberá identificarse satisfactoriamente y mediante documentos fehacientes comprobar su interés en la búsqueda y acceso al acervo del Archivo, ante la Secretaría de la Dependencia;

II.- Deberá llenar una solicitud escrita en la que expresará la causa y motivo de la misma y llenará una boleta de registro que la Secretaría le entregará, adjuntando a su solicitud dos fotografías de tamaño adecuado para su credencial u oficio de identificación a cuyos documentos se les asignará una clave de consulta que quedará anotada en el libro de registro correspondiente;

III.- Cubrir anticipadamente el importe de los servicios, de acuerdo a las tarifas autorizadas por la Tesorería de la Universidad.

IV.- Para ingresar a la sala de visitantes, deberá dejar en la recepción del Archivo toda clase de objetos personales como portafolios, carpetas, bolsos, libros, etc.;

V.- Cada usuario será responsable del material documental que reciba en
préstamo en el área señalada al respecto y asume el compromiso de manejarlo adecuadamente evitando daños al mismo. La autorización de acceso y préstamo de documentos, es en todo caso, intransferible;
VI.- Donar tres copias de las publicaciones en las que éste utilice documentos del Archivo Histórico como referencias, tales como mapas, escritos, fotografías y similares; y

VII.- Respetar los horarios establecidos por la Dirección y demás normas relativas que regulan el Archivo Histórico;
Artículo 34o. Los usuarios serán atendidos por el personal del Archivo Histórico en el lapso comprendido entre las 9:30 hrs. y las 14:30 hrs. de lunes a viernes y de las 10:00 hrs. a las 13:00 hrs. los sábados, a excepción de los días inhábiles de trabajo;

Artículo 35o. Queda estrictamente prohibido a los usuarios:

I.- Entrar a áreas no autorizadas;

II.- Portar máquinas fotográficas u otras que puedan reproducir documentos;

III.- Fumar, introducir y consumir alimentos o bebidas en las áreas de lectura y consulta;

IV.- Hablar en voz alta en las áreas establecidas para estudio;

VI.- Hacer uso indebido de los bienes muebles o inmuebles de la dependencia; Sustraer los documentos que forman el acervo del Archivo Histórico que les sean facilitados para su análisis y estudio;

VII.- Fotocopiar por sus propios medios cualquier documento del acervo del Archivo Histórico;

VIII.- Adaptar, testar, modificar, dañar o mutilar los documentos originales que forman el acervo del Archivo Histórico.

Artículo 36o. El Director y el Secretario del Archivo Histórico levantarán el acta correspondiente a los usuarios que incumplan con los compromisos establecidos para la prestación del servicio.

Artículo 37o. Los usuarios serán suspendidos en sus derechos por infringir este reglamento y no acatar las normas y procedimientos que establezca la dependencia, sin perjuicio de ser consignados ante las autoridades correspondientes.


CAPITULO CUARTO


DE lAS RESPONSABILIDADES Y SANCIONES.

Artículo 38o. Por la comisión de faltas derivadas de la inobservancia del presente reglamento y demás normas relativas, podrán imponerse, de conformidad con los artículos del 1340. al 1410. y demás relativos de Ley Orgánica de la Universidad de Guadalajara, las siguientes sanciones:

I.- Amonestación;
11. Apercibimiento escrito;
111. Suspensión temporal; y
IV. Separación definitiva.


Artículo 39o. En los casos de suspensión O cese, se seguirá el procedimiento al que se refiere el artículo 146o. y demás relativos de la Ley Orgánica de la Universidad de Guadalajara.

Artículo 40o. Ningún miembro del Archivo Histórico podrá ser sancionado sin causa justificada y plenamente comprobada. En su caso, se instaurará un procedi¬miento escrito dentro del cual se otorgue el derecho de audiencia y defensa al trabajador, y en el que, con vista en las pruebas rendidas, se dicte acuerdo fundado y motivado.

Artículo 41o. La determinación que afecte al trabajador se le comunicará en todo caso, por oficio.


CAPITULO QUINTO


DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS.

Artículo 42o. Para los efectos del artículo 70. fracción XVI del presente reglamento, será obligación de los respectivos responsables de las áreas del Archivo Histórico, elaborar y mantener actualizados los manuales operativos, de procedimientos y demás normas técnicas, necesarias para el buen funcionamiento de la dependencia.

Artículo 43o. Las relaciones laborales entre el Archivo Histórico y sus trabajadores, se regirán de conformidad con la normatividad aplicable.

Artículo 44o. En caso de que miembros de la Comunidad Universitaria violen las disposiciones contenidas en el presente ordenamiento, se les impondrán las sanciones que establece el Capítulo "De las Responsabilidades y Sanciones" de la Ley Orgánica de la Universidad de Guadalajara, sin perjuicio de la responsabilidad penal que pueda resultar. Y cuando se trate de personas ajenas a nuestra máxima Casa de Estudios se notificará a las autoridades competentes.

Artículo 45o. En caso de requerirse la restauración de algún documento del acervo histórico, será necesario un dictamen técnico que así lo proponga y previa la autorización expresa de la Rectoría, la cual se encomendará a la persona o empresa especializada para ello, que garantice satisfactoriamente su restauración.

Artículo 46o. Los documentos que integran el Archivo Histórico deberán ser clasificados cronológicamente, por su origen, por su disciplina y por todas aquellas particularidades que formen su contenido para una mejor identificación y catalogación y quedarán archivados en los lugares destinados para ello. Estos criterios deberán ser desarrollados en los Manuales de Procedimientos correspondientes.


T R A N S I T O R I O S

ARTICULO PRIMERO. Para los casos no previstos por este ordenamiento, así como para su interpretación son aplicables las disposiciones de la Ley Orgánica de la Universidad de Guadalajara, su Reglamento General y las normas académico adminis¬trativas aplicables.

ARTICULO SEGUNDO. Deberán emitirse por la Dirección del Archivo Histórico, en un lapso de seis meses, los Manuales Operativos y de Procedimientos a que se refiere este Reglamento, previa revisión de su Consejo Técnico.

ARTICULO TERCERO. En su oportunidad la Dirección del Archivo Histórico deberá remitir a la Comisión de Reglamentos de este H, Consejo General Universitario la propuesta del Reglamento del Funcionamiento del Consejo Técnico de la dependencia a su cargo.

Se faculta al Rector de la Universidad de Guadalajara para que ejecute el presente Dictamen en los términos del artículo 400. de la Ley Orgánica de la Universidad de Guadalajara.


A T E N T A M E N T E
"PIENSA Y TRABAJA"

Guadalajara, Jalisco; a 19 de octubre de 1993


EL PRESIDENTE DE LA COMISION

LIC. RAUL PADILLA LOPEZ.


LIC. CARLOS E. MOYADO ZAPATA. Q.F.B. RUTH PADILLA MUÑOZ.



ING. ADOLFO ESPINOZA C. MARA NADIEZHDA ROBLES
DE LOS MONTEROS CARDENAS. VILLASEÑOR.

EL SECRETARIO.


LIC. GUILLERMO ARTURO GOMEZ REYES.
DISPOSICIONES JURIDICAS
QUE AFECTAN AL ARCHIVO HISTORICO
DE LA
UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA.


De la Ley Orgánica de la Universidad de Guadalajara:

Artículo 42.- Son atribuciones del Secretario General, las siguientes: fracción VII.- Preservar el Archivo General, el Archivo Histórico y el patrimonio artístico-cultural de la Universidad.

Del Estatuto General de la Universidad de Guadalajara:

Artículo 102.- Para el mejor desempeño de sus funciones, la Secretaría General contará con una entidad administrativa denominada Oficialía Mayor. La Oficialía Mayor de la Universidad será la dependencia encargada de custodiar y administrar los Archivos General e Histórico de la Universidad, además de apoyar al titular de la Secretaría General en la tramitación de los documentos y correspondencia oficial de la institución.

Artículo 103.- Dependerán de la Secretaría General de la Universidad las siguientes entidades administrativas:

fracción III.- La Coordinación General de Patrimonio: Será la dependencia responsable de coordinar y supervisar el inventario, custodia y administración de los bienes y derechos que constituyen el patrimonio de la Universidad.

Del Reglamento Interno de la Administración General
de la Universidad de Guadalajara:

Artículo 23.- Serán funciones y atribuciones de la Coordinación General de Patrimonio las siguientes:

I.- Apoyar a la Secretaría General, de acuerdo con la normatividad aplicable, en la realización del inventario del patrimonio universitario y la administración del Archivo Histórico de la Universidad. Al efecto dependerán de la Coordinación General de Patrimonio:

a) La Unidad de Control Patrimonial y
b) El Archivo Histórico.

II.- A través del Archivo Histórico:

a) Catalogar y cuidar la conservación de los documentos universitarios que
tengan valor histórico o artístico para la institución, además de velar por su adecuada difusión;

b Poner los documentos anteriormente señalados, de conformidad con la
normatividad aplicable, a disposición de las dependencias universitarias;

c) Expedir copias simples o certificadas de los documentos contenidos en los Archivos Históricos y patrimoniales de la Universidad.




ORGANIGRAMA BASICO


RECTORIA GENERAL


SECRETARIA GENERAL


COORDINACION GENERAL DE PATRIMONIO
⇓ ⇓
⇓ ⇓
UNIDAD DE CONTROL UNIDAD DE ARCHIVO
PATRIMONIAL HISTORICO




UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA

OFICIALIA MAYOR
OM/8829/04



LIC. J. VICENTE ZUNO ARCE
DIRECTOR DEL ARCHIVO HISTÓRICO
DE LA UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA
P R E S E N T E


En atención a su oficio 109 de fecha 25 de octubre de 2004, remito a usted copia simple del dictamen y ejecución de la Comisión de Reglamentos de fecha 19 de octubre de 1993, que se encuentra en el Archivo General de esta Oficialía Mayor en el libro número 3391 a fojas 56-91 del año 1995, en el que se aprueba el Reglamento Interno del Archivo Histórico¬.

Sin más por el momento y en espera que la información sea de utilidad, quedo de Usted.



A T E N T A M E N T E
“PIENSA y TRABAJA"

Guadalajara, Jalisco a 26 de octubre de 2004



ING. JOSE RÁMON ALDANA GONZALEZ.

OFICIAL MAYOR

viernes, 12 de diciembre de 2008

CATALAGO DEL ARCHIVO HISTORICO DE LA UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA.

PRESENTACION.

Como cada año hemos venido haciéndolo, esta actualización del Catálogo Documental del Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara contempla los incrementos que se han realizado durante el año pasado y que de una manera importante enriquecen nuestro acervo.

En la formulación de este documento descriptivo, se han atendido los lineamientos y normas que a este respecto nos ha sugerido el Archivo General de la Nación, mismos que se han tratado en diversos Simposios y Congresos Archivísticos que se han realizado durante varios años en nuestro país.

Asimismo, como producto de este sistema informativo, cada año, de preferencia en los meses de junio y julio, procedemos a la Actualización de nuestro Catálogo para informar a usted, tanto de la conformación del Archivo Histórico como de su incremento en sus acervos respectivos.

La Comisión Editorial


UBICACIÓN.

Av. José Gpe. Zuno No. 2226 (esquina Av. Unión).
Col. Americana, Sector Juárez, C. P. 44100
Teléfonos: 3630-3604 y 3630-2718
con Fax. e-mail: ahistori@udgserv.cencar.udg.mx


ANTECEDENTES.

El 1 o de Agosto de 1974, el Lic. José Guadalupe Zuno Hernández, fundador de nuestra Universidad de Guadalajara, donó la finca que fue su residencia a esta institución de educación pública superior para ser dedicada a los altos fines que la misma persigue y cuya finca se construyó entre los años 1922 y 1926.

En este lugar funcionó el "Centro de Estudios para el Desarrollo de las Comunidades Rurales de Jalisco" en el período 1974-1992.

El Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara se estableció en el edificio antes referido a partir del 1 o de Marzo de 1993.

( Ver imagenes Organigrama parcial y Croquis del Archivo )

DICTAMEN DE CREACION DEL ARCHIVO HISTORICO DE LA UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA.

DICTAMEN DE CREACION
DEL ARCHIVO HISTORICO
DE LA
UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA.


H. CONSEJO GENERAL UNIVERSITARIO:

En esta Comisión de Educación, se encuentra una iniciativa procedente de la Rectoría, por medio de la cual se plantea la creación del Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara, dependiente de la Secretaría General; y,

RESULTANDO

1o.- Que en el año de 1989 la Universidad de Guadalajara inició un profundo proceso de reforma institucional, identificando como uno de sus elemen­tos más significativos, la flexibilización de sus estructuras académicas y administrativas, además de las nuevas formas de relación con el entorno socioeconómico y cultural;

2º.- Que la reforma académica de la Universidad supone una amplia evalua­ción de sus fines, funciones y tareas;

3º.- Que el Lic. Raúl Padilla López, Rector de la Universidad de Guadalajara, el 10 de Abril de 1989, en su discurso de toma de posesión expresó textualmente:

"...La Universidad de Guadalajara posee una rica tradición histórica. Heredamos principios y valores irrenunciables. El compromiso con las mejores causas del pueblo de México, es y será la brújula para orientar nuestro quehacer universitario. Tal es el compromiso que en esta etapa nos obliga a transformamos. Tendremos que anudar tradición y cambio porque no hay peor forma de vulnerar los principios y valores de una institución, que negándose a actualizarla (...) En la Universidad de Guadalajara tenemos tradición y tenemos también voluntad de cambio. Esta Universidad se ha distinguido por su capacidad de avizorar y antici­par las grandes transformaciones históricas: desempeñó un papel de vanguardia en la transición de la Universidad escolástica del México colo­nial a la Universidad liberal del siglo XIX, y de esta última, a la Universidad popular y de masas, del período posrevolucionario. Hoy vislumbramos nuevas transformaciones históricas y nos preparamos para transitar ha­cia un nuevo tipo de Universidad. Los diversos sectores de nuestra comunidad universitaria reconocen la importancia de iniciar un proceso de reflexión, deliberación y análisis sobre el quehacer de la Universidad... ";

4º.- Que dentro de dicho marco innovador se propone la creación del Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara, como una instancia entre cuyos objetivos está el reunir los documentos con valor histórico o artís­tico y así constituirse en una fuente de conocimientos útil para historiadores, documentalistas o investigadores;

5º.- Que el Archivo Histórico se integrará a partir de una serie de instrumen­tos que reflejan el devenir de nuestra Máxima Casa de Estudios, partiendo de la Real y Literaria Universidad de Guadalajara hasta llegados nuestros días;

6º.- Que Carlos IV de Borbón, Rey de España, mediante su Real Cédula fecha­da en el Palacio de San Lorenzo del Escorial, el 18 de noviembre de 1791, en respuesta a las repetidas peticiones de sus vasallos tapatíos, y por gracia de su munificencia aprobó la creación de la Real y Literaria Univer­sidad de Guadalajara, manifestándolo con las siguientes palabras: "...He resuelto a consulta del nominado mi Consejo de Indias, de 1 5 de marzo de este año (1791), se erija y establezca una Universidad en esa ciudad (Guadalajara, de la Nueva Galicia), y que se la aplique solamente el edifi­cio del Colegio de Santo Tomás, que fue de los regulares expulsos (jesuitas), y los capitales de sus obras pías claras y positivas, con la precisa obli­gación de cumplirlas, costeando la mutación del edificio, que fuese necesaria, de los propios (habitantes) de esa ciudad...";

7º.- Que la ceremonia de fundación se llevó a cabo el día 3 de noviembre de 1792, en el flamante inmueble de la Real y Literaria Universidad de Guada­lajara, atendiendo a un complicado y protocolario programa, que comprendió solemne misa celebrada en el Templo de Santo Tomás de Aquino y, acto académico formal, en el Aula Mayor del establecimiento, contando con la presencia de todos los "principales" y cuerpos colegia­dos, civiles y eclesiásticos de la Nueva Galicia. En el discurso del acto académico, encabezado por el Excelentísimo señor Don Jacobo Ugarte y Loyola, Intendente del Reino y presidente de la Real Audiencia local, se dio lectura a la Real Cédula de Don Carlos IV, con repique general y disparo de salvas; luego se llamó al señor Doctor Presbítero don José María Gómez y Villaseñor, nombrado primer Rector y al Presbítero don Manuel Esteban Gutiérrez de Hermosillo, primer Cancelario, quienes ju­raron ante el Crucifijo y el Libro de los Evangelios, fidelidad al Rey y Voto de Cumplimiento a sus obligaciones universitarias; después, investidos como autoridades académicas, dieron los primeros nombramientos de catedráticos, pasando a tomar el juramento de los designados. Cuando concluyó la toma de posesión, el señor Doctor don José Ángel de la Sierra, recién nombrado catedrático de "Vísperas de Teología", pronun­ció la oración latina gratulatoria, para concluir los festejos de la inauguración;

8º.- Que a la par de los movimientos sociales del siglo XIX, en varias oca­siones, la Universidad de Guadalajara fue clausurada y restaurada, hasta que de manera definitiva, el Gobernador de Jalisco Lic. don Pedro Ogazón, ordenó la extinción de la Máxima Casa de Estudios, mediante decreto de fecha 2 de diciembre de 1860, como consecuencia directa del triunfo liberal sobre la herencia colonial, conservadora y caduca;

9º.- Que por disposiciones del Gobernador José Guadalupe Zuno Hernández, en 1925 se entregó como sede a la reorganizada Universidad de Guada­lajara, el antiguo inmueble que ocupara el Colegio de Santo Tomás de Aquino, la Real y Literaria Universidad de Guadalajara, la Facultad de Jurisprudencia de Jalisco y el Supremo Tribunal de Justicia hasta ese año. Debido al lento avance de las obras de restauración en el colonial inmueble universitario y en el Templo de Santo Tomás de Aquino, se optó por cambiar el lugar de la reinauguración, evitando así cualquier comparación con la ceremonia del 3 de noviembre de 1792;

10º.- Que el señorial Teatro Degollado, sirvió como recinto de la solemne y a la vez austera ceremonia de reinauguración de la Universidad de Guadala­jara, el día 12 de octubre de 1925, a las 11 :00 horas ante la presencia del Gobernador del Estado, don José Guadalupe Zuno Hernández. En el acto académico hicieron uso de la palabra el Maestro don Enrique Díaz de León, designado primer Rector, y los representantes de las Universidades de Salamanca, París, California y la Nacional de México, que se sirvieron apadrinar a nuestra Máxima Casa de Estudios.

11º.- Que desde su primera época, el devenir histórico de nuestra Máxima Casa de Estudios se deposita día a día dentro de los libros y expedientes que conforman el Archivo General, actualmente en custodia de la Oficia­lía Mayor de la Universidad lo que ha llamado fuertemente la atención de esta Comisión de Educación, para proponer a través del presente instru­mento la formación del Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara, como dependencia especializada en la atención a funcionarios universi­tarios e investigadores sociales interesados en documentarse sobre épocas anteriores de esta Casa de Estudios, para la cual tendrá como fin prima­rio el acopio, resguardo, sistematización y difusión de todos aquellos documentos institucionales que conforman la vida universitaria;

12º.- Que con la creación del Archivo Histórico de la Universidad de Guadala­jara se asegurará la permanente sistematización y conservación de los documentos institucionales, que comprenden las actas de cada sesión plenaria del Consejo General, los dictámenes de las distintas comisiones permanentes y especiales, las minutas, transcripciones estenográficas o relatorías de los debates, los oficios de ejecución de los dictámenes apro­bados, los acuerdos de Rectoría y todos aquellos instrumentos similares emitidos por las autoridades de las dependencias universitarias, en ejerci­cio de sus funciones;

13º.- Que con la formación del Archivo Histórico de la Universidad, entre otras medidas, será una realidad la elaboración de inventarios, mediante la intervención de grupos especializados, respecto de todos los archivos, que se encuentran en las dependencias universitarias, a fin de formular en cada caso las recomendaciones idóneas para asegurar su conservación; y,

14º.- De lo anterior surge la necesidad de crear el Archivo Histórico de la Uni­versidad de Guadalajara, que conserve, custodie, catalogue y clasifique los documentos históricos y artísticos que se encuentran en las distintas dependencias universitarias, que son legado cultural que permita cono­cer el devenir de la vida institucional de nuestra Alma Mater.

En virtud de los resultandos expuestos, esta Comisión de Educación encuentra elementos justificados que acreditan la existencia de las necesidades referidas, y:

CONSIDERANDO

I.- Que en los términos del último párrafo del artículo 230. de la Ley Orgáni­ca del Poder Ejecutivo del Estado de Jalisco, la Universidad de Guadalajara se regirá por su propia ley;

II.- Que la Universidad de Guadalajara tiene al tenor de lo dispuesto por las fracciones V y XIII del artículo 410. de la Ley Orgánica del Poder Ejecuti­vo del Estado de Jalisco, la responsabilidad de hacer investigación científica y filosófica; y de fundar institutos de investigación científica, filosófica y técnica, y de establecer laboratorios, observatorios, planetarios y semi­narios y demás centros que requiera el desarrollo de la educación media y superior.

III.- Que la Universidad de Guadalajara, es una institución de educación supe­rior, que fue creada en virtud del decreto número 2721 del Honorable Congreso del Estado, de fecha 7 de septiembre de 1925, que posibilitó la promulgación de la primera Ley Orgánica de la Universidad de Guadala­jara, con fecha 25 de septiembre de 1925. Esta Casa de Estudios encuentra definida su personalidad jurídica al tenor por lo dispuesto en el artículo 10. de la Ley Orgánica de la Universidad de Guadalajara, promulgada por el Ejecutivo local con fecha 6 de septiembre de 1952, en ejecución del decreto número 5765 del Honorable Congreso del Estado de Jalisco;

IV.- Que tal y como lo señalan las fracciones 1, 11, 111, IV Y V del artículo 20. de la Ley Orgánica de la Universidad de Guadalajara, en vigor, se identifican como fines de la Universidad la conservación y transmisión de la cultura, la educación superior, la formación de profesionales y técnicos, la inves­tigación científica y el estudio de los problemas actuales de la convivencia humana y particularmente de México;

V.- Que la Universidad de Guadalajara, al tenor de lo dispuesto por el artículo
110. de su Ley Orgánica, para mejorar el cumplimiento de su misión, podrá fundar e incorporar nuevas instituciones y modificar o suprimir cualquiera de las existentes;

VI.- Que es atribución del Consejo General Universitario, de conformidad con lo dispuesto por las fracciones I y VII del artículo 150. de la Ley Orgánica, dictar las disposiciones generales en materia académica, administrativa y disciplinaria; y, dictaminar sobre la fundación de nuevos planteles, ins­titutos, departamentos, divisiones, oficinas o cualquier otra dependencia que tienda a ampliar o mejorar las funciones universitarias, y sobre la modificación o supresión de cualquiera de las existentes por notoria con­veniencia;

VII.- Que es facultad del Rector de la Universidad, al tenor de lo dispuesto por los artículos 390. fracción XVII de la Ley Orgánica de esta Casa de Estu­dios, promover todo lo que tienda al mejoramiento técnico, docente, disciplinario y patrimonial de la Universidad;

VIII.- Que es atribución de la Comisión de Educación, de conformidad con lo dispuesto por la fracción I del artículo 300. de la Ley Orgánica de la Universidad de Guadalajara, proponer las medidas necesarias para per­feccionar los mecanismos educativos, las normas pedagógicas y las bases específicas sobre la dirección, organización y administración de la enseñan­za en la Universidad; y,


IX.- Que existiendo actualmente la necesidad de que la Institución Universi­taria tenga un Archivo Histórico, que conserve y guarde para las futuras generaciones el legado documental tan valioso con el que cuenta y que debe sistematizarse adecuadamente en forma técnica; es por eso, que en base a la historia de la Universidad y de los documentos que tienen las oficinas centrales y demás Dependencias Universitarias.



Por lo anteriormente expuesto y con fundamento en los artículos 20., 110., 150. fracciones 1, y VII, 300. fracción 1, 390. fracciones 11 y XVII, y 400. de la Ley Orgánica de la Universidad de Guadalajara, nos permitimos emitir el siguiente:

D I C T A M E N

PRIMERO. Se aprueba la creación del Archivo Histórico de la Universidad, dependiente de la Secretaría General, a partir del 10. de marzo de 1993. Esta depen­dencia tendrá la categoría jurídica de dependencia administrativa, de conformidad con lo establecido por los artículos 10. y 30. fracción V del Título Segundo del Regla­mento General de la Ley Orgánica de la Universidad de Guadalajara.

SEGUNDO. Los objetivos del Archivo Histórico de la Universidad de Guada­lajara son:

I.- La conservación de los documentos universitarios que tengan valor
histórico o artístico;

II.- La difusión de la información histórica institucional, de relevancia.

TERCERO. Son funciones y atribuciones del Archivo Histórico de la Univer­de Guadalajara, las siguientes:

I. Custodiar, catalogar y clasificar todos los documentos de carácter históri­co, considerándose como tales los pertenecientes a los archivos de las Escuelas, Facultades y demás dependencias de la Universidad de Guada­lajara, cuya tramitación haya perdido vigencia;

II.- Concentrar los Estatutos, Reglamentos, Acuerdos y demás disposiciones que se expidan en la Universidad de Guadalajara, así como toda la norma­tividad local y federal, que de alguna manera tenga aplicación en esta institución;

III.- Difundir por medio de sus publicaciones o muestras museográficas, los documentos que tengan interés histórico para la comunidad universita­ria;

IV.- Dictaminar acerca del valor histórico de los documentos mencionados en las fracciones anteriores, así como de la pertinencia de su enajenación o destrucción;

V.- Rescatar los acervos por adquisiciones microfilmadas de documentos importantes para la historia de la Universidad;

VI.- Establecer los medios necesarios para salvaguardar los documentos de valor histórico o artístico;

VII.- Formular un catálogo general de documentos que por su valor deban considerarse como bienes del Estado;

VIII.- Establecer el servicio de préstamo y consulta, de acuerdo con las normas que para ello se establezcan;

IX.- Expedir copias simples o certificadas de los documentos del Archivo a quienes lo soliciten;

X.- Promover, organizar y coordinar programas de capacitación y actualiza­ción sobre archivonomía;

XI.- Definir los lineamientos y asesorar técnicamente a las distintas depen­dencias universitarias, para depurar sus documentos, antes de mandarlos al Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara; y,

XII.- Las demás que coadyuven a incrementar el acervo histórico de la Univer­sidad.

CUARTO. El Director del Archivo Histórico de la Universidad de Guadala­jara será nombrado por el Rector de la Universidad de Guadalajara. Para ser Director del Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara se requiere ser de reconocida, capacidad y honorabilidad, contando por lo menos con grado superior al Bachillerato.

QUINTO. El Archivo Histórico contará con los recursos materiales y hu­manos que en su oportunidad le sean autorizados por el Consejo General o por el Rector de la Universidad.

SEXTO. En un plazo no mayor de 90 (noventa) días hábiles, contados a partir de la vigencia del presente dictamen, deberá formularse el Reglamento del Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara.

SÉPTIMO. Facúltese al Rector para que ejecute el presente dictamen en los términos de los artículos 390. fracción 11 y 400. de la Ley Orgánica de la Univer­sidad de Guadalajara.


A T E N T A M E N T E
“PIENSA Y TRABAJA”

Guadalajara Jalisco a 26 de Febrero de 1993.


EL PRESIDENTE DE LA COMISION DE EDUCACION.


LIC. RAUL PADILLA LOPEZ.

ING. ANTONIO OROPEZA CHAVEZ. LIC. JUAN PEÑA RAZO.

LIC. RODOLFO GUTIERREZ ZERMEÑO. C. FELIPE DE J. OCEGUERA BARRAGAN.


EL SECRETARIO.

LIC. GUILLERMO A. GOMEZ REYES.

PRESENTACION

PRESENTACION.


En cumplimiento al acuerdo emanado del Consejo Técnico del Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara, se determinó la difusión de los documentos de valor Jurídico que afectan la creación, la estructura, la operación, la sistematización y en todo caso, la proyección de esta dependencia hacia dentro y hacia fuera de nuestra Casa de Estudios.

Hemos aprovechado para el efecto anterior uno de nuestros programas operativos, el denominado "De difusión, publicaciones y muestras museográficas" y los recursos presupuesta les respectivos y hemos armado el número 3 de la serie "Fondos" en la que venimos editando algunos contenidos que estimamos de Interés general. ( En este mismo legajo de documentos se darán a conocer sin necesidad de consultar tal boletín de “Fondos” )

En este número de "Fondos" ofrecemos a nuestros lectores las disposiciones
de carácter legal que han propiciado precisamente la creación del Archivo Histórico, a partir del "Proyecto" del mismo, hasta el dictamen de la Comisión de Educación del H. Conseja General Universitario y el Reglamento Interno del propio Archivo, también aprobado por nuestra máxima autoridad institucional.

Agregamos a esta publicación las disposiciones contempladas en los artículos relativos de la Ley Orgánica de la Universidad de Guadalajara. aprobada por el H. Congreso del Estado de Jalisco el 31 de diciembre de 1993. que se publicó en el Periódico Oficial del Estado de Jalisco el 15 de enero de 1994; del Estatuto General de la propia Universidad y del Reglamento Interno de la Administración General de esta Casa de Estudios.

Entendemos que todo este bagaje legal sustenta de modo tal a nuestro Archivo Histórico. que bien pudiera ser de utilidad a otras fraternas instituciones de educación superior para su sola contemplación y discusión académica o para generar estudios comparativos con las disposiciones similares de su propio ámbito o mejor aún. para sustentar en ese esfuerzo archivonómico de la Universidad de Guadalajara las determinaciones correspondientes para la creación de instrumentos administrativos como el nuestro, que constituye un apoyo valioso para la docencia y la administración de la Universidad de Guadalajara.

En números futuros de la colección editorial "Fondos". trataremos otros diversos asuntos relacionados con nuestro compromiso difusorio.

La Comisión Editorial.



ANTEPROYECTO PARA LA CREACION Y FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO
HISTORICO DE LA UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA.


I.- FUNDAMENTACION y JUSTIFICACION.

LA UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA es una institución de primer orden en
términos de educación media y superior y en su vinculación con el entorno social,
que tiene y ha tenido una presencia relevante en el Estado de Jalisco -y en el país- durante diversas etapas históricas desde la Colonia hasta nuestros días.

La activa participación de la UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en beneficio
de la comunidad ha sido desde su origen, factor determinante en el desarrollo social, cultural, político y económico de Jalisco.

De allí que la creación y puesta en operación del Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara es de primordial importancia para la institución.

Bajo criterios actuales -como es el caso- este Archivo Histórico no es un mero depósito inerte de documentos mas o menos localizables o simplemente almacenados, sino un organismo dinámico, que amén de recoger de diversas
fuentes la información documental históricamente significativa y registrarla debidamente ordenada y preservada bajo procedimientos de computación y de
reproducción digitalizada, proporciona un acceso rápido y preciso de dicha información para fines de investigación histórica y ulterior publicación.

Considerada la antes señalada trascendencia de la UNIVERSIDAD DEGUADALAJARA, la existencia y operación del Archivo Histórico que se plantea,
haría posible rescatar documental mente el curso y dimensión de dicha proyección universitaria en los mas diversos rubros imaginables de la cultura, la ciencia, las artes, los movimientos sociales, la educación, y en otros campos del conocimiento y de la vida comunitaria jalisciense.

Por otra parte, estando dispersa la información documental, cuando se requiere para una publicación determinada o un estudio específico, es necesario en cada caso una búsqueda y acudir a las fuentes mas disímbolas o poco accesibles.

El Archivo Histórico, en tanto organismo, centralizaría en su sede y a breve
plazo la información significativa históricamente, por medio de un proceso de detección intensiva inicial, de clasificación por rubros, y mediante una acción permanente de actualización.

Ciertos documentos textuales, fotográficos o ilustrativos de valor extraordinario o insubstituibles, estarían preservados en el edificio del Archivo Histórico en condiciones herméticas de alta seguridad para su correcta conservación en tanto documentos originales, pero su reproducción digitalizada permitiría generar copias facsimilares de la mas alta calidad y proporcionables para un uso oficial previamente autorizado.

El espacio necesario para conservar el acervo del Archivo Histórico y acrecentarlo es volumétricamente mínimo, y el acceso a la información que contiene sería Ágil, expedita y a relativamente bajo costo en comparación con otros procedimientos convencionales de reproducción de documentos como la microfilmación o la refotografía: esta preservación y accesibilidad es hoy posible gracias al elevado desarrollo tecnológico de los sistemas de computación actuales.

Así concebido el Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara, está constituido por el acervo mismo que preserva, pero es además un centro de investigación sobre la propia Universidad, de preparación de material informativo para su publicación y en una etapa ulterior, de docencia especializada en Archivonomía aplicada a la Historia, la Sociología y otras disciplinas afines dentro del marco humanístico.

A guisa de ejemplos de este universo de trabajo, pueden señalarse algunos
rubros temáticos de los cuales pueden desprenderse diversos proyectos específicos de cada tema general:

. Estudio comparativo de las diversas carreras o especialidades comprendidas en la tarea docente de la UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA, así como de los Planes de Estudio correspondientes, históricamente considerados. Sería parte de la MEMORIA HISTORICA DE LA U. DE G.

. Participación de la UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en el panorama general de la cultura en Jalisco y la relación cronológica de las actividades relevantes en este ámbito promovidas o auspiciadas por la UNIVERSIDAD a lo largo de su existencia. La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en la cultura.

. Aportación de la UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en el desarrollo de la ciencia: centros científicos o de investigación, estudios específicos de carácter científico, dictámenes, proposiciones, etc. La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en la ciencia.

. Prohombres universitarios, fundadores, egresados y maestros que se han distinguido en el arte, en la ciencia, en la educación, en la función pública y en otras actividades de gran relevancia. Universitarios eméritos de la UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA.

. Aportaciones de la UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en el campo del arte; escuelas de arte y sus egresados distinguidos, actividades artísticas realizadas por la institución, acervo universitario de obras de arte. La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en el arte:

. Participación de la UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en la política: historia de las organizaciones y movimientos estudiantiles, ideólogos de la institución y sus planteamientos, etc. La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en la política. Una derivación más amplia podría ser:

La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en el desarrollo social de Jalisco y del Occidente del país.

Relación iconográfica de la UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en su historia.

La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en imágenes.

. Igualmente pueden prepararse fascículos referidos a cada disciplina estética y a cada especialidad profesional o científica.

La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en el teatro.
La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en la arquitectura.
La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en la astronomía.
La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en la ecología.
y así sucesivamente.

II. DE LA SEDE DEL ARCHIVO HISTORICO.

Se ha pensado como sede para albergar a este Archivo Histórico el valioso predio que fuera la residencia del Lic. José Guadalupe Zuno Hernández, fundador de nuestra Casa de Estudios, y que donara a la UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA, funcionando allí cerca de 18 años el Centro de Estudios para el Desarrollo de las Comunidades Rurales de Jalisco.

El predio en cuestión, joya arquitectónica e histórica, puede albergar sin menoscabo alguno el Archivo Histórico que se plantea, ya que para ese uso y destino no se requieren modificaciones substanciales que serían lesivas a su estructura, diseño y valor artístico que deben preservarse prioritariamente.

Si bien ciertos documentos originales e insubstituibles, como ya se mencionó, estarían depositados en este edificio bajo las indispensables normas y condiciones de alta seguridad, el resto del material documental del archivo de cada dependencia permanecerá en su sitio actual, es decir, no se trasladará físicamente a este predio sino que en él únicamente se ubicará su registro digitalizado y sus referencias informativas, por lo cual como ya se apuntó, para mantener el archivo histórico no se requiere un gran espacio de almacenaje y por lo tanto puede perfectamente ubicarse en el edificio que se indica, según las siguientes consideraciones:

Algún acondicionamiento habrá que hacer en las áreas de trabajo y almacenamiento y preservación, que pueden situarse debidamente en el sótano habitable, que ya fue remodelado, así como en construcciones laterales que ya existen y que no alteran la armonía arquitectónica del edificio.

El cuerpo principal de esa casa, que exige un cuidado y mantenimiento esmerado y escrupuloso como lo ha tenido hasta ahora, contendría lo siguiente:

. El actual vestíbulo de acceso, por el lado oriente y que sería la recepción.

. La biblioteca ya existente, donada también por el Lic. J. Guadalupe Zuno Hernández y que conservaría su sitio original.

. Las oficinas que se requieren, se reducirían sólo a dos, una para el Director, la actual, y otra para el Secretario, contigua a la primera.

. La Sala de Juntas, que ya funge como tal en lo que fuera el comedor de la residencia.

. Tres habitaciones de tamaño diferente, utilizables como salas de conferencias una, y como sitio para mesas de trabajo las otras dos con aforo de 50, 40 y 10 personas respectivamente.

. Patio descubierto, corredores y cocina, se conservarían con el uso actual: la cocina, cabe hacer notar, amerita solamente un uso decorativo.

Fuera del cuerpo principal se ubicaría lo siguiente:

. La parte administrativa que ya dispone actualmente de su propio espacio.

. Los actuales laboratorios serían espacios de trabajo, es decir, operativos.

. Existe, lo que podría ser, un aula magna o un pequeño auditorio, con cupo para
80/90 butacas aproximadamente y con buenas condiciones acústicas.

III. ESQUEMA OPERATIVO.

a) Funciones directivas y de supervisión.
. Dirección general.
. Secretaría
. Administración.

b) Funciones operativas directas.
. Detección selectiva de documentación relevante.
. Captación, clasificación.
. Interpretación y provisión de información.
. Investigación por rubros generales y por proyectos específicos para fines
de edición.

c) Funciones secretariales, de intendencia y mantenimiento o de servicio.
. Apoyos secretariales y mecanográficos.
. Tareas de cuidado, limpieza, mantenimiento, jardinería, operación de
vehículos, etc.

Las funciones y atribuciones previstas son, en su orden, las siguientes:

Director General.

Establece los criterios a seguir, aprueba y autoriza los proyectos de investigación a realizar determinando los rubros y sus alcances.

Presenta a la Rectoría planes y programas de la institución e informa de su cumplimiento, realiza la evaluación periódica de las actividades y sus resultados.

Firma los acuerdos que competen al Archivo Histórico y fundamenta y gestiona las partidas presupuestales correspondientes; determina y autoriza expresamente la adquisición de bienes y equipos, así como la configuración de la plantilla de personal adscrito, previo acuerdo de la Rectoría.

Representa legalmente al organismo ante la Rectoría y ante las instancias o dependencias universitarias o extrauniversitarias publicas o privadas que en el caso procedan.

Establece la vinculación e intercolaboración con las demás dependencias universitarias.

Fundamenta y propone a la Rectoría las modificaciones organizativas o las
disposiciones que propugnen la mayor eficacia o eficiencia en el funcionamiento
del Archivo Histórico a su cargo y responsabilidad.

Establece los procedimientos de operación y autoriza y ejerce los controles respectivos, determinando y ordenando las medidas correctivas o de ajuste que procedan. Propone a la Rectoría el nombramiento o remoción del personal adscrito a la institución a su cargo, directivo, operativo, administrativo o de servicio; autoriza permisos o licencias del personal según los reglamentos en vigor.

Autoriza el plan y el programa de actividades culturales o docentes que se realicen por y en la institución.

Secretario.

Designado por el Director General previa aprobación del Sr. Rector, da seguimiento a las actividades propias de la institución o conexas y afines que le señale el Director General o sean autorizadas por él.

Auxilia en general al Director y es responsable de la supervisión y de la coordinación operativa interna.

Suple, en su ausencia, al Director General.

Vigila el cuidado, buen uso y manejo de los bienes y equipos, supervisa el cabal y oportuno cumplimiento de los programas aprobados o en ejecución, supervisa la correcta aplicación de las medidas disciplinarias que establezca la Dirección General; atiende las peticiones de información, bajo autorización del Director en casos específicos que así lo ameriten y supervisa que todas las peticiones autorizadas sean atendidas, operativamente, con prontitud y esmero.

Supervisa que el personal operativo cumpla con los criterios establecidos por el Director General y desempeñe debidamente las tareas que se le confieran.

Da seguimiento a la ejecución de los programas aprobados desde su inicio hasta su culminación.

Propone al Director General programas específicos debidamente fundamentados. Sugiere a la Dirección los ajustes que se requieran para el buen desempeño de las operaciones en general.

Administrador.

Es el responsable de todo el manejo administrativo, representa a la institución en los aspectos que conciernen a la parte administrativa ante las autoridades universitarias para los efectos de gestiones, trámites o aclaraciones y disposiciones de esa índole.

Controla la asistencia y cumplimiento de las tareas del personal secretarial, de mantenimiento y de servicio, en el entendido de que el cuidado y el buen mantenimiento del inmueble es de primordial importancia dado su inigualable valor arquitectónico, artístico e histórico.

Maneja las nóminas y los recursos económicos.

Promueve la obtención de recursos externos o donaciones .

Aplica las decisiones que de carácter administrativo emanen de la
Dirección.

Técnico en Computación y Archivonomía.

Es responsable de la configuración técnica del archivo propiamente dicho y del diseño del proceso de registro computarizado digital de los documentos detectados. Establece técnicamente el sistema computarizado de clasificación bajo los diversos rubros que fueren necesarios.

Es responsable de proveer la información textual o gráfica que se requiera,
tanto por solicitudes externas autorizadas como para investigaciones que se realicen internamente.

Atiende a las posibles necesidades de capacitación técnica del personal adscrito a la institución.

Es responsable de la organización técnica de los cursos especiales o de docencia sistemática o curricular que la institución ofrezca.

Delega en el Auxiliar de Computación las tareas que correspondan al nivel técnico del mismo y es responsable de su cumplimiento.

Diseña todo el sistema de cómputo, propone la adquisición de equipo necesario, y es responsable del buen uso y mantenimiento de todo el equipo de cómputo y de sus accesorios.

Auxiliar de Computación.

Posee la capacitación básica en computación y desempeña las tareas que le asigne el Técnico en Computación.

Auxiliar de Interpretación Informativa.

Con conocimientos básicos de computación y con una cultura general media, realiza la reclasificación y recopilación interna, documental, que corresponde a cada programa de investigación, apoya en esos aspectos al Investigador Redactor y es el elemento de enlace entre éste y el archivo mismo.
Es responsable directo del control y la entrega de información documental según solicitudes autorizadas por el Director o el Secretario.

Investigador / Redactor.

Con experiencia en los métodos de investigación documental y capacitado Para redactar con propiedad, es responsable de llevar a cabo los programas de investigación autorizados por la Dirección General y de entregar el material informativo completo para su publicación.

Dirige y coordina las tareas de detección y captación que realiza el Auxiliar de Investigación, a quien traslada las labores menores o complementarias, con el fin de agilizar los trabajos a su cargo.

Propone a la Dirección General, por medio del Secretario, otros proyectos de investigación.

Redacta de principio a fin los textos correspondientes a cada programa de investigación que se le haya encomendado, bajo la supervisión del Secretario.

Auxiliar de Investigación.

Con conocimientos básicos de investigación documental, se encarga de la detección e investigación primaria en las fuentes originales bajo el criterio general selectivo establecido. Localiza dónde se encuentran los documentos, fotografías o ilustraciones de importancia histórica a fin de instrumentar su captación y registro digitalizado.

Es responsable de mantener actualizada la información documental, y es un elemento de vinculación entre las fuentes de información y la institución.

Desempeña otras tareas conexas que fueren necesarias.

Auxiliar de Investigación.

Con iguales funciones que las señaladas en el punto anterior.

10. Una secretaria mecanógrafa adscrita a la Dirección General.

11. Una secretaria mecanógrafa adscrita a la Secretaría.

12. Una recepcionista mecanógrafa.

13. Bibliotecaria.

A cargo de la biblioteca existente en la casa y con las funciones que actualmente desempeña la persona ya nombrada; es responsable del cuidado y mantenimiento del acervo bibliográfico, de su conservación, de su clasificación y de atención al público que acude a la biblioteca.

14. Una secretaria mecanógrafa, con experiencia contable, adscrita a la Administración.

15. Una secretaria mecanógrafa, con experiencia administrativa, adscrita a la Administración.

16. Un chofer.

17. Un mensajero.

18. Un mozo.

19. Responsable de la limpieza, mantenimiento y jardinería.

20. Responsable de la limpieza, mantenimiento y jardinería.

En la primera etapa de puesta en marcha de la Institución, la tarea primordial es de captación, registro y ordenamiento, de allí que se requieren un mínimo de dos Auxiliares de Investigación.

Una vez definidos los programas de investigación por rubros, que sería la segunda etapa ya de consolidación del Archivo Histórico en tanto tal, será necesario aumentar el número de Investigadores / Redactores así como de Auxiliares de Investigación de acuerdo con la magnitud del universo del trabajo aprobado: disminuye, en esta etapa, la labor de captación general, se mantiene la actualización permanente y se incrementa la investigación específica y los servicios de información hacia el exterior.

RESUMEN.

Son funciones del Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara, las siguientes:

. Detectar, recopilar y registrar clasificadamente y por procedimientos de computación digital, todos aquellos documentos significativos que posee la Universidad de Guadalajara. Se entiende como documento significativo, textual o iconográfico, el que tiene valor histórico para la Universidad en su existencia o para el Estado de Jalisco o el país; actas constitutivas, memorias impresas, informes de actividades, discursos de sus Rectores o sus funcionarios, reseñas de actos conmemorativos o premiaciones, comentarios periodísticos, y en general todos los documentos que revelen o ilustren hechos importantes relativos a la Universidad.

. La custodia y preservación de los documentos originales que por su índole y particular trascendencia son insubstituibles y representan hitos fundamentales en la constitución y en la historia de fa Universidad de Guadalajara, como serían las actas o decretos de su fundación o las leyes orgánicas originales.

. La interpretación de los documentos detectados y registrados y que conforman el acervo del Archivo Histórico, bajo programas de investigación internamente aplicados y realizados.

. La preparación del material informático, textual, gráfico o iconográfico como resultado de las investigaciones realizadas, para fines de edición.

. Brindar a las instancias universitarias que lo requieran o a personas u organismos que expresamente lo soliciten, el servicio informativo documental o de consulta del acervo existente, así como de copias que en su caso fueren necesarias.

. Publicar periódicamente un boletín informativo acerca de las características y actividades realizadas por y en el Archivo Histórico.

. Organizar, coordinar y realizar en su sede, cursos de capacitación y alta docencia en materia de Archivonomía Computarizada, referida específicamente a las ciencias humanísticas y en general a las actividades no empresariales.

. Preservar ordenada y clasificadamente, y elaborar interpretativamente lo que en suma es la MEMORIA HISTORICA DE LA UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA, en constante actualización.

Prof. Luis Jorge Figueroa Reyes.
Enero de 1993.

miércoles, 3 de diciembre de 2008

REFLEXIONES ARCHIVISTICAS. (8 de 8 partes )

NOTAS.

1 °,- Lodolini, Elio, Archivística. Principios y Problemas. p.p. 21 - 30. ANABAD, Editorial La Muralla, Madrid 1993.
2°,- Ídem.
3°,- Ídem.
4°.- Heredia Herrera, Antonia, Archivística General. Teoría y Práctica. p. 87, Excma. Diputación Provincial de Sevilla, 1987.
5°.- Ídem.
6°.- Tanodi, Aurelio, en Archivística General. Principios y Problemas.
7°.- Ampudia Mello, 1. Enrique, Institucionalidad y Gobierno, Un ensayo sobre la dimensión archivística de la Administración Pública, p.p. 21 - 30, AGN, México 1988.
8°.-Ricks, Ariel, La Administración de Documentos como Función Archivística, artículo publicado en el Boletín Interamericano de Archivos, volumen IlI. p.p. 23 - 34. Córdoba, Argentina, 1976.
9°.- ídem.
10°.- Alegbeleye O, Gabriel, Diseñando un plan de estudios de la educación archivística, ponencia del XII Congreso Internacional de Archivos, Montreal, Canadá, 1992, p. 11.
11°.- Idem. P. 12.
12°.- Idem. P. 12 -13.
13°.- Id8°.-Ricks, Ariel, La Administrción de Documentos como Función Archivístiea, artículo publicado en el Boletín Interamericano de Archivos, volumen IlI. p.p. 23 - 34. Córdoba, Argentina, 1976.
9°.- ldem.
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LIBRO ELECTRONICO ELABORADO A PARTIR DE COPIA DEL ORIGINAL QUE SE ENCUENTRA EN LA CAJA No. 6 EXPEDIENTE TITULADO.
"información Archivistica en General" 1994 – 1995 del "Archivo Histórico de La U. de G.
ELABORO: Ing. Ignacio Rivas Castro.
24/07/2008.

REFLEXIONES ARCHIVISTICAS. ( 7 de 8 partes )

CONCLUSIONES DEL DOCUMENTO AL TESTIMONIO.

Intentando darle una salida a estas reflexiones, por lo pronto, llega al cúmulo de ideas otra pregunta: ¿ en este momento de cambios a nivel nacional, en donde quedan los archivos públicos?, al parecer seguirá la lucha por hacerlos prioritarios dentro de la administración pública; sin embargo para lograrlo es necesario comprender que cada uno de esos documentos que se han generado y los que están por formar parte de archivos o bodegas, en un futuro podrán ser testimonios del acontecer de las instituciones y del servicio públicos, de las regiones y comunidades, de los pueblos y naciones del mundo, y que sin ellos se perdería parte fundamental de la historia de la humanidad.
El documento, así como lo conocemos, generado por una unidad administrativa, por los Poderes Federales o por una autoridad jurídica o notarial, necesitan de un trato y manejo adecuados tanto para servir como fuente de información en la gestión administrativa como para el estudio de la historia y la cultura de la patria. El documento debe formar parte de un expediente relacionado con su temática y motivos de creación, ya que si lo separamos de él puede perder cierto valor, aquel que le da un carácter seriado dentro de un fondo general, de una sección o serie documental.
Ese documento, formando expediente, que nace de las necesidades o funciones de una dependencia pública -o privada-, en la primera faceta de su ciclo vital, cuando es eminentemente administrativo, tiene un tratamiento especial, ya que sirve para probar algo, se cuida y analiza hasta que el asunto medianamente se ha resuelto, pero después, es colocado en un minutario compartiendo espacio con otros documentos que tratan diferentes asuntos, dando inicio con un proceso raro de pérdida de valoración.
Así, pasado algún tiempo en una caja archivadora o en archivero metálico, el bibliorato, con documentos vigentes, es remitido a un archivo de trámite o una bodega en donde no se organizan expedientes, y solo esperan ser dados de baja ante la falta de trabajo archivístico en las dependencias públicas.
Es muy posible que se piense que esta reflexión es exagerada, pero con visitar los famosos archivos de trámite de algunas dependencias sería suficiente para comprender que no hay exageración alguna.
Posteriormente, cuando se considera que los paquetes ya han cumplido su resguardo en el archivo de trámite se efectúan gestiones para dados de baja o remitidos para guarda en un archivo de concentración, al que se mandan paquetes sin descripción alguna, continuando el proceso de muerte de muchos documentos, el que inicio en el archivo de trámite.
Y cuando una dependencia determina la necesidad de que a esos paquetes les sean dictaminados sus valores, tanto administrativos como históricos, en caso de que se pueda hacer por lo revuelto de la documentación o porque no son expedientes, se en-cuentra que mucha de la documentación testimonial está destruida o dañada, infectada, llena de hongos y polvo, rota a causa de los lazos con que fueron amarrados los paquetes; en ocasiones se pueden restaurar, pero en el mayor de los casos se han perdido para sustento de la historia.
Por tales razonamientos la pregunta que nos hacíamos al dar comienzo con estas conclusiones, toma una importancia singular para dignificar tanto a los archivos como al oficio de archivista en nuestro país, ya que es tiempo de que la actividad sea prioritaria dentro de la administración pública, es decir, que cuente con los apoyos presupuestales necesarios para poder ejercer sus funciones; ya es hora que las autoridades encargadas de aprobar los salarios para los archivistas comprendan que la responsabilidad laboral es muy grande, por lo que los trabajadores de los archivos -que estén capacitados y lo demuestren puedan aspirar a obtener mejores recursos económi-cos; ya es hora de que los archivos dejen de ser el centro de castigo de la administración pública; ya es hora de que los archivos administrativos sean bien manejados y con una organización eficiente, respetando el origen de procedencia institucional, adquiriendo los conceptos necesarios para no confundir a la archivística con la administración de documentos, logrando fusionar cada elemento para poder generar los servicios archivísticos adecuados, evitando la saturación y propiciando la conservación documental.
Para que los documentos públicos puedan cumplir con su ciclo vital hasta convertirse, según el caso, en testimonios históricos, siendo la memoria documental contemporánea, es fundamental que se estudie la posibilidad de establecer, después del análisis requerido, una reforma profunda a los sistemas archivísticos mexicanos, promoviendo una legislación archivística que proteja la documentación, a los archivos administrativos, archivos históricos y archivistas, además, que regule los convenios de investigación entre los archivos históricos y las instituciones interesadas, provocando la protección tanto de la documentación como de los medios de información y difusión de los acervos históricos.
Los archivos públicos, administrativos o históricos, no pueden ser propiedad de persona o grupo alguno, son de la Nación Mexicana, por lo que forman parte de su patrimonio, son de la ciudadanía, en ellos se resguardan los hechos cotidianos, los resultados de los gobiernos, ya fueran federales, estatales o municipales; en ellos se retrata el desarrollo urbano, cultural, social, religioso y político de las ciudades, pueblos y villas; por eso, los archivos deben de ser tratados y trabajados bajo los lineamientos archivísticos, no como bibliotecas, centros de documentación o almacenes; por eso los documentos deben formar parte de expedientes, registrando las acciones de manera completa y no fragmentaria….

REFLEXIONES ARCHIVISTICAS. ( 6 de 8 partes )

VI
PRESERVAR TESTIMONIOS HISTORICOS.


A los Archivos Históricos se les considera como Instituciones Archivísticas, ya que en ellos se resguardan, preservan y difunden los documentos considerados con valor histórico, los que forman parte del Patrimonio Histórico Cultural de la Humanidad.
Sin embargo es necesario aclarar que al documento se le reconoce un valor primario, de parte de la administración pública, ya que desde que es creado tiene como objetivo servir de garantía o prueba de algo, por eso se le denomina como documento administrativo o legal - documentación activa-, es decir, sirve como testimonio. Pero ese documento, desde su origen contiene información" y, en potencia, aunque no se utilice habitualmente como tal, desde ;el principio, es fuente de historia" .(15)
Por esa razón nos hemos atrevido, en muchas ocasiones, a decir que todo documento es histórico hasta que no se pruebe lo contrario, aunque en la mayoría de las veces los responsables de los archivos piensan de manera contraria, y primero buscan la manera de dar de baja la documentación sin un dictamen responsable.
Es un hecho que ese valor administrativo, que le da al documento una fuerza testimonial, llega a prescribir y es entonces cuando los problemas archivísticos se dejan ver, ya que es necesario que dicho testimonio sea preservado en un archivo histórico para lo cual se necesitan analizar los valores secundarios antes de que se considere obsoleto, lo que se dificulta a falta de un trabajo archivístico anterior, es decir, el documento no estuvo detectado ni forma parte de un expediente, se encuentra dentro de minutarios o paquetes compartiendo espacio con otros papeles, de los que también se desconoce su valor.
Lo anterior sucede porque aún no se ha entendido que a partir de ese momento de cambio de valor, el documento cobra una nueva vitalidad, la de ser fuente de la historia, por lo que la preservación se hace necesaria propiciando la organización de archivos históricos con los fondos documentales con valor secundario. Es conveniente destacar que de los valores primarios y secundarios se genera la división de los archivos en administrativos e históricos.
De tal manera el valor administrativo es inherente al documento, "... hasta que tanto el testimonio escrito engendre derechos y obligaciones y sirva de garantía para justificar situaciones y hechos, es paralelo a la vigencia administrativa y va perdiéndose con el paso del tiempo".(16)
Así podemos considerar, como lo ha manifestado Antonia Heredia Herrera, que el valor histórico de los documentos es más consistente que el de las fuentes narrativas que, " tanto en su nacimiento como en su transmisión, ofrecen respectivamente una serie de notas relacionadas con el subjetivismo o ignorancia de sus autores y, versiones o deformaciones. Aquellos suelen dar una visión detallada y completa y por lo general poco manipulada de la vida de los hombres" .(17)
Estos conceptos ayudan a comprender cual es la importancia de preservar documentos testimoniales, más aún, la necesidad de obtener apoyos, tanto humanos como económicos para poder efectuar el análisis en su valoración, evitando su destrucción o pérdida paulatina en las bodegas, que se han convertido en lugares destinados a guardar papeles cuyo valor se ignora o desconoce.
Es ante este pensamiento cuando se hace necesario reflexionar sobre la importancia de los archivos administrativos en la tarea de preservar documentación con valor histórico testimonial, y de manera especial con respecto a los archivos de concentración, ya que es en ellos en donde se realiza el expurgo o depuración de los expedientes que han perdido su valor administrativo.
Nuevamente llega a la mente una pregunta: ¿ y en los archivos de concentración se realiza, en verdad, un análisis responsable de los documentos o expedientes que han cumplido su valor administrativo?; desearíamos poder contestar afirmativamente, y aunque existen las maravillosas excepciones, es posible afirmar que en la mayoría de las dependencias no existen especialistas en el manejo de la documentación en concentración -ojalá y esta expresión no fuera cierta.:; y es que no sólo se trata de revisar un listado o un formato especial de transferencia primaria o baja documental, el asunto es mucho más complejo, aunque no se quiera ver así; el asunto se relaciona con la preservación de la documentación y no solo con la idea de guardarla mientras pierde su valor semi- activo.
El archivo de concentración debe de detectar la documentación testimonial por medio de las técnicas del expurgo o depuración, para lo que es necesario contar con los instrumentos técnicos y del personal capacitado en la materia, ya que de ese proceso, obligación de este tipo de archivo, se irán formando los fondos documentales históricos, mismos que pasarán a formar parte del archivo histórico de la dependencia correspondiente.
Sin embargo, a causa de la deficiencia archivística en los archivos de trámite se dificulta la tarea en los de concentración, y los testimonios documentales no son detectados oportunamente corriendo el riesgo continuo de perderse.
Para mejorar la situación es necesario aceptar que existe confusión en algunos archivos administrativos, la que no ha permitido que los documentos sean expedientados y por ende, ante sus inventarios, detectados los testimonios documentales, mismos que den origen a un archivo histórico cuando los valores administrativos hayan culminado en su totalidad, y después de haber sido seleccionados, expurgados o depurados por los archivistas especializados, en el archivo de concentración.
Podemos decir que para que se pueda organizar un archivo histórico con documentación contemporánea, resguardada en esos archivos de concentración, sería conveniente que éste realizara las siguientes acciones archivísticas:

a).- Eliminar los documentos de rutina, por ejemplo los relacionados con la compra de materiales o el mantenimiento de maquinaria y equipo, así como las fotocopias o copias -simples que no tienen valor legal alguno. Es posible dejar establecido que se puede conservar una muestra representativa de dichos documentos.

b).-Determinar, junto con especialistas en la materia, en administración pública y el archivo histórico de la dependencia, cuales son los documentos que ya no tienen trámite legal, contable y administrativo.

c).-Conservar los documentos que queden formando los grupos siguientes:
Primer grupo: Conteniendo los motivos y objetivos de la institución; considerando todos los documentos que contengan información sobre los antecedentes, razón de ser y objetivos de la institución o dependencia a la que pertenecen.

Segundo grupo: Organización, procedimientos y políticas de la institución o dependencia; comprendiendo:

- Manuales de políticas, de organización y procedimientos.
- Documentos diversos que contribuyan a comprender la organización y funcionamiento de la institución o dependencia.
- Documentos utilizados para definir políticas. - Delegación de autoridad.
- Convenios entre dependencias.
- Agendas y actas o minutas (con toda la documentación anexa) de las reuniones en que haya participado la dependencia con organismos centralizados y descentralizados con los cuales lleve relación constante y tengan que ver con su funcionamiento, así como de reuniones internas de las que surjan agendas, actas o minutas.
- Documentos diversos, directamente referidos a la política general de la institución o dependencia, procedimientos y sistemas de organización.

Tercer grupo: Desarrollo de la institución o dependencia; comprendiendo:

- Directorios internos (actuales y pasados).
- Informes estadísticos.
- Informes normativos que describan las actividades de la institución o dependencia.
- Materiales ofrecidos a la opinión pública y boletines de prensa.
- Documentos divulgados que se refieren a actividades y programas de la dependencia.
- Documentos de planificación.
- Informes especiales, estudios o encuestas a cerca de la administración y formas de operación de la institución o dependencia.
- Mapas y planos.
- Programas anuales para justificación del presupuesto.
-Informes anuales para comprobación del gasto
Publico.
-Recopilación de datos para la formulación del informe Presidencial.
-Acciones concretas de la Institución.

Cuarto grupo: Legislación y normas, conteniendo:

-Actas, Reglamentos, acuerdos y circulares.
-Estudios y dictámenes sobre consulta de carácter jurídico.
-Legislación y Jurisprudencia que afectan a la institución o dependencia.

Quinto grupo: Recursos Humanos y Personalidades conteniendo :

- Profesiogramas, definiciones de puestos.
- Plantilla y censos de personal.
- Programas de capacitación y adiestramiento; expedientes indicativos al respecto (muestras).
- Contratos colectivos de trabajo; muestras de contratos individuales.
- Documentación genérica relacionada con prestaciones y servicios sociales a los trabajadores.
- Expedientes de personalidades relevantes.
- Muestras de expedientes típicos de personal.

Sexto grupo: Productos de la institución o dependen-cia; conteniendo:

Documentos sobre las funciones básicas de que se ocupa la institución o dependencia.
Naturalmente, es recomendable que la documentación expedientada no pierda su carácter seriado, ya que si sucede, el trabajo de selección y formación de grupos no tendría los resultados deseados y dichos expedientes estarían revueltos.
En fin, las acciones y formación de grupos documentales, recomendación tomada de los trabajos del Archivo General de Nación de 1978,(18) son una buena alternativa, como guía en la labor de selección documental para las transferencias secundarias o con valor histórico, sin embargo no podríamos pensar en una doctrina archivística ya que cada dependencia tiene su naturaleza y necesidades definidas.
Pero en esas acciones no termina el proceso de preservar documentos testimoniales e históricos, ya que una vez transferidos a un archivo histórico - en donde termina la función de la administración de documentos- da inicio la organización de los fondos, la que presenta dos vertientes: la organización de archivos históricos de instituciones desaparecidas y la de instituciones vigentes.
Con respecto a los archivos de instituciones desaparecidas podemos decir que: "... son estos los archivos históricos por antonomasia por cuanto sus series están cerradas y no son susceptibles de movimientos por lo que respecta a su aumento, por nuevos ingresos, o disminución, por eliminación o expurgo.." .(19)
Aún dentro de éstos es posible que se encuentre documentación mal seleccionada, o que no se haya respetado el origen de procedencia institucional, por lo que es menester revisar los inventarios y organizar los fondos, secciones y series que correspondan, es decir, en este caso, la organización documental se convierte en una auténtica reconstrucción a todos los niveles: clasificación e inventariación, estudio institucional, análisis de cada una de las unidades de instalación, descripción de los expedientes y expedientación en caso de que no exista, organización de cada uno de los fondos, organización cronológica, clasificación topográfica etcétera.
En el caso de archivos históricos de instituciones vigentes, nos enfrentamos a un reto en su organización, ya que será necesario dar inicio con el reconocimiento de la documentación, de la forma de selección y de los criterios que se pudieron usar para considerarlos con valor histórico. Además al ser un archivo que no se ha cerrado, es decir que aún se le integrará documentación, es necesario cuidar la continuidad de los fondos, por lo que la clasificación recomendable es la funcional, ya que se respeta la permanencia de las funciones frente a los órganos o dependencias encargadas de llevarlas a efecto.
Para que en un archivo histórico de institución vigente se puedan realizar acciones de organización documental, es fundamental que el archivo de concentración cumpla con su labor archivística, ya que sin archivos administrativos bien organizados y en funcionamiento, no tendremos archivos históricos contemporáneos y no se podrán preservar testimonios históricos.