PRESENTACION DE UN LIBRO SOBRE ARCHIVOS

REFLEXIONES ARCHIVISTICAS
( 1 de 8 partes )

Por

JORGE NACIF MINA.

1995.


"La función del archivero (archivista), es la de ser servidor de la verdad, de la verdad sin adjetivos, no de la verdad que podría gustar a determinadas personas o servir a la tesis de tal escuela o de tal otra. "
Sir Hilary Jenkinson. (París, 23 agosto de 1950).



DEDICATORIA.
A

Jorge Raúl y Marcela Ketrín Rimita,

Jorge Abraham y Monserrat,
para que valoren la historia documental de México.

A Tulio Hernández Gómez,
con respeto y admiración.

A José Mina
con agradecimiento



PROLOGO.

Cuando me asomé por primera vez al mundo de los archivos con el propósito de contribuir a resguardar algunos testimonios de la vida de nuestro país que permitieran a los historiadores reelaborarle, fue cuando trabajé en el Departamento del Distrito Federal.
En efecto, en esa época -hace casi quince años- me hice cargo de un proyecto consistente en el rescate de .los expedientes de reos que lo habían sido en Lecumberri y que- luego del cierre de esa'.prisión, habían quedado embodegados en distintos locales a cargo del Departamento del Distrito Federal.
En ese entonces era yo estudiante de filosofía y no sabía nada sobre archivos que no fuera lo que cualquier persona de cultura media conoce, por lo que mi primer tarea al aceptar mi misión fue buscar la literatura necesaria para fundamentar y construir un proyecto de rescate apropiado.
Desde entonces y hasta ahora me he encontrado conque en nuestro país poco se ha escrito sobre el tema y que, en general, es difícil encontrar literatura en nuestro campo de actividad que nos ayude a preservar nuestra memoria documental evitando que se cometan errores que la ignorancia y la improvisación producen.
Por tal razón saludo con gran estusiasmo el libro que ahora nos da a conocer Jorge N acif Mina, pues contribuye a llenar un hueco enorme en nuestra profesión.
Por otro lado, el libro de Jorge NacifMina no es una mera exposición de principios y técnicas archivísticas aprendidas en manuales, sino el extracto de la experiencia que a lo largo de más de una década ha ido acumulando en su trabajo, primero como empleado y luego como responsable, en uno de los archivos más interesantes de nuestro país: El Archivo Histórico de la Ciudad de México.
Bienvenido sea este libro pues seguramente se convertirá en estímulo para que otros distinguidos colegas nos leguen suconocimiento y sirva de orien-tación a quienes, como yo hace quince años, se inician en el intrincado pero maravilloso mundo de los archivos. Estos últimos podrán contar desde ahora con un magnífico apoyo para el desarrollo de sus labores.
Ricardo Octavio Morales Carmona
Enero de 1995



INTRODUCCION.

Reflexionar sobre el trabajo archivístico puede llegar a convertirse en una obsesión, y más aún si de manera cotidiana se trabaja en un archivo con la idea fija de provocar cambios y re reformas a los sistemas, para beneficio de la actividad.
La obsesión a la que nos referimos puede ser la causa de bloqueos o incongruencias al querer realizar análisis sobre la problemática o desarropo de los servicios archivísticos, al grado de provocar confusiones entre los trabajadores de los archivos, razón por la cual es necesario conocer de manera profunda la tarea archivística, así como a las instituciones administrativas y gubernamentales, para poder generar una teoría archivística en México
Reconocemos que somos partidarios de que en nuestro país se configure una teoría archivística propia, es decir, congruente a las características históricas, culturales, sociales, económicas y administrativas de México, considerando que con estudios serios al respecto se podría dar solución a muchos de los conflictos archivísticos que se viven en la actualidad; pero sin cerrar las puertas del conocimiento a las experiencias y teorías de otras partes del mundo.
Sin embargo esos no son los motivos de este trabajo, precisamente porque no queremos que la pasión archivística nos haga caer en obsesiones; por lo pronto solamente se pretende reflexionar en tomo a una serie de experiencias en la materia, sin pretender presentar una teoría y práctica archivística, ya que nos falta, aún, mucho por aprender, leer y conocer para tratar de intentado.
Lo que aquí se expone es el resultado de la observación realizada durante un poco más de cinco años en tomo a los Congresos Nacionales, uno Internacional, en Canadá, y el trabajo en el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Departamento del Distrito Federal, aunque no se hace referencia a ninguna de esas experiencias.
Estamos seguros que muchos de los lectores, o especialistas, no encontrarán nada nuevo en cada uno de los capítulos que hemos redactado, ya que conocen a la perfección todo en materia archivística o de la administración de documentos; a ellos les pedimos que nada más hagan una pausa en crítica y reflexionen sobre los puntos y asuntos que en este espacio se tratan, y así se de comienzo con el análisis archivístico que en nuestro país se necesita.
De tal manera, el único objetivo que se persigue es el de sumar y multiplicar esfuerzos para que la actividad archivística y el oficio mismos se dignifiquen, propiciando que la administración pública reconsidere su posición ante sus archivos y archivistas; y como lo primero es saber y reconocer cuales pueden ser las fallas, presentamos estas breves reflexiones archivísticas.

Jorge Nacif Mina.


INDICE GENERAL.

I.- Apunte Histórico. 8

II.- La administración pública
y los documentos. 11

III.- La Administración
de Documentos. 17

IV.- Una Verdad Insoslayable. 20

V.- Profesionalización:
Hacia una nueva era
en la capacitación archivística 22

VI.- Preservar Testimonios
Históricos. 27

Conclusiones. 33

Notas. 36

Bibliografía. 38

I.
APUNTE HISTORICO.

En la historia de la humanidad la característica constante ha sido el registro y transmisión de la memoria, y aún teniendo una redacción escrita la expresión oral dio origen a las formas mnemónicas.(1)
En la antigua Grecia un empleado, llamado mnémon, al que se le podría definir como el hombre de la memoria, dentro de sus funciones tenía la de recordar sentencias..pronunciadas por los jueces, así como los contratos estipulados entre los particulares y expresados oralmente, y solamente en un segundo tiempo predominó la forma escrita, constituyéndose los archivos.
En la revisión de la historia del hombre no podemos olvidar, que entre los Incas existió un medio mnemónico de importancia, nos referimos a los quipus, que eran cuerdecitas de varios colores y tamaños, que anudadas y relacionadas permitían que los quipu camayoc, (interpretes de los quipus), pudieran recordar acontecimientos lejanos, noticias estadísticas, datos financieros y. hechos de la historia y la cotidianidad.
La memoria, como instrumento de la vida humana, se proyectó en representaciones gráficas, las que recordaban y comunicaban los acontecimientos; el dibujo sobre las rocas o paredes de las cavernas, habitadas por el hombre prehistórico, permitió a los miembros de los grupos la supervivencia, al informar sobre la presencia de posible caza, de animales feroces y de grupos hostiles, así como para registrar sus ritos, miedos, creencias y tradiciones. El trazado o esgrafiado constituyó la primera forma de verdadera escritura, como es el caso de los jeroglíficos egipcios y de los ideogramas y pictogramas chinos y mexicas.
Una nueva etapa se verificó con la creación de una escritura en clave, es decir, con símbolos convencionales, que a diferencia de los ideogramas y pictogramas, no tenían ninguna afinidad gráfica con nada de lo representado por ellos. " La primera codificación en el viejo mundo es obra de los sumerios y se remonta a más de cinco mil años atrás, mientras que en América el descubrimiento y la sucesiva destrucción de todo documento escrito, ocurrió quizá precisamente en la fase de traspaso de la representación pictográfica a la del códice. (2)
Ante tales conocimientos, podemos observar que con la transformación del signo gráfico de imagen estilizada del objeto representado en un mero símbolo convencional, tuvo inicio la gran producción de documentos escritos, teniendo como soporte los mas diversos materiales escriptorios: hojas, madera, metales, arcilla, piel, papiro, pergamino o papel.
Por desgracia, los documentos de la antigüedad escritos sobre materiales perecederos, como las hojas, tablillas enceradas y el papiro, se han perdido; en cambio permanecen en gran número los documentos escritos sobre una materia duradera, como tablillas de arcilla cocidas en hornos o secadas al sol, los huesos, y caparazones de tortuga utilizados en China desde el II milenio ac.; es conveniente aclarar que en Egipto se conservaron, por su tratamiento, escritos en papiro.
En la edad media es cuando se da la transición del papiro al pergamino, para después, pasar al papel. En la edad moderna los archivos más ricos fueron los de Europa occidental: Italia, Francia, Alemania, Inglaterra y España, cinco naciones que con sus archivos han participado en la escritura de la historia del mundo. Así Elio Lodolini reflexiona, en su libro sobre "Archivística, Principios y Problemas": " In-comparable es la riqueza del Archivo Vaticano; riquísimos también son los Archivos de Austria, Bélgica, Holanda, Portugal, así como de China y de algunos países de Asia; mientras que gran parte de África está desprovista de archivos y documentos escritos antes de la época colonial; y América, que tiene solamente archivos de fecha posterior al descubrimiento, porque los archivos de los mexicas y de los mayas, fueron destruidos" (3)
Toda esa memoria histórica se resguarda en los archivos, dando inicio en los administrativos y llegando a los históricos, donde encontrarán su repositorio definitivo; para que ese principio suceda es necesario contar con buenos y ordenados archivos administrativos, y así continuar resguardando la memoria escrita de la humanidad.
En México se mantienen archivos de la época virreinal, de la independencia, del México independiente; se conservan, en todo el territorio, archivos municipales, estatales o generales, notariales, del servicio diplomático, de las secretarías de estado, de servicios clínicos y hospitalarios; se organizan archivos universitarios, de las gestiones administrativas y del servicio público.
La memoria documental, que para nuestro país representa el conocimiento de los hechos que dieron lugar a tres siglos de coloniaje, esa memoria, que formada con papel y tinta difundió las ideas más puras de libertad e independencia y no descansó hasta plasmarse en el acta de Independencia del Imperio Mexicano. Ella, la que conviviendo con los hombres y mujeres, conoció diferentes ideas redactadas en su cuerpo, coronando el inicio de una etapa de vida con el sueño de todo ser humano i la libertad!; dejándola escrita en la Constitución Federal de los Estados Unidos Mexicanos de 1824, la que le dio a los mismos un país con leyes propias, las que forman parte de la misma Memoria Histórica Documental.
Los documentos siguieron caminando junto a la historia, encontrando acciones bélicas, religiosas, legislativas, judiciales y ejecutivas, tomando nota de cada una de ellas para que las nuevas generaciones revaloraran el pasado y fundamentaran su presente; así participó, con un papel principal, en las luchas intestinas entre liberales y conservadores; estuvo junto a Juárez, ocupando parte del carruaje en la travesía patriótica por la restauración de la República, aunque también registró las normas del gobierno del emperador Maximiliano, bebiendo parte de la ideología de los conservadores; ya todos los entendió y sirvió como testimonio de sus creencias; y pasó por el porfirismo, y resguardó los pasajes heroicos de la revolución, dejando en los decretos y Constitución Política de 1917 el cambio de época y, la entrada de las nuevas administraciones con los gobiernos emanados de la Revolución Mexicana. Por eso los documentos que forman esa memoria son históricos, los que forman parte del Patrimonio Monumental de la Nación mexicana, y como tal debe ser resguardado y conservado, ya que es parte del fundamento de nuestra irresponsable, para tener espacios libres para otros menesteres
Sin embargo, podemos asegurar que la historia de la archivística, de los archivos y de los documentos está unida a la historia de la humanidad, yeso es significativo para los archivos administrativos e históricos del mundo y en este caso de México, ya que ese proceso histórico no podrá ser borrado por ninguna determinación, pues ya está escrito en la propia historia de México.