REFLEXIONES ARCHIVISTICAS. ( 4 de 8 Partes )

IV
UNA VERDAD INSOSLAYABLE.

En la acción archivística de la administraci6n pública existe una verdad que no podemos dejar de soslayo, aunque casi siempre se intenta ocultar de alguna manera porque se ha convertido en lo irremediable.
Esa verdad se finca en la problemática de los archivos administrativos, la que hemos observado, durante doce años en que laboramos en la administración pública, crecer, desarrollarse y continuar existiendo, al grado que dicha permanencia no permite la configuración u organización de archivos en las unidades administrativas, permitiendo que las secretarias sean las que controlen la documentación por medio de lo que llaman minutarios, y luego los remitan a lo que han denominado Archivo Muerto.
Los archivos no son prioritarios, esa es la verdad, por lo que difícilmente tienen presupuestos para efectuar su labor, y aceptan lo que de buena manera le otorgue la oficina administrativa de quien dependa, ya que tampoco los archivos cuentan con niveles de importancia que les permita obtener recursos materiales y humanos para cumplir con la fundamental tarea de organizar y brindar la información administrativa que se les requiere cotidianamente, así como la necesidad de materiales, capacitación del personal y elaboración de los trabajos de inventariado, calendario de caducidades y todo lo relacionado con la expedientación, selección y transferencias documentales.
Al hablar de falta de niveles adecuados en las estructuras de las dependencias, no se refiere al órgano, en caso de que exista, que maneja a los archivos administrativo o históricos, ya que esté puede ser una jefatura de unidad departamental, una subdirección o hasta una dirección de área; no, la referencia se hace para los archivos y para los trabajadores de los mismos, en cuyo caso continúan siendo, en su mayoría, bodegas o depósitos de papel; aunque no se duda que hayan grandes y excepciones dentro de la administración pública.
De tal manera, con la idea de que en los archivos no se requiere personal especializado -ya que siempre se ha visto como un lugar en donde se guardan papeles-, se remiten a ellos, no solo muebles y materiales que ya no sirven, sino al personal indeseado en otras áreas, castigados que esperan cumplir su condena para regresar á su trabajo anterior, con la firme convicción de Portarse bien para no volver a las mazmorras de los archivos.
Por lo tanto es una verdad insoslayable que mientras los archivos sigan siendo eso, es decir nada para las administraciones, ningún esfuerzo dará resultados, ya que ¿ cómo se podría capacitar a aquellos que cumplen un castigo en los archivos, si no les interesa desarrollarse en esa área?, vaya conflicto para los encargados de organizar archivos, lo que no se puede ejecutar sin personal capacitado; y de este problema ¿quién es culpable?
Sin embargo cuando las autoridades de las dependencias solicitan informes de la actividad archivística, ya sea para análisis interno o por solicitud de un órgano superior en la materia, se observan dos vertientes; una podría ser que se manifieste la verdad, dejando con claridad la situación de descuido y falta de metodología para trabajar los archivos, confusión y falta de recursos; la otra se inclinaría en informar que se cumple con los lineamientos establecidos por el sistema archivístico, y que "están trabajando", aunque dicho informe esté "maquillado", es decir, que ante la problemática no se exprese la verdad, lo que trae como consecuencia que los archivos continúen como siempre, y como dicho informe lo firma una autoridad administrativa de mando medio, muchas veces se toma como la única verdad; pero cuando se determina realizar un dictamen de la situación real de los archivos, encontrándose falso el informe, da inicio el conflicto entre administración y archivística, ya que pudo haber sido demasiado tarde.
Ante tales reflexiones, nada alentadoras, no nos queda más que pensar que dentro de la actividad archivística, en la mayoría de las veces, se aplica una administración del desperdicio ya que el lugar a donde se manda lo inservible es precisamente al local que sirve de archivo, en el que esperan, sillas rotas, mesas, máquinas de escribir, escobas, botes de basura... y paquetes con documentos, ser dados de baja. ¿ Cuál es la razón de que esto siga sucediendo cuando se ha llamado la atención de parte de muchos archivistas en Congresos Nacionales?, no hay respuesta..