V
PROFESIONALIZACION.
Hacia una nueva era en la capacitación archivística.
Uno de los aspectos más importantes para el buen desarrollo de la actividad archivística en México es la capacitación de los trabajadores de los archivos o archivistas habilitados, que son quienes manejan, o intentan manejar, los archivos en la administración pública, y que no tienen capacitación técnica para hacerla; es más, muchas veces después de años de trabajar en los archivos no saben lo que es, en reali-dad, la archivística ya que la falta de conocimientos y algunas determinaciones de sus jefes, no les han permitido llegar a generar archivística ni administración de documentos, y por ende no se llega a adquirir el oficio. Es posible, también, que al finalizar una administración los que fungieron como archivistas sean comisionados en otra actividad: en un almacén, vigilando la entrada de un edificio, conduciendo un vehículo oficial o haciendo el aseo de una oficina; ese es el peligro que los archivistas habilitados corren al no profesionalizarse.
Es posible que alguien llegue a pensar que cuando hablamos de los trabajadores de los archivos como habilitados lo hacemos de manera despectiva, pero ese no es el sentido de nuestra reflexión, la realidad es que estamos convencidos que el que se diga archivista será aquel que demuestre tener los conocimientos de la profesión, tanto de manera teórica como práctica; razón por la cual los trabajadores de los archivos tienen que buscar la capacitación adecuada que les permita, como ya lo hemos dicho, obtener el oficio y no pensar, solamente, en los años que llevan guardando copias de oficios en un bibliorato o acomodando paquetes de minutarios en una bodega a la que conocen como archivo de trámite.
El trabajo archivístico es más profundo y complicado, para realizado se necesita conocerlo, estudiarlo y practicado de manera ordenada, sistemática y con seriedad, y esto no tiene nada que ver con la idea de dar de baja documentación para liberar espacios necesarios para otras actividades.
Como ejemplo de lo anterior podemos comentar, que hace ya algunos años, cuando una persona del Archivo Histórico de la Ciudad de México tuvo que asistir a dictaminar una documentación a la extinta Unidad Central de Archivo y Correspondencia del Departamento del Distrito Federal, al querer amarrar un paquete de documentos y no dejarlo "bien apretadito", uno de los viejos archivistas le dijo: " se nota que usted no es archivista"; de aquí nace el cuestionamiento ¿qué es ser archivista?; pues bien, el paquete podía estar bien amarrado pero la documentación que lo formaba distaba mucho de estar ordenada, .expedientada, clasificada, inventariada. y descrita, elementos fundamentales para que cualquier archivo funcione y pueda brindar un servicio; así que ese paquete no formaba parte de un archivo sino de una bodega, y el que lo amarró, muy bien por cierto, se convertía en un custodio de una bodega y no en un archivista, no obstante los años de trabajar en un archivo administrativo.
A partir de aquel momento, en el Archivo Histórico de la Ciudad de México, pensamos en la diferencia existente entre un archivista y un trabajador de los archivos, es decir un empleado habilitado para realizar actividades archivísticas y la diferencia es el oficio.
Y ¿ cómo llegar al oficio?, creemos que la respuesta está en la capacitación de esos trabajadores, intentando generar planes de estudio adecuados y adaptables, con la idea de la educación para adultos y que contemplen los aspectos cognoscitivos funda-mentales de la archivística y de la administración de documentos.
Es en este momento cuando en nuestra reflexión podemos separar los cursos básicos, de una semana de esta se debe de observar de manera integral dentro de la archivística.
En fin, es necesario establecer, a nivel personal, una tesis sobre la capacitación o profesionalización para los trabajadores de los archivos en la administración pública, con la idea de alcanzar un nivel técnico que les permita desarrollar la actividad con conocimientos de causa, y que -lo más importante- ayude a la elaboración de programas archivísticos, y hasta en planes de emergencia, en la materia, y así llegar a la organización de los archivos de trámite y de concentración. Pero en dicha capacitación es necesario tomar en cuenta que se trata con adultos, y que por esa razón es fundamental establecer métodos abreviados de enseñanza de cada una de las asignaturas que forme el plan de estudios; sin olvidar que los horarios tendrán que adaptarse al tiempo de los alumnos.
Antes de continuar con esta reflexión, es importante aclarar que lo aquí vertido no pretende generar una currícula académica para una carrera técnica ni a nivel licenciatura, la preocupación se dirige hacia aquellos adultos que tienen que trabajar en archivos sin ser archivistas, y pensando en ellos, en sus problemas y realidad económica, se medita - en voz alta sobre una línea diferente, a los cursos básicos, para su capacitación.
Para llegar a cumplir con el planteamiento tenemos que preguntamos: ¿ que debe saber un archivista habilitado?; en primer lugar las funciones de la archivística, y las de la administración de documentos, y así poder ubicadas por separado pero como partes esenciales' de su trabajo; sin embargo no es suficiente con eso, se necesita que los archivistas tengan conocimientos básicos sobre administración pública, los que ayudan a evaluarlas limitaciones, los recursos humanos, materiales, económicos y técnicos, y así el archivista podría dar orden tanto a su oficio como a los archivos; por desgracia en los cursos de capacitación de personal -caso de los archivistas- no se vislumbra esta materia como asignatura, ya que "... ¡ a menudo se presupone erró-neamente que cada archivero (archivista) es un administrador ¡.." (10) y de esa idea radican graves problemas de orden y planeación en los archivos. De igual manera es necesario que se contemple la necesidad de .manejar el diseño y análisis de sistemas, y así generar los planes detallados, tanto de la estructura archivística como sobre la solución de problemas añejos dentro de los sistemas archivísticos, ya que "... el análisis de sistemas proporciona otra herramienta analítica valiosa, o enfoque metodológico, para el archivero (archivista)".(11)
La capacitación no estaría completa si dejamos de hablar de preservación documental, ya que es muy importante que dentro del trabajo archivístico se maneje la diferencia existente con lo que conocemos como conservación documental, pues las confusiones son constantes.
Así. podemos manifestar que preservación documental incluye a todas las actividades asociadas con el mantenimiento de los fondos documentales y la retención de la Información. " La conservación, por otra parte, está reservada para todas las actividades por medio de las cuales los artículos (documentos o expedientes) se separan o tratan con el fin de extender su vida, ya sea por medios químicos o físicos" .(12)
Por tales razonamientos los archivistas..tienen que saber como mantener en buen estado los fondos documentales, sin caer en lo que podría ser la restauración .o conservación, aceptando que - muchas veces- al hablar de archivos conservados nos referimos a los que han sido preservados.
Otra de las ciencias que el archivista debe conocer de manera. básica es el Derecho, ya que es una realidad que los procesos gubernamentales, las decisiones administrativas, los procesos legislativos y los judiciales se fundamentan en tipos documentales, los que tienen que resguardarse en los archivos; por eso es necesario conocer como se generan esos testimonios y así poder valorarlos y preservarlos como
material archivístico; además ayuda a los archivistas a determinar el valor legal de los documentos. (13).
En los archivos administrativos también se encuentran documentos que versan en torno al Derecho, reglamentos, acuerdos, decretos, normas, actas, etcétera, y en lugar de organizarlos , según los asuntos a que corresponda, en expedientes, se forman colecciones, las que rompen con el carácter seriado de la documentación, lo que se da por falta de conocimientos sobre la acción que genera dichos tipos documentales.
Es fundamental que el trabajador de los archivos, conozca la estructura orgánica y funcional de la dependencia en que labora, ya que ante su ignorancia el trabajo archivístico se frena, confunde y complica de manera extraordinaria, provocando la inexistencia de un cuadro de clasificación adecuado y funcional, lo que trae consigo más que archivos, mal organizados, bodegas con documentos.
Ante esta nueva reflexión, y pensando que lo expresado podría ser lo prioritario en la capacitación de los trabajadores habilitados como archivistas, es preciso comentar sobre un cuadro de disciplinas, materias y ciencias que deben formar parte de un plan de profesionalización archivística, y de tal manera llegar a obtener conocimientos en el manejo no solo de los archivos sino de los documentos, así se proponen las siguientes:
Archivística: efectuando la división de esta disciplina en: Archivística General: la que trata de los conceptos fundamentales en torno a la propia disciplina, la de los documentos, de los archivos y de sus funciones, de los expurgos, de la organización, de la descripción, de la comunicación y difusión, así como el análisis y organización , de la descripción, de la comunicación y difusión , así como el análisis y organización de documentación que dan origen a los Archivos Notariales, Eclesiásticos, Cartográficos etcétera. Archivística Técnica: que penetra al estudio de la preservación, conservación y restauración, y mecanización; es en donde el archivista necesita del auxilio de los conocimientos de otros profesionales. (14)
Derecho - Legislación.
Historia de las Instituciones.
Administración Pública.
Preservación Documental.
Historia de la Archivística y de los Archivos.
Historia de México.
Diplomática.
Redacción.
Administración de Documentos.
Es de considerarse que estas disciplinas, pueden ser útiles en la formación de los trabajadores de los archivos administrativos, y lograr que en las unidades administrativas de las dependencias del Gobierno Federal y de los Estados Libres y Soberanos de la República Mexicana se puedan tener empleados capacitados, bien capacitados, en los archivos y que los programas de estudio -los que se tendrían que aplicar según las necesidades de cada dependencia- propicien, en un futuro próximo, el reconocimiento de esos estudios, por parte de la Secretaría de Educación Publica, siendo uno de los retos que los archivistas habilitados deben alcanzar.
miércoles, 3 de diciembre de 2008
REFLEXIONES ARCHIVISTICAS. ( 4 de 8 Partes )
IV
UNA VERDAD INSOSLAYABLE.
En la acción archivística de la administraci6n pública existe una verdad que no podemos dejar de soslayo, aunque casi siempre se intenta ocultar de alguna manera porque se ha convertido en lo irremediable.
Esa verdad se finca en la problemática de los archivos administrativos, la que hemos observado, durante doce años en que laboramos en la administración pública, crecer, desarrollarse y continuar existiendo, al grado que dicha permanencia no permite la configuración u organización de archivos en las unidades administrativas, permitiendo que las secretarias sean las que controlen la documentación por medio de lo que llaman minutarios, y luego los remitan a lo que han denominado Archivo Muerto.
Los archivos no son prioritarios, esa es la verdad, por lo que difícilmente tienen presupuestos para efectuar su labor, y aceptan lo que de buena manera le otorgue la oficina administrativa de quien dependa, ya que tampoco los archivos cuentan con niveles de importancia que les permita obtener recursos materiales y humanos para cumplir con la fundamental tarea de organizar y brindar la información administrativa que se les requiere cotidianamente, así como la necesidad de materiales, capacitación del personal y elaboración de los trabajos de inventariado, calendario de caducidades y todo lo relacionado con la expedientación, selección y transferencias documentales.
Al hablar de falta de niveles adecuados en las estructuras de las dependencias, no se refiere al órgano, en caso de que exista, que maneja a los archivos administrativo o históricos, ya que esté puede ser una jefatura de unidad departamental, una subdirección o hasta una dirección de área; no, la referencia se hace para los archivos y para los trabajadores de los mismos, en cuyo caso continúan siendo, en su mayoría, bodegas o depósitos de papel; aunque no se duda que hayan grandes y excepciones dentro de la administración pública.
De tal manera, con la idea de que en los archivos no se requiere personal especializado -ya que siempre se ha visto como un lugar en donde se guardan papeles-, se remiten a ellos, no solo muebles y materiales que ya no sirven, sino al personal indeseado en otras áreas, castigados que esperan cumplir su condena para regresar á su trabajo anterior, con la firme convicción de Portarse bien para no volver a las mazmorras de los archivos.
Por lo tanto es una verdad insoslayable que mientras los archivos sigan siendo eso, es decir nada para las administraciones, ningún esfuerzo dará resultados, ya que ¿ cómo se podría capacitar a aquellos que cumplen un castigo en los archivos, si no les interesa desarrollarse en esa área?, vaya conflicto para los encargados de organizar archivos, lo que no se puede ejecutar sin personal capacitado; y de este problema ¿quién es culpable?
Sin embargo cuando las autoridades de las dependencias solicitan informes de la actividad archivística, ya sea para análisis interno o por solicitud de un órgano superior en la materia, se observan dos vertientes; una podría ser que se manifieste la verdad, dejando con claridad la situación de descuido y falta de metodología para trabajar los archivos, confusión y falta de recursos; la otra se inclinaría en informar que se cumple con los lineamientos establecidos por el sistema archivístico, y que "están trabajando", aunque dicho informe esté "maquillado", es decir, que ante la problemática no se exprese la verdad, lo que trae como consecuencia que los archivos continúen como siempre, y como dicho informe lo firma una autoridad administrativa de mando medio, muchas veces se toma como la única verdad; pero cuando se determina realizar un dictamen de la situación real de los archivos, encontrándose falso el informe, da inicio el conflicto entre administración y archivística, ya que pudo haber sido demasiado tarde.
Ante tales reflexiones, nada alentadoras, no nos queda más que pensar que dentro de la actividad archivística, en la mayoría de las veces, se aplica una administración del desperdicio ya que el lugar a donde se manda lo inservible es precisamente al local que sirve de archivo, en el que esperan, sillas rotas, mesas, máquinas de escribir, escobas, botes de basura... y paquetes con documentos, ser dados de baja. ¿ Cuál es la razón de que esto siga sucediendo cuando se ha llamado la atención de parte de muchos archivistas en Congresos Nacionales?, no hay respuesta..
UNA VERDAD INSOSLAYABLE.
En la acción archivística de la administraci6n pública existe una verdad que no podemos dejar de soslayo, aunque casi siempre se intenta ocultar de alguna manera porque se ha convertido en lo irremediable.
Esa verdad se finca en la problemática de los archivos administrativos, la que hemos observado, durante doce años en que laboramos en la administración pública, crecer, desarrollarse y continuar existiendo, al grado que dicha permanencia no permite la configuración u organización de archivos en las unidades administrativas, permitiendo que las secretarias sean las que controlen la documentación por medio de lo que llaman minutarios, y luego los remitan a lo que han denominado Archivo Muerto.
Los archivos no son prioritarios, esa es la verdad, por lo que difícilmente tienen presupuestos para efectuar su labor, y aceptan lo que de buena manera le otorgue la oficina administrativa de quien dependa, ya que tampoco los archivos cuentan con niveles de importancia que les permita obtener recursos materiales y humanos para cumplir con la fundamental tarea de organizar y brindar la información administrativa que se les requiere cotidianamente, así como la necesidad de materiales, capacitación del personal y elaboración de los trabajos de inventariado, calendario de caducidades y todo lo relacionado con la expedientación, selección y transferencias documentales.
Al hablar de falta de niveles adecuados en las estructuras de las dependencias, no se refiere al órgano, en caso de que exista, que maneja a los archivos administrativo o históricos, ya que esté puede ser una jefatura de unidad departamental, una subdirección o hasta una dirección de área; no, la referencia se hace para los archivos y para los trabajadores de los mismos, en cuyo caso continúan siendo, en su mayoría, bodegas o depósitos de papel; aunque no se duda que hayan grandes y excepciones dentro de la administración pública.
De tal manera, con la idea de que en los archivos no se requiere personal especializado -ya que siempre se ha visto como un lugar en donde se guardan papeles-, se remiten a ellos, no solo muebles y materiales que ya no sirven, sino al personal indeseado en otras áreas, castigados que esperan cumplir su condena para regresar á su trabajo anterior, con la firme convicción de Portarse bien para no volver a las mazmorras de los archivos.
Por lo tanto es una verdad insoslayable que mientras los archivos sigan siendo eso, es decir nada para las administraciones, ningún esfuerzo dará resultados, ya que ¿ cómo se podría capacitar a aquellos que cumplen un castigo en los archivos, si no les interesa desarrollarse en esa área?, vaya conflicto para los encargados de organizar archivos, lo que no se puede ejecutar sin personal capacitado; y de este problema ¿quién es culpable?
Sin embargo cuando las autoridades de las dependencias solicitan informes de la actividad archivística, ya sea para análisis interno o por solicitud de un órgano superior en la materia, se observan dos vertientes; una podría ser que se manifieste la verdad, dejando con claridad la situación de descuido y falta de metodología para trabajar los archivos, confusión y falta de recursos; la otra se inclinaría en informar que se cumple con los lineamientos establecidos por el sistema archivístico, y que "están trabajando", aunque dicho informe esté "maquillado", es decir, que ante la problemática no se exprese la verdad, lo que trae como consecuencia que los archivos continúen como siempre, y como dicho informe lo firma una autoridad administrativa de mando medio, muchas veces se toma como la única verdad; pero cuando se determina realizar un dictamen de la situación real de los archivos, encontrándose falso el informe, da inicio el conflicto entre administración y archivística, ya que pudo haber sido demasiado tarde.
Ante tales reflexiones, nada alentadoras, no nos queda más que pensar que dentro de la actividad archivística, en la mayoría de las veces, se aplica una administración del desperdicio ya que el lugar a donde se manda lo inservible es precisamente al local que sirve de archivo, en el que esperan, sillas rotas, mesas, máquinas de escribir, escobas, botes de basura... y paquetes con documentos, ser dados de baja. ¿ Cuál es la razón de que esto siga sucediendo cuando se ha llamado la atención de parte de muchos archivistas en Congresos Nacionales?, no hay respuesta..
REFLEXIONES ARCHIVISTICAS ( 3 de 8 partes )
III
LA ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS.
A partir de los años setentas se determinó en nuestro país adoptar como método archivístico a la Administración de Documentos, que para Ariel Ricks en el año de 1976, era un concepto emergente, una "función archivística cuyo objeto es el de reducir el volumen de los documentos que se guardan, al núcleo que mejor satisface las necesidades de los investigadores" o "la aplicación de la administra-ción científica a la tramitación de los escritos administrativos con fines de eficiencia y economía, siendo todos los beneficios para los futuros investigadores. " (8)
Reflexionando sobre esas definiciones no nos queda más que aceptar que la Administración de Documentos no se creó para sustituir a la Archivística, sino como parte de ella, o de su quehacer en la organización de archivos; así, con esta idea intentaremos desarrollar este capítulo.
Pensando en el buen funcionamiento de la actividad archivística en México, es oportuno entender a la Administración de Documentos como parte importante de la Archivística, ya que, de manera personal, no es posible aplicarla correctamente si no se tienen conocimientos de los procedimientos archivísticos, por lo que no podemos intentar una separación ni querer que una sustituya a la otra.
Sin embargo, hemos observado como una carrera técnica de archivista ha cambiado su denominación por la de administradores de documentos; y como se sustituyen los cursos básicos de archivística por los de administración de documentos, intentando capacitar a empleados habilitados en la actividad, dándose no buenos resultados, ya que para que se pueda comprender dicho método es fundamental enseñarlo a archivistas ya formados o en proceso de formación, en fin esto lo comentaremos en el capítulo correspondiente a la capacitación.
Para llegar a entender que es la Administración de Documentos, ya que es un término muy utilizado en los sistemas archivísticos de nuestro país, es fundamental analizar cuatro puntos de importancia, que son:
" 1°.- La Administración de Documentos enfatiza la necesidad de prestar constante atención al ciclo vital _de los documentos, desde su creación inicial hasta su eliminación final o asignación a los archivos...
2o.- La Administración de Documentos enfatiza el método de programa
permanente para mejorar la tramitación de escritos del gobierno mediante pautas, reglamentaciones, adiestramiento y promociones adecuadas...
3o.- La Administración de documentos enfatiza el control constante de los procedimientos que utilizan escritos, particularmente con el objeto de prevenir la creación de formularios, informes u otros instrumentos escritos no esenciales o ineficientes.
4o.- La Administración de Documentos enfatiza el valor de la especialización en cualquier aspecto significativo de trámites que utilizan escritos que tienen una aplicación amplia o universal a las diversas funciones. de oficina" . (9)
Esos cuatro puntos, los que indican las funciones de la Administración de Documentos, nos ayudan a entenderla como una función de la Archivística, y le permite llevar un control de los documentos qUé formarán parte de un archivo, desde el seguimiento de su ciclo vital, estableciendo las tres etapas que conocemos como: la activa, la semi-activa y la inactiva, las que propician la valoración final de los documentos, ya fuera para su eliminación definitiva o su custodia como fuente documental histórica testimonial.
De igual manera se podría tomar como un método de programa permanente para controlar la tramitación de documentos públicos mediante un marco jurídico adecuado y eficiente.
Así, por medio de la Administración de Documentos se podría evitar la creación de instrumentos archivísticos no esenciales o ineficientes, además de propiciar la especialización en el manejo de los diferentes tipos de documentos, según el ciclo vital, que se encuentran en los archivos de la administración pública.
Sin embargo, para organizar archivos, conformando expedientes, detectando las series de los fondos documentales, elaborando los cuadros de clasificación, los inventarios y catálogos, es necesario utilizar a la Archivística, por lo que se podría pensar que la Administración de Documentos no interviene en archivos organizados y dando servicio, sino hasta que es necesario realizar una transferencia documental, ya fuera primaria, secundaria o para baja definitiva.
Después de intentar establecer la reflexión de que tanto la Archivística como la Administración de Documentos no deben sustituirse entre si, es conveniente comentar sobre las confusiones, que en la administración pública se han dado, al querer aplicar la
Administración de Documentos en lugar de la Archivística.
El problema, según mi parecer, radica en que se ha querido aplicar la Administración de Documentos a depósitos o bodegas de paquetes y cajas con docu mentos, es decir, solamente para dar de baja dicha documentación y no para dictaminar su valor administrativo y mucho menos con la idea de organizar un archivo administrativo que sirva en la gestión administrativa de las instituciones y dependencias; es posible que al adaptar la Administración de Documentos no se entendiera como una función archivística, o que en las formas, criterios y estrategias de su instalación no determinaran las diferencias archivísticas y de la propia administración pública de Estados Unidos, Canadá o Francia, con México, ya que si observamos el punto primero, de los cuatro que enumeramos, podemos vislumbrar que la administración de Documentos debe prestar constante atención al Ciclo Vital, "desde su creación inicial hasta su eliminación final o asignación a los archivos". Si esto lo leemos literalmente, la Administración de Documentos no se involucra con los archivos, ya que su función concluye cuando el documento es trasladado a ese repositorio, en ese momento es cuando, en México, la confusión crece de manera considerable ya que tenemos archivos de tramite, de concentración e históricos.
Es cuando debemos entender que la Administración de Documentos actúa exclusivamente sobre la documentación que se resguarda en oficinas de registro en trámite o de concentración y no en la organización de los archivos históricos conocidos por la propia materia como instituciones Archivistitas: ahí radica la diferencia entre archivos administrativos y los Históricos , ya que los primeros podrían no llamarse archivos , esa será nuestra duda.
LA ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS.
A partir de los años setentas se determinó en nuestro país adoptar como método archivístico a la Administración de Documentos, que para Ariel Ricks en el año de 1976, era un concepto emergente, una "función archivística cuyo objeto es el de reducir el volumen de los documentos que se guardan, al núcleo que mejor satisface las necesidades de los investigadores" o "la aplicación de la administra-ción científica a la tramitación de los escritos administrativos con fines de eficiencia y economía, siendo todos los beneficios para los futuros investigadores. " (8)
Reflexionando sobre esas definiciones no nos queda más que aceptar que la Administración de Documentos no se creó para sustituir a la Archivística, sino como parte de ella, o de su quehacer en la organización de archivos; así, con esta idea intentaremos desarrollar este capítulo.
Pensando en el buen funcionamiento de la actividad archivística en México, es oportuno entender a la Administración de Documentos como parte importante de la Archivística, ya que, de manera personal, no es posible aplicarla correctamente si no se tienen conocimientos de los procedimientos archivísticos, por lo que no podemos intentar una separación ni querer que una sustituya a la otra.
Sin embargo, hemos observado como una carrera técnica de archivista ha cambiado su denominación por la de administradores de documentos; y como se sustituyen los cursos básicos de archivística por los de administración de documentos, intentando capacitar a empleados habilitados en la actividad, dándose no buenos resultados, ya que para que se pueda comprender dicho método es fundamental enseñarlo a archivistas ya formados o en proceso de formación, en fin esto lo comentaremos en el capítulo correspondiente a la capacitación.
Para llegar a entender que es la Administración de Documentos, ya que es un término muy utilizado en los sistemas archivísticos de nuestro país, es fundamental analizar cuatro puntos de importancia, que son:
" 1°.- La Administración de Documentos enfatiza la necesidad de prestar constante atención al ciclo vital _de los documentos, desde su creación inicial hasta su eliminación final o asignación a los archivos...
2o.- La Administración de Documentos enfatiza el método de programa
permanente para mejorar la tramitación de escritos del gobierno mediante pautas, reglamentaciones, adiestramiento y promociones adecuadas...
3o.- La Administración de documentos enfatiza el control constante de los procedimientos que utilizan escritos, particularmente con el objeto de prevenir la creación de formularios, informes u otros instrumentos escritos no esenciales o ineficientes.
4o.- La Administración de Documentos enfatiza el valor de la especialización en cualquier aspecto significativo de trámites que utilizan escritos que tienen una aplicación amplia o universal a las diversas funciones. de oficina" . (9)
Esos cuatro puntos, los que indican las funciones de la Administración de Documentos, nos ayudan a entenderla como una función de la Archivística, y le permite llevar un control de los documentos qUé formarán parte de un archivo, desde el seguimiento de su ciclo vital, estableciendo las tres etapas que conocemos como: la activa, la semi-activa y la inactiva, las que propician la valoración final de los documentos, ya fuera para su eliminación definitiva o su custodia como fuente documental histórica testimonial.
De igual manera se podría tomar como un método de programa permanente para controlar la tramitación de documentos públicos mediante un marco jurídico adecuado y eficiente.
Así, por medio de la Administración de Documentos se podría evitar la creación de instrumentos archivísticos no esenciales o ineficientes, además de propiciar la especialización en el manejo de los diferentes tipos de documentos, según el ciclo vital, que se encuentran en los archivos de la administración pública.
Sin embargo, para organizar archivos, conformando expedientes, detectando las series de los fondos documentales, elaborando los cuadros de clasificación, los inventarios y catálogos, es necesario utilizar a la Archivística, por lo que se podría pensar que la Administración de Documentos no interviene en archivos organizados y dando servicio, sino hasta que es necesario realizar una transferencia documental, ya fuera primaria, secundaria o para baja definitiva.
Después de intentar establecer la reflexión de que tanto la Archivística como la Administración de Documentos no deben sustituirse entre si, es conveniente comentar sobre las confusiones, que en la administración pública se han dado, al querer aplicar la
Administración de Documentos en lugar de la Archivística.
El problema, según mi parecer, radica en que se ha querido aplicar la Administración de Documentos a depósitos o bodegas de paquetes y cajas con docu mentos, es decir, solamente para dar de baja dicha documentación y no para dictaminar su valor administrativo y mucho menos con la idea de organizar un archivo administrativo que sirva en la gestión administrativa de las instituciones y dependencias; es posible que al adaptar la Administración de Documentos no se entendiera como una función archivística, o que en las formas, criterios y estrategias de su instalación no determinaran las diferencias archivísticas y de la propia administración pública de Estados Unidos, Canadá o Francia, con México, ya que si observamos el punto primero, de los cuatro que enumeramos, podemos vislumbrar que la administración de Documentos debe prestar constante atención al Ciclo Vital, "desde su creación inicial hasta su eliminación final o asignación a los archivos". Si esto lo leemos literalmente, la Administración de Documentos no se involucra con los archivos, ya que su función concluye cuando el documento es trasladado a ese repositorio, en ese momento es cuando, en México, la confusión crece de manera considerable ya que tenemos archivos de tramite, de concentración e históricos.
Es cuando debemos entender que la Administración de Documentos actúa exclusivamente sobre la documentación que se resguarda en oficinas de registro en trámite o de concentración y no en la organización de los archivos históricos conocidos por la propia materia como instituciones Archivistitas: ahí radica la diferencia entre archivos administrativos y los Históricos , ya que los primeros podrían no llamarse archivos , esa será nuestra duda.
REFLEXIONES ARCHIVISTICAS. ( 2 de 8 partes )
II
LA ADMINISTRACION PUBLICA Y LOS DOCUMENTOS.
Los documentos nacen de una oficina o entidad, o de una persona física, de una familia o institución privada, y no sólo corresponden a procesos emanados de la administración pública, por eso existen documentos públicos y privados.
Sin embargo en esta ocasión es menester reflexionar sobre la documentación pública, aquella que se crea dentro de una gestión administrativa en una dependencia o institución pública, y que presenta una valoración notarial o administrativa según sea el caso. Nos referiremos a los documentos que guardados en un depósito deben ser reflejo de la institución que los generó, siguiendo la línea de las actividades, ya fueran jurídicas, administrativas, legislativas, judiciales o ejecutivas, y que son la materia prima para la formación de archivos.
De tal manera los archivos se conforman para tramitar los asuntos que corresponden a la oficina o entidad, y por eso se conservan aunque no siempre de manera adecuada. Dentro de la Administración Pública de nuestro país, el término archivo se utiliza de manera indiscriminada, sin .darle el valor real a su significado, es decir, cualquier estante, ropero, caja, cajón o librero con carpetas que guarden hojas de papel con escritos, ya fueran manuscritos o mecanuscritos, los llamamos archivos, sin tomar en cuenta que Archivo es " la suma de tres elementos: Documentos +organización + servicio,- por lo tanto – Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente histórica."(4)
En esta definición encontramos muchos elementos para el análisis y reflexión, pues bien, al ser un conjunto de documentos, no podemos pensar en una colección de éstos, ya que los archivos no pueden ser resultado de actos voluntarios o de criterio personal, es más, para que exista un archivo es necesario que haya una institución o dependencia con funciones y actividades que desarrollar, y el archivo es el reflejo de esas acciones, por eso se expresa la necesidad de que en la organización archivística sea respetado el Principio de Procedencia, cuya clave son el origen institucional y el proceso natural, es cuando se observa que el documento tiene un valor seriado, mismo
que puede proporcionar el cambio en su valoración de eminentemente administrativo a histórico testimonial.
Pero, como se debe de comprender, no es posible hablar de archivos y mucho menos en la Administración Pública, sin documentos, pero si puede haber documentos sin archivo, como lo ha manifestado Antonia Heredia Herrera.
Para poder definir la actividad archivística en la administración pública es fundamental entender que los documentos son la materia prima, el objeto sobre el cual el archivista realiza su función profesional, y que dichos documentos dan origen a los archivos; razón por la cual es fundamental conocer de que tipo de documentos están formados los expedientes de esas series propias de los archivos.
Documento, en un sentido general, es todo registro de información, no importando su soporte físico, abarcando aquello que pueda transmitir un conocimiento, así podemos englobar, en este sentido, libros, revistas, fotografías, cintas de grabación, películas, microfilms, láminas, partituras, proyectos etcétera; en general, se puede manifestar que documento es "el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información"(5)
Sin embargo, no todos los documentos son material de archivo, podemos pensar en trabajos de investigación, en documentales o en proyectos, de los que . están llenos los archivos o depósitos, pues estos, si no cumplen con el principio de ser reflejo de la institución que los creó no son propios de los archivos; no significa esto que los invalidemos para la investigación y conocimiento de la sociedad, sino que no fueron resultado de la práctica administrativa y jurídica de institución o dependencia pública o privada.
Pero es conveniente aclarar que si dentro del proceso documental, de una gestión, aparecen esos documentos como parte de los expedientes, es decir, relacionados con los asuntos que los documentos traten, se deben considerar como documentos de archivo, ya que, como lo manifestara Aurelio Tanodi, el documento de archivo se debe considerar como: " el soporte que contiene un texto que es el resultado de una actividad administrativa de una entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades...". (6)
Ante tales razonamientos, no es recomendable mandar a los archivos, en el proceso de transferencia documental, de parte de las áreas operativas, libros, folletos, revistas, invitaciones, cartas de felicitación personales, ni propuestas o proyectos que
no formen parte de la gestión administrativa o actividad de la dependencia, es decir, reflejo auténtico de los objetivos para los que fue creada, ya que no son considerados documentos públicos.
Esos documentos, impresos o trabajos, pueden guardarse en una especie de archivo personal o en una biblioteca, según sea el caso, pero nunca considerarlos parte del archivo institucional, porque no lo son, y sólo causan saturación y desconcierto al no poderse organizar ni clasificar en un archivo administrativo, llámese de trámite.
De igual manera encontramos, dentro de la administración pública, que en las áreas operativas se organizan archivos, manejados por las secretarias, los que son considerados como inmediatos, pero que no se apegan a ninguna técnica ni norma de la archivistica, y en ocasiones, por no decir siempre, son considerados los verdaderos archivos, dejando lo no importante o las copias simples en los archivos de trámite, los que en verdad se convierten en bodegas de los papeles inservibles.
Esos archivos inmediatos, a los que se les da tratamiento casi de personales y no públicos, no están sujetos a ninguna normatividad archivística, ya, que son trabajados como le acomoda a la secretaria o como el jefe ordena, y por ende solamente cuando pasan al archivo de trámite, si es que lo hacen, forman parte de los sistemas gubernamentales de archivos, propiciando un desconcierto en la tarea archivística de la dependencia o institución, en donde la anarquía hace su presencia, motivada por falta de conocimientos de parte de los empleados o funcionarios, que teniendo una responsabilidad administrativa de servicios generales o recursos materiales, deben manejar los archivos de las dependencias, y sinceramente, en su mayoría lo hacen sin conocer, ni querer hacerlo, el oficio o materia de la que son responsables, y se termina seudo administrando documentos.
Así que los documentos con valor administrativo se quedan en las oficinas, y entonces, ¿ que es lo que se almacena en las bodegas?, pues aquellos documentos que consideran de archivo muerto, es decir, que ya no le sirven al jefe de esa oficina.
Pero el conflicto se presenta cuando se transfiere la documentación, lo que se hace por medio de paquetes formados por lo que se llama "minutarios" estos no forman expedientes por asuntos, se organizan cronológicamente, y existirán tantos minutarios como documentos se reciban o se remitan.
Y en los archivos de trámite los dejan exactamente igual, sin preocuparse en hacer expedientes determinados por los asuntos y colocándolos según su fondo,
sección, serie y subserie, labor que propicia una organización adecuada, siempre bajo el principio de procedencia institucional, estableciendo un servicio adecuado a las áreas que generaron la documentación.
Por eso se manifiesta que difícilmente los archivos de trámite, de las dependencias de la administración pública, organizan la documentación que reciben en expedientes, aunque existen grandes excepciones, y eso está en contra de la naturaleza archivística, no solo de México, sino del mundo.
Definitivamente no es obligación de las secretarias conocer de archivística, pero la obligación de ser archivista ¿a quién se la damos?, al personal habilitado en el archivo o al administrador que dice manejar los archivos.
Sin tratar de desviar la atención del asunto es im portante aclarar que dicha problemática archivística no es nueva, ya que, como lo ha manifestado, Enrique Ampudia Mello: "… hasta hace unos 40 años, los archivos tuvieron dentro de la administración pública mexicana, un alto Estatuto Institucional y Jurídico, así como una reconocida capacidad técnica y operativa, en plena conformidad con su condición de servicios esenciales para los Órganos de Gobierno…Ahí están justamente, los Archivos sobre los Archivos para demostrarlo: en nuestro país, por lo menos a nivel federal, la verdadera tradición ha sido la de otorgar a los servicios archivísticos, una posición eminente dentro de la Administración Pública...". (7)
Podríamos argumentar que el problema llegó por falta de conocimiento sobre los archivos y sus técnicas de organización, clasificación e inventariado, dándose la ineficiencia en el servicio, lo que provocó que los archivos fueran rebasados por el cúmulo documental, por lo que la administración pública, al no tener respuesta a sus demandas de información, creó servicios sustitutos, en los que podemos englobar los archivos personales o secretariales, a los centros de documentación y a la unidades de control de gestión, ocupando los recursos que en otros tiempos se destinaban a los archivos. Y los archivos se fueron quedando como depósitos de papeles inservibles, junto con basura y muebles rotos.
Ese círculo vicioso no ha permitido, la mayor de las veces, que los documentos generados en la administración pública estén resguardados, conservados y ordenados en los archivos, que conocemos hoy en día como de trámite, los que serían las instancias legales para dar un servicio archivístico a las áreas generadoras de dicha documentación, y sigan, durante toda su vigencia, custodiados por las secretarias, sin
expedientación ni orden.
Por lo tanto, debemos comprender que cuando los documentos, formando minutarios y no expedientes, llegan al archivo es porque el área operativa ya los ha considerado obsoletos, pero solicita sean guardados por cierto tiempo, sin darles un valor administrativo, sólo por evitar un conflicto archivístico con las autoridades correspondientes.
Así, el archivista, el que recibe cientos y cientos de paquetes para su custodia, no ejerce la actividad archivística dentro de su función en la administración pública, ya que al no existir control de los minutarios la tarea de expedientación se haría interminable, y con fundamento en los listados, que no contienen información, ponen los paquetes en un sitio físico dentro del salón o cuarto al que llaman archivo, pero en realidad es una gran bodega en espera que concluya su tiempo de resguardo sin importar que su valor administrativo haya terminado en realidad.
Los documentos, que se generan en la administración pública, son el instrumento verídico de las acciones efectuadas o por efectuar, son, por ende, los testimonios de las funciones de una institución o dependencia, por eso su cuidado y manejo es de suma importancia en cualquier oficina gubernamental. Sin embargo, si éstos no están expedientados, se corre el riesgo de que se revuelvan y no se pueda dar el servicio que se requiere.
Así que los documentos públicos son reflejo de las gestiones administrativas, y los responsables de ellas deben de conocer las actividades archivísticas o encomendarlas a expertos, ya que el documento es el testimonio de la actividad, y por tal importancia debe ser bien manejado y custodiado, formando parte de los procesos administrativos que reflejarán la historia de las instituciones, de los pueblos y naciones, siendo el hombre y la mujer los actores principales en la toma de determinaciones en el presente y para el futuro.
Por desgracia, aún existen muchos archivos públicos que están mal manejados y organizados, los que son bodegas esperando ser desocupadas, en las cuales los documentos no tienen inventarios, ni calendarios de caducidad y mucho menos una valoración real, todos son considerados parte del archivo muerto, un termino acuñado por la administración pública para referirse a la documentación que considera obsoleta, pero que ha estado mal empleado, es más no debería existir o utilizarse, ya que si es archivo, según sus definiciones, no puede estar muerto, la verdad es que no es archivo, y para que lo sea se necesita la participación comprometida de la administración pública, ya que se trata de sus documentos.
Ese es un problema grave que tendrá que resolverse de inmediato, para poder tener ordenada la documentación de la Administración Pública.
LA ADMINISTRACION PUBLICA Y LOS DOCUMENTOS.
Los documentos nacen de una oficina o entidad, o de una persona física, de una familia o institución privada, y no sólo corresponden a procesos emanados de la administración pública, por eso existen documentos públicos y privados.
Sin embargo en esta ocasión es menester reflexionar sobre la documentación pública, aquella que se crea dentro de una gestión administrativa en una dependencia o institución pública, y que presenta una valoración notarial o administrativa según sea el caso. Nos referiremos a los documentos que guardados en un depósito deben ser reflejo de la institución que los generó, siguiendo la línea de las actividades, ya fueran jurídicas, administrativas, legislativas, judiciales o ejecutivas, y que son la materia prima para la formación de archivos.
De tal manera los archivos se conforman para tramitar los asuntos que corresponden a la oficina o entidad, y por eso se conservan aunque no siempre de manera adecuada. Dentro de la Administración Pública de nuestro país, el término archivo se utiliza de manera indiscriminada, sin .darle el valor real a su significado, es decir, cualquier estante, ropero, caja, cajón o librero con carpetas que guarden hojas de papel con escritos, ya fueran manuscritos o mecanuscritos, los llamamos archivos, sin tomar en cuenta que Archivo es " la suma de tres elementos: Documentos +organización + servicio,- por lo tanto – Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente histórica."(4)
En esta definición encontramos muchos elementos para el análisis y reflexión, pues bien, al ser un conjunto de documentos, no podemos pensar en una colección de éstos, ya que los archivos no pueden ser resultado de actos voluntarios o de criterio personal, es más, para que exista un archivo es necesario que haya una institución o dependencia con funciones y actividades que desarrollar, y el archivo es el reflejo de esas acciones, por eso se expresa la necesidad de que en la organización archivística sea respetado el Principio de Procedencia, cuya clave son el origen institucional y el proceso natural, es cuando se observa que el documento tiene un valor seriado, mismo
que puede proporcionar el cambio en su valoración de eminentemente administrativo a histórico testimonial.
Pero, como se debe de comprender, no es posible hablar de archivos y mucho menos en la Administración Pública, sin documentos, pero si puede haber documentos sin archivo, como lo ha manifestado Antonia Heredia Herrera.
Para poder definir la actividad archivística en la administración pública es fundamental entender que los documentos son la materia prima, el objeto sobre el cual el archivista realiza su función profesional, y que dichos documentos dan origen a los archivos; razón por la cual es fundamental conocer de que tipo de documentos están formados los expedientes de esas series propias de los archivos.
Documento, en un sentido general, es todo registro de información, no importando su soporte físico, abarcando aquello que pueda transmitir un conocimiento, así podemos englobar, en este sentido, libros, revistas, fotografías, cintas de grabación, películas, microfilms, láminas, partituras, proyectos etcétera; en general, se puede manifestar que documento es "el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información"(5)
Sin embargo, no todos los documentos son material de archivo, podemos pensar en trabajos de investigación, en documentales o en proyectos, de los que . están llenos los archivos o depósitos, pues estos, si no cumplen con el principio de ser reflejo de la institución que los creó no son propios de los archivos; no significa esto que los invalidemos para la investigación y conocimiento de la sociedad, sino que no fueron resultado de la práctica administrativa y jurídica de institución o dependencia pública o privada.
Pero es conveniente aclarar que si dentro del proceso documental, de una gestión, aparecen esos documentos como parte de los expedientes, es decir, relacionados con los asuntos que los documentos traten, se deben considerar como documentos de archivo, ya que, como lo manifestara Aurelio Tanodi, el documento de archivo se debe considerar como: " el soporte que contiene un texto que es el resultado de una actividad administrativa de una entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades...". (6)
Ante tales razonamientos, no es recomendable mandar a los archivos, en el proceso de transferencia documental, de parte de las áreas operativas, libros, folletos, revistas, invitaciones, cartas de felicitación personales, ni propuestas o proyectos que
no formen parte de la gestión administrativa o actividad de la dependencia, es decir, reflejo auténtico de los objetivos para los que fue creada, ya que no son considerados documentos públicos.
Esos documentos, impresos o trabajos, pueden guardarse en una especie de archivo personal o en una biblioteca, según sea el caso, pero nunca considerarlos parte del archivo institucional, porque no lo son, y sólo causan saturación y desconcierto al no poderse organizar ni clasificar en un archivo administrativo, llámese de trámite.
De igual manera encontramos, dentro de la administración pública, que en las áreas operativas se organizan archivos, manejados por las secretarias, los que son considerados como inmediatos, pero que no se apegan a ninguna técnica ni norma de la archivistica, y en ocasiones, por no decir siempre, son considerados los verdaderos archivos, dejando lo no importante o las copias simples en los archivos de trámite, los que en verdad se convierten en bodegas de los papeles inservibles.
Esos archivos inmediatos, a los que se les da tratamiento casi de personales y no públicos, no están sujetos a ninguna normatividad archivística, ya, que son trabajados como le acomoda a la secretaria o como el jefe ordena, y por ende solamente cuando pasan al archivo de trámite, si es que lo hacen, forman parte de los sistemas gubernamentales de archivos, propiciando un desconcierto en la tarea archivística de la dependencia o institución, en donde la anarquía hace su presencia, motivada por falta de conocimientos de parte de los empleados o funcionarios, que teniendo una responsabilidad administrativa de servicios generales o recursos materiales, deben manejar los archivos de las dependencias, y sinceramente, en su mayoría lo hacen sin conocer, ni querer hacerlo, el oficio o materia de la que son responsables, y se termina seudo administrando documentos.
Así que los documentos con valor administrativo se quedan en las oficinas, y entonces, ¿ que es lo que se almacena en las bodegas?, pues aquellos documentos que consideran de archivo muerto, es decir, que ya no le sirven al jefe de esa oficina.
Pero el conflicto se presenta cuando se transfiere la documentación, lo que se hace por medio de paquetes formados por lo que se llama "minutarios" estos no forman expedientes por asuntos, se organizan cronológicamente, y existirán tantos minutarios como documentos se reciban o se remitan.
Y en los archivos de trámite los dejan exactamente igual, sin preocuparse en hacer expedientes determinados por los asuntos y colocándolos según su fondo,
sección, serie y subserie, labor que propicia una organización adecuada, siempre bajo el principio de procedencia institucional, estableciendo un servicio adecuado a las áreas que generaron la documentación.
Por eso se manifiesta que difícilmente los archivos de trámite, de las dependencias de la administración pública, organizan la documentación que reciben en expedientes, aunque existen grandes excepciones, y eso está en contra de la naturaleza archivística, no solo de México, sino del mundo.
Definitivamente no es obligación de las secretarias conocer de archivística, pero la obligación de ser archivista ¿a quién se la damos?, al personal habilitado en el archivo o al administrador que dice manejar los archivos.
Sin tratar de desviar la atención del asunto es im portante aclarar que dicha problemática archivística no es nueva, ya que, como lo ha manifestado, Enrique Ampudia Mello: "… hasta hace unos 40 años, los archivos tuvieron dentro de la administración pública mexicana, un alto Estatuto Institucional y Jurídico, así como una reconocida capacidad técnica y operativa, en plena conformidad con su condición de servicios esenciales para los Órganos de Gobierno…Ahí están justamente, los Archivos sobre los Archivos para demostrarlo: en nuestro país, por lo menos a nivel federal, la verdadera tradición ha sido la de otorgar a los servicios archivísticos, una posición eminente dentro de la Administración Pública...". (7)
Podríamos argumentar que el problema llegó por falta de conocimiento sobre los archivos y sus técnicas de organización, clasificación e inventariado, dándose la ineficiencia en el servicio, lo que provocó que los archivos fueran rebasados por el cúmulo documental, por lo que la administración pública, al no tener respuesta a sus demandas de información, creó servicios sustitutos, en los que podemos englobar los archivos personales o secretariales, a los centros de documentación y a la unidades de control de gestión, ocupando los recursos que en otros tiempos se destinaban a los archivos. Y los archivos se fueron quedando como depósitos de papeles inservibles, junto con basura y muebles rotos.
Ese círculo vicioso no ha permitido, la mayor de las veces, que los documentos generados en la administración pública estén resguardados, conservados y ordenados en los archivos, que conocemos hoy en día como de trámite, los que serían las instancias legales para dar un servicio archivístico a las áreas generadoras de dicha documentación, y sigan, durante toda su vigencia, custodiados por las secretarias, sin
expedientación ni orden.
Por lo tanto, debemos comprender que cuando los documentos, formando minutarios y no expedientes, llegan al archivo es porque el área operativa ya los ha considerado obsoletos, pero solicita sean guardados por cierto tiempo, sin darles un valor administrativo, sólo por evitar un conflicto archivístico con las autoridades correspondientes.
Así, el archivista, el que recibe cientos y cientos de paquetes para su custodia, no ejerce la actividad archivística dentro de su función en la administración pública, ya que al no existir control de los minutarios la tarea de expedientación se haría interminable, y con fundamento en los listados, que no contienen información, ponen los paquetes en un sitio físico dentro del salón o cuarto al que llaman archivo, pero en realidad es una gran bodega en espera que concluya su tiempo de resguardo sin importar que su valor administrativo haya terminado en realidad.
Los documentos, que se generan en la administración pública, son el instrumento verídico de las acciones efectuadas o por efectuar, son, por ende, los testimonios de las funciones de una institución o dependencia, por eso su cuidado y manejo es de suma importancia en cualquier oficina gubernamental. Sin embargo, si éstos no están expedientados, se corre el riesgo de que se revuelvan y no se pueda dar el servicio que se requiere.
Así que los documentos públicos son reflejo de las gestiones administrativas, y los responsables de ellas deben de conocer las actividades archivísticas o encomendarlas a expertos, ya que el documento es el testimonio de la actividad, y por tal importancia debe ser bien manejado y custodiado, formando parte de los procesos administrativos que reflejarán la historia de las instituciones, de los pueblos y naciones, siendo el hombre y la mujer los actores principales en la toma de determinaciones en el presente y para el futuro.
Por desgracia, aún existen muchos archivos públicos que están mal manejados y organizados, los que son bodegas esperando ser desocupadas, en las cuales los documentos no tienen inventarios, ni calendarios de caducidad y mucho menos una valoración real, todos son considerados parte del archivo muerto, un termino acuñado por la administración pública para referirse a la documentación que considera obsoleta, pero que ha estado mal empleado, es más no debería existir o utilizarse, ya que si es archivo, según sus definiciones, no puede estar muerto, la verdad es que no es archivo, y para que lo sea se necesita la participación comprometida de la administración pública, ya que se trata de sus documentos.
Ese es un problema grave que tendrá que resolverse de inmediato, para poder tener ordenada la documentación de la Administración Pública.
PRESENTACION DE UN LIBRO SOBRE ARCHIVOS
REFLEXIONES ARCHIVISTICAS
( 1 de 8 partes )
Por
JORGE NACIF MINA.
1995.
"La función del archivero (archivista), es la de ser servidor de la verdad, de la verdad sin adjetivos, no de la verdad que podría gustar a determinadas personas o servir a la tesis de tal escuela o de tal otra. "
Sir Hilary Jenkinson. (París, 23 agosto de 1950).
DEDICATORIA.
A
Jorge Raúl y Marcela Ketrín Rimita,
Jorge Abraham y Monserrat,
para que valoren la historia documental de México.
A Tulio Hernández Gómez,
con respeto y admiración.
A José Mina
con agradecimiento
PROLOGO.
Cuando me asomé por primera vez al mundo de los archivos con el propósito de contribuir a resguardar algunos testimonios de la vida de nuestro país que permitieran a los historiadores reelaborarle, fue cuando trabajé en el Departamento del Distrito Federal.
En efecto, en esa época -hace casi quince años- me hice cargo de un proyecto consistente en el rescate de .los expedientes de reos que lo habían sido en Lecumberri y que- luego del cierre de esa'.prisión, habían quedado embodegados en distintos locales a cargo del Departamento del Distrito Federal.
En ese entonces era yo estudiante de filosofía y no sabía nada sobre archivos que no fuera lo que cualquier persona de cultura media conoce, por lo que mi primer tarea al aceptar mi misión fue buscar la literatura necesaria para fundamentar y construir un proyecto de rescate apropiado.
Desde entonces y hasta ahora me he encontrado conque en nuestro país poco se ha escrito sobre el tema y que, en general, es difícil encontrar literatura en nuestro campo de actividad que nos ayude a preservar nuestra memoria documental evitando que se cometan errores que la ignorancia y la improvisación producen.
Por tal razón saludo con gran estusiasmo el libro que ahora nos da a conocer Jorge N acif Mina, pues contribuye a llenar un hueco enorme en nuestra profesión.
Por otro lado, el libro de Jorge NacifMina no es una mera exposición de principios y técnicas archivísticas aprendidas en manuales, sino el extracto de la experiencia que a lo largo de más de una década ha ido acumulando en su trabajo, primero como empleado y luego como responsable, en uno de los archivos más interesantes de nuestro país: El Archivo Histórico de la Ciudad de México.
Bienvenido sea este libro pues seguramente se convertirá en estímulo para que otros distinguidos colegas nos leguen suconocimiento y sirva de orien-tación a quienes, como yo hace quince años, se inician en el intrincado pero maravilloso mundo de los archivos. Estos últimos podrán contar desde ahora con un magnífico apoyo para el desarrollo de sus labores.
Ricardo Octavio Morales Carmona
Enero de 1995
INTRODUCCION.
Reflexionar sobre el trabajo archivístico puede llegar a convertirse en una obsesión, y más aún si de manera cotidiana se trabaja en un archivo con la idea fija de provocar cambios y re reformas a los sistemas, para beneficio de la actividad.
La obsesión a la que nos referimos puede ser la causa de bloqueos o incongruencias al querer realizar análisis sobre la problemática o desarropo de los servicios archivísticos, al grado de provocar confusiones entre los trabajadores de los archivos, razón por la cual es necesario conocer de manera profunda la tarea archivística, así como a las instituciones administrativas y gubernamentales, para poder generar una teoría archivística en México
Reconocemos que somos partidarios de que en nuestro país se configure una teoría archivística propia, es decir, congruente a las características históricas, culturales, sociales, económicas y administrativas de México, considerando que con estudios serios al respecto se podría dar solución a muchos de los conflictos archivísticos que se viven en la actualidad; pero sin cerrar las puertas del conocimiento a las experiencias y teorías de otras partes del mundo.
Sin embargo esos no son los motivos de este trabajo, precisamente porque no queremos que la pasión archivística nos haga caer en obsesiones; por lo pronto solamente se pretende reflexionar en tomo a una serie de experiencias en la materia, sin pretender presentar una teoría y práctica archivística, ya que nos falta, aún, mucho por aprender, leer y conocer para tratar de intentado.
Lo que aquí se expone es el resultado de la observación realizada durante un poco más de cinco años en tomo a los Congresos Nacionales, uno Internacional, en Canadá, y el trabajo en el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Departamento del Distrito Federal, aunque no se hace referencia a ninguna de esas experiencias.
Estamos seguros que muchos de los lectores, o especialistas, no encontrarán nada nuevo en cada uno de los capítulos que hemos redactado, ya que conocen a la perfección todo en materia archivística o de la administración de documentos; a ellos les pedimos que nada más hagan una pausa en crítica y reflexionen sobre los puntos y asuntos que en este espacio se tratan, y así se de comienzo con el análisis archivístico que en nuestro país se necesita.
De tal manera, el único objetivo que se persigue es el de sumar y multiplicar esfuerzos para que la actividad archivística y el oficio mismos se dignifiquen, propiciando que la administración pública reconsidere su posición ante sus archivos y archivistas; y como lo primero es saber y reconocer cuales pueden ser las fallas, presentamos estas breves reflexiones archivísticas.
Jorge Nacif Mina.
INDICE GENERAL.
I.- Apunte Histórico. 8
II.- La administración pública
y los documentos. 11
III.- La Administración
de Documentos. 17
IV.- Una Verdad Insoslayable. 20
V.- Profesionalización:
Hacia una nueva era
en la capacitación archivística 22
VI.- Preservar Testimonios
Históricos. 27
Conclusiones. 33
Notas. 36
Bibliografía. 38
I.
APUNTE HISTORICO.
En la historia de la humanidad la característica constante ha sido el registro y transmisión de la memoria, y aún teniendo una redacción escrita la expresión oral dio origen a las formas mnemónicas.(1)
En la antigua Grecia un empleado, llamado mnémon, al que se le podría definir como el hombre de la memoria, dentro de sus funciones tenía la de recordar sentencias..pronunciadas por los jueces, así como los contratos estipulados entre los particulares y expresados oralmente, y solamente en un segundo tiempo predominó la forma escrita, constituyéndose los archivos.
En la revisión de la historia del hombre no podemos olvidar, que entre los Incas existió un medio mnemónico de importancia, nos referimos a los quipus, que eran cuerdecitas de varios colores y tamaños, que anudadas y relacionadas permitían que los quipu camayoc, (interpretes de los quipus), pudieran recordar acontecimientos lejanos, noticias estadísticas, datos financieros y. hechos de la historia y la cotidianidad.
La memoria, como instrumento de la vida humana, se proyectó en representaciones gráficas, las que recordaban y comunicaban los acontecimientos; el dibujo sobre las rocas o paredes de las cavernas, habitadas por el hombre prehistórico, permitió a los miembros de los grupos la supervivencia, al informar sobre la presencia de posible caza, de animales feroces y de grupos hostiles, así como para registrar sus ritos, miedos, creencias y tradiciones. El trazado o esgrafiado constituyó la primera forma de verdadera escritura, como es el caso de los jeroglíficos egipcios y de los ideogramas y pictogramas chinos y mexicas.
Una nueva etapa se verificó con la creación de una escritura en clave, es decir, con símbolos convencionales, que a diferencia de los ideogramas y pictogramas, no tenían ninguna afinidad gráfica con nada de lo representado por ellos. " La primera codificación en el viejo mundo es obra de los sumerios y se remonta a más de cinco mil años atrás, mientras que en América el descubrimiento y la sucesiva destrucción de todo documento escrito, ocurrió quizá precisamente en la fase de traspaso de la representación pictográfica a la del códice. (2)
Ante tales conocimientos, podemos observar que con la transformación del signo gráfico de imagen estilizada del objeto representado en un mero símbolo convencional, tuvo inicio la gran producción de documentos escritos, teniendo como soporte los mas diversos materiales escriptorios: hojas, madera, metales, arcilla, piel, papiro, pergamino o papel.
Por desgracia, los documentos de la antigüedad escritos sobre materiales perecederos, como las hojas, tablillas enceradas y el papiro, se han perdido; en cambio permanecen en gran número los documentos escritos sobre una materia duradera, como tablillas de arcilla cocidas en hornos o secadas al sol, los huesos, y caparazones de tortuga utilizados en China desde el II milenio ac.; es conveniente aclarar que en Egipto se conservaron, por su tratamiento, escritos en papiro.
En la edad media es cuando se da la transición del papiro al pergamino, para después, pasar al papel. En la edad moderna los archivos más ricos fueron los de Europa occidental: Italia, Francia, Alemania, Inglaterra y España, cinco naciones que con sus archivos han participado en la escritura de la historia del mundo. Así Elio Lodolini reflexiona, en su libro sobre "Archivística, Principios y Problemas": " In-comparable es la riqueza del Archivo Vaticano; riquísimos también son los Archivos de Austria, Bélgica, Holanda, Portugal, así como de China y de algunos países de Asia; mientras que gran parte de África está desprovista de archivos y documentos escritos antes de la época colonial; y América, que tiene solamente archivos de fecha posterior al descubrimiento, porque los archivos de los mexicas y de los mayas, fueron destruidos" (3)
Toda esa memoria histórica se resguarda en los archivos, dando inicio en los administrativos y llegando a los históricos, donde encontrarán su repositorio definitivo; para que ese principio suceda es necesario contar con buenos y ordenados archivos administrativos, y así continuar resguardando la memoria escrita de la humanidad.
En México se mantienen archivos de la época virreinal, de la independencia, del México independiente; se conservan, en todo el territorio, archivos municipales, estatales o generales, notariales, del servicio diplomático, de las secretarías de estado, de servicios clínicos y hospitalarios; se organizan archivos universitarios, de las gestiones administrativas y del servicio público.
La memoria documental, que para nuestro país representa el conocimiento de los hechos que dieron lugar a tres siglos de coloniaje, esa memoria, que formada con papel y tinta difundió las ideas más puras de libertad e independencia y no descansó hasta plasmarse en el acta de Independencia del Imperio Mexicano. Ella, la que conviviendo con los hombres y mujeres, conoció diferentes ideas redactadas en su cuerpo, coronando el inicio de una etapa de vida con el sueño de todo ser humano i la libertad!; dejándola escrita en la Constitución Federal de los Estados Unidos Mexicanos de 1824, la que le dio a los mismos un país con leyes propias, las que forman parte de la misma Memoria Histórica Documental.
Los documentos siguieron caminando junto a la historia, encontrando acciones bélicas, religiosas, legislativas, judiciales y ejecutivas, tomando nota de cada una de ellas para que las nuevas generaciones revaloraran el pasado y fundamentaran su presente; así participó, con un papel principal, en las luchas intestinas entre liberales y conservadores; estuvo junto a Juárez, ocupando parte del carruaje en la travesía patriótica por la restauración de la República, aunque también registró las normas del gobierno del emperador Maximiliano, bebiendo parte de la ideología de los conservadores; ya todos los entendió y sirvió como testimonio de sus creencias; y pasó por el porfirismo, y resguardó los pasajes heroicos de la revolución, dejando en los decretos y Constitución Política de 1917 el cambio de época y, la entrada de las nuevas administraciones con los gobiernos emanados de la Revolución Mexicana. Por eso los documentos que forman esa memoria son históricos, los que forman parte del Patrimonio Monumental de la Nación mexicana, y como tal debe ser resguardado y conservado, ya que es parte del fundamento de nuestra irresponsable, para tener espacios libres para otros menesteres
Sin embargo, podemos asegurar que la historia de la archivística, de los archivos y de los documentos está unida a la historia de la humanidad, yeso es significativo para los archivos administrativos e históricos del mundo y en este caso de México, ya que ese proceso histórico no podrá ser borrado por ninguna determinación, pues ya está escrito en la propia historia de México.
( 1 de 8 partes )
Por
JORGE NACIF MINA.
1995.
"La función del archivero (archivista), es la de ser servidor de la verdad, de la verdad sin adjetivos, no de la verdad que podría gustar a determinadas personas o servir a la tesis de tal escuela o de tal otra. "
Sir Hilary Jenkinson. (París, 23 agosto de 1950).
DEDICATORIA.
A
Jorge Raúl y Marcela Ketrín Rimita,
Jorge Abraham y Monserrat,
para que valoren la historia documental de México.
A Tulio Hernández Gómez,
con respeto y admiración.
A José Mina
con agradecimiento
PROLOGO.
Cuando me asomé por primera vez al mundo de los archivos con el propósito de contribuir a resguardar algunos testimonios de la vida de nuestro país que permitieran a los historiadores reelaborarle, fue cuando trabajé en el Departamento del Distrito Federal.
En efecto, en esa época -hace casi quince años- me hice cargo de un proyecto consistente en el rescate de .los expedientes de reos que lo habían sido en Lecumberri y que- luego del cierre de esa'.prisión, habían quedado embodegados en distintos locales a cargo del Departamento del Distrito Federal.
En ese entonces era yo estudiante de filosofía y no sabía nada sobre archivos que no fuera lo que cualquier persona de cultura media conoce, por lo que mi primer tarea al aceptar mi misión fue buscar la literatura necesaria para fundamentar y construir un proyecto de rescate apropiado.
Desde entonces y hasta ahora me he encontrado conque en nuestro país poco se ha escrito sobre el tema y que, en general, es difícil encontrar literatura en nuestro campo de actividad que nos ayude a preservar nuestra memoria documental evitando que se cometan errores que la ignorancia y la improvisación producen.
Por tal razón saludo con gran estusiasmo el libro que ahora nos da a conocer Jorge N acif Mina, pues contribuye a llenar un hueco enorme en nuestra profesión.
Por otro lado, el libro de Jorge NacifMina no es una mera exposición de principios y técnicas archivísticas aprendidas en manuales, sino el extracto de la experiencia que a lo largo de más de una década ha ido acumulando en su trabajo, primero como empleado y luego como responsable, en uno de los archivos más interesantes de nuestro país: El Archivo Histórico de la Ciudad de México.
Bienvenido sea este libro pues seguramente se convertirá en estímulo para que otros distinguidos colegas nos leguen suconocimiento y sirva de orien-tación a quienes, como yo hace quince años, se inician en el intrincado pero maravilloso mundo de los archivos. Estos últimos podrán contar desde ahora con un magnífico apoyo para el desarrollo de sus labores.
Ricardo Octavio Morales Carmona
Enero de 1995
INTRODUCCION.
Reflexionar sobre el trabajo archivístico puede llegar a convertirse en una obsesión, y más aún si de manera cotidiana se trabaja en un archivo con la idea fija de provocar cambios y re reformas a los sistemas, para beneficio de la actividad.
La obsesión a la que nos referimos puede ser la causa de bloqueos o incongruencias al querer realizar análisis sobre la problemática o desarropo de los servicios archivísticos, al grado de provocar confusiones entre los trabajadores de los archivos, razón por la cual es necesario conocer de manera profunda la tarea archivística, así como a las instituciones administrativas y gubernamentales, para poder generar una teoría archivística en México
Reconocemos que somos partidarios de que en nuestro país se configure una teoría archivística propia, es decir, congruente a las características históricas, culturales, sociales, económicas y administrativas de México, considerando que con estudios serios al respecto se podría dar solución a muchos de los conflictos archivísticos que se viven en la actualidad; pero sin cerrar las puertas del conocimiento a las experiencias y teorías de otras partes del mundo.
Sin embargo esos no son los motivos de este trabajo, precisamente porque no queremos que la pasión archivística nos haga caer en obsesiones; por lo pronto solamente se pretende reflexionar en tomo a una serie de experiencias en la materia, sin pretender presentar una teoría y práctica archivística, ya que nos falta, aún, mucho por aprender, leer y conocer para tratar de intentado.
Lo que aquí se expone es el resultado de la observación realizada durante un poco más de cinco años en tomo a los Congresos Nacionales, uno Internacional, en Canadá, y el trabajo en el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Departamento del Distrito Federal, aunque no se hace referencia a ninguna de esas experiencias.
Estamos seguros que muchos de los lectores, o especialistas, no encontrarán nada nuevo en cada uno de los capítulos que hemos redactado, ya que conocen a la perfección todo en materia archivística o de la administración de documentos; a ellos les pedimos que nada más hagan una pausa en crítica y reflexionen sobre los puntos y asuntos que en este espacio se tratan, y así se de comienzo con el análisis archivístico que en nuestro país se necesita.
De tal manera, el único objetivo que se persigue es el de sumar y multiplicar esfuerzos para que la actividad archivística y el oficio mismos se dignifiquen, propiciando que la administración pública reconsidere su posición ante sus archivos y archivistas; y como lo primero es saber y reconocer cuales pueden ser las fallas, presentamos estas breves reflexiones archivísticas.
Jorge Nacif Mina.
INDICE GENERAL.
I.- Apunte Histórico. 8
II.- La administración pública
y los documentos. 11
III.- La Administración
de Documentos. 17
IV.- Una Verdad Insoslayable. 20
V.- Profesionalización:
Hacia una nueva era
en la capacitación archivística 22
VI.- Preservar Testimonios
Históricos. 27
Conclusiones. 33
Notas. 36
Bibliografía. 38
I.
APUNTE HISTORICO.
En la historia de la humanidad la característica constante ha sido el registro y transmisión de la memoria, y aún teniendo una redacción escrita la expresión oral dio origen a las formas mnemónicas.(1)
En la antigua Grecia un empleado, llamado mnémon, al que se le podría definir como el hombre de la memoria, dentro de sus funciones tenía la de recordar sentencias..pronunciadas por los jueces, así como los contratos estipulados entre los particulares y expresados oralmente, y solamente en un segundo tiempo predominó la forma escrita, constituyéndose los archivos.
En la revisión de la historia del hombre no podemos olvidar, que entre los Incas existió un medio mnemónico de importancia, nos referimos a los quipus, que eran cuerdecitas de varios colores y tamaños, que anudadas y relacionadas permitían que los quipu camayoc, (interpretes de los quipus), pudieran recordar acontecimientos lejanos, noticias estadísticas, datos financieros y. hechos de la historia y la cotidianidad.
La memoria, como instrumento de la vida humana, se proyectó en representaciones gráficas, las que recordaban y comunicaban los acontecimientos; el dibujo sobre las rocas o paredes de las cavernas, habitadas por el hombre prehistórico, permitió a los miembros de los grupos la supervivencia, al informar sobre la presencia de posible caza, de animales feroces y de grupos hostiles, así como para registrar sus ritos, miedos, creencias y tradiciones. El trazado o esgrafiado constituyó la primera forma de verdadera escritura, como es el caso de los jeroglíficos egipcios y de los ideogramas y pictogramas chinos y mexicas.
Una nueva etapa se verificó con la creación de una escritura en clave, es decir, con símbolos convencionales, que a diferencia de los ideogramas y pictogramas, no tenían ninguna afinidad gráfica con nada de lo representado por ellos. " La primera codificación en el viejo mundo es obra de los sumerios y se remonta a más de cinco mil años atrás, mientras que en América el descubrimiento y la sucesiva destrucción de todo documento escrito, ocurrió quizá precisamente en la fase de traspaso de la representación pictográfica a la del códice. (2)
Ante tales conocimientos, podemos observar que con la transformación del signo gráfico de imagen estilizada del objeto representado en un mero símbolo convencional, tuvo inicio la gran producción de documentos escritos, teniendo como soporte los mas diversos materiales escriptorios: hojas, madera, metales, arcilla, piel, papiro, pergamino o papel.
Por desgracia, los documentos de la antigüedad escritos sobre materiales perecederos, como las hojas, tablillas enceradas y el papiro, se han perdido; en cambio permanecen en gran número los documentos escritos sobre una materia duradera, como tablillas de arcilla cocidas en hornos o secadas al sol, los huesos, y caparazones de tortuga utilizados en China desde el II milenio ac.; es conveniente aclarar que en Egipto se conservaron, por su tratamiento, escritos en papiro.
En la edad media es cuando se da la transición del papiro al pergamino, para después, pasar al papel. En la edad moderna los archivos más ricos fueron los de Europa occidental: Italia, Francia, Alemania, Inglaterra y España, cinco naciones que con sus archivos han participado en la escritura de la historia del mundo. Así Elio Lodolini reflexiona, en su libro sobre "Archivística, Principios y Problemas": " In-comparable es la riqueza del Archivo Vaticano; riquísimos también son los Archivos de Austria, Bélgica, Holanda, Portugal, así como de China y de algunos países de Asia; mientras que gran parte de África está desprovista de archivos y documentos escritos antes de la época colonial; y América, que tiene solamente archivos de fecha posterior al descubrimiento, porque los archivos de los mexicas y de los mayas, fueron destruidos" (3)
Toda esa memoria histórica se resguarda en los archivos, dando inicio en los administrativos y llegando a los históricos, donde encontrarán su repositorio definitivo; para que ese principio suceda es necesario contar con buenos y ordenados archivos administrativos, y así continuar resguardando la memoria escrita de la humanidad.
En México se mantienen archivos de la época virreinal, de la independencia, del México independiente; se conservan, en todo el territorio, archivos municipales, estatales o generales, notariales, del servicio diplomático, de las secretarías de estado, de servicios clínicos y hospitalarios; se organizan archivos universitarios, de las gestiones administrativas y del servicio público.
La memoria documental, que para nuestro país representa el conocimiento de los hechos que dieron lugar a tres siglos de coloniaje, esa memoria, que formada con papel y tinta difundió las ideas más puras de libertad e independencia y no descansó hasta plasmarse en el acta de Independencia del Imperio Mexicano. Ella, la que conviviendo con los hombres y mujeres, conoció diferentes ideas redactadas en su cuerpo, coronando el inicio de una etapa de vida con el sueño de todo ser humano i la libertad!; dejándola escrita en la Constitución Federal de los Estados Unidos Mexicanos de 1824, la que le dio a los mismos un país con leyes propias, las que forman parte de la misma Memoria Histórica Documental.
Los documentos siguieron caminando junto a la historia, encontrando acciones bélicas, religiosas, legislativas, judiciales y ejecutivas, tomando nota de cada una de ellas para que las nuevas generaciones revaloraran el pasado y fundamentaran su presente; así participó, con un papel principal, en las luchas intestinas entre liberales y conservadores; estuvo junto a Juárez, ocupando parte del carruaje en la travesía patriótica por la restauración de la República, aunque también registró las normas del gobierno del emperador Maximiliano, bebiendo parte de la ideología de los conservadores; ya todos los entendió y sirvió como testimonio de sus creencias; y pasó por el porfirismo, y resguardó los pasajes heroicos de la revolución, dejando en los decretos y Constitución Política de 1917 el cambio de época y, la entrada de las nuevas administraciones con los gobiernos emanados de la Revolución Mexicana. Por eso los documentos que forman esa memoria son históricos, los que forman parte del Patrimonio Monumental de la Nación mexicana, y como tal debe ser resguardado y conservado, ya que es parte del fundamento de nuestra irresponsable, para tener espacios libres para otros menesteres
Sin embargo, podemos asegurar que la historia de la archivística, de los archivos y de los documentos está unida a la historia de la humanidad, yeso es significativo para los archivos administrativos e históricos del mundo y en este caso de México, ya que ese proceso histórico no podrá ser borrado por ninguna determinación, pues ya está escrito en la propia historia de México.
COMENTARIO.
Antes de proseguir con la relación de documentos señalada en la primera presentación de esta pagina, hago del conocimiento el presente libro de uno de los conferencistas que asistió a la II JORNADA ARCHIVISTICA que se desarrolló en las Instalaciones del CUCEA (Centro Universitario de Ciencias Económicas y administrativas) de la Universidad de Guadalajara que se llevo a cabo los días 20 al 24 de Octubre del presente año.
viernes, 14 de noviembre de 2008
PRESENTACION.
Mi nombre es Ignacio Rivas Castro, mi profesion: Ing. Mec. Elec. mi puesto en el que laboro actualmente es el de Archivista; en el Archivo Historico de la Universidad de Guadalajara, puesto que ocupo desde que ingrese al fundarse este Archivo historico; en la que fuese la Casa del (re)fundador de la Universidad de Guadalajara "Lic. Jose Gpe. Zuno Hernandez.
Con motivo de la pasada II Jornada Archivista en el Edo. desarrolladas en el Centro Universitario de Ciencias Economico y Administrativas y viendo el interes de los asistentes en conocer mejor sus funciones Archivisticas, pegada a normas internacionales y lo poco que se conoce realmente de Archivos Universitarios a nivel Nacional me permiti elaborar esta pagina para tener intercambio de experiencias, trabajos desarrollados y conocer realmente una administracion Cientifica de "Archivos Universitarios" para no solo preservar la memoria de nuestra Historia Universitaria; sino darla a conocer tambien a muchos egresados que no conocen ni siquiera lo elemental de su Universidad --¿Como nacio?--, ¿Quien la fundo?, ¿Quienes han sido sus Rectores?, ¿Cuanto tiempo tiene de fundada? e infinidad de informacion que seria imposible describirla, sino conocemos realmente un metodo que nos ayude a Ordenarla, Clasificarla, Inventariarla, Capturarla, elaborar las Bases de Datos, Escanear la documentacion Historica, elaborar los vinculos respectivos de BB de DD, con las imagenes, etc. etc. Por ello en base a las experiencias personales de cada quien, hacer un intercambio de las mismas para unificar un solo Criterio y un solo Sistema para que se trabaje igual en todas las Universidades de Mexico. El Archivo General de la Nacion, lo esta haciendo al proporcionar su Programa para la simplificacion en la Administracion de Archivo (SAA) pero para ello se necesita contar previamente con el dichoso Cuadro General de Clasificacion de la dependencia Universitaria y tambien las funciones Sustantivas de los Puestos. Asi es que una gran labor nos espera a los que estamos encargados de Ordenar la Historia de nuestra Universidad, esperemos comunicacion y apoyo. ATENTAMENTE : Ing. IGNACIO RIVAS CASTRO.
Con motivo de la pasada II Jornada Archivista en el Edo. desarrolladas en el Centro Universitario de Ciencias Economico y Administrativas y viendo el interes de los asistentes en conocer mejor sus funciones Archivisticas, pegada a normas internacionales y lo poco que se conoce realmente de Archivos Universitarios a nivel Nacional me permiti elaborar esta pagina para tener intercambio de experiencias, trabajos desarrollados y conocer realmente una administracion Cientifica de "Archivos Universitarios" para no solo preservar la memoria de nuestra Historia Universitaria; sino darla a conocer tambien a muchos egresados que no conocen ni siquiera lo elemental de su Universidad --¿Como nacio?--, ¿Quien la fundo?, ¿Quienes han sido sus Rectores?, ¿Cuanto tiempo tiene de fundada? e infinidad de informacion que seria imposible describirla, sino conocemos realmente un metodo que nos ayude a Ordenarla, Clasificarla, Inventariarla, Capturarla, elaborar las Bases de Datos, Escanear la documentacion Historica, elaborar los vinculos respectivos de BB de DD, con las imagenes, etc. etc. Por ello en base a las experiencias personales de cada quien, hacer un intercambio de las mismas para unificar un solo Criterio y un solo Sistema para que se trabaje igual en todas las Universidades de Mexico. El Archivo General de la Nacion, lo esta haciendo al proporcionar su Programa para la simplificacion en la Administracion de Archivo (SAA) pero para ello se necesita contar previamente con el dichoso Cuadro General de Clasificacion de la dependencia Universitaria y tambien las funciones Sustantivas de los Puestos. Asi es que una gran labor nos espera a los que estamos encargados de Ordenar la Historia de nuestra Universidad, esperemos comunicacion y apoyo. ATENTAMENTE : Ing. IGNACIO RIVAS CASTRO.
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