CATALAGO DEL ARCHIVO HISTORICO DE LA UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA.

PRESENTACION.

Como cada año hemos venido haciéndolo, esta actualización del Catálogo Documental del Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara contempla los incrementos que se han realizado durante el año pasado y que de una manera importante enriquecen nuestro acervo.

En la formulación de este documento descriptivo, se han atendido los lineamientos y normas que a este respecto nos ha sugerido el Archivo General de la Nación, mismos que se han tratado en diversos Simposios y Congresos Archivísticos que se han realizado durante varios años en nuestro país.

Asimismo, como producto de este sistema informativo, cada año, de preferencia en los meses de junio y julio, procedemos a la Actualización de nuestro Catálogo para informar a usted, tanto de la conformación del Archivo Histórico como de su incremento en sus acervos respectivos.

La Comisión Editorial


UBICACIÓN.

Av. José Gpe. Zuno No. 2226 (esquina Av. Unión).
Col. Americana, Sector Juárez, C. P. 44100
Teléfonos: 3630-3604 y 3630-2718
con Fax. e-mail: ahistori@udgserv.cencar.udg.mx


ANTECEDENTES.

El 1 o de Agosto de 1974, el Lic. José Guadalupe Zuno Hernández, fundador de nuestra Universidad de Guadalajara, donó la finca que fue su residencia a esta institución de educación pública superior para ser dedicada a los altos fines que la misma persigue y cuya finca se construyó entre los años 1922 y 1926.

En este lugar funcionó el "Centro de Estudios para el Desarrollo de las Comunidades Rurales de Jalisco" en el período 1974-1992.

El Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara se estableció en el edificio antes referido a partir del 1 o de Marzo de 1993.

( Ver imagenes Organigrama parcial y Croquis del Archivo )

DICTAMEN DE CREACION DEL ARCHIVO HISTORICO DE LA UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA.

DICTAMEN DE CREACION
DEL ARCHIVO HISTORICO
DE LA
UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA.


H. CONSEJO GENERAL UNIVERSITARIO:

En esta Comisión de Educación, se encuentra una iniciativa procedente de la Rectoría, por medio de la cual se plantea la creación del Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara, dependiente de la Secretaría General; y,

RESULTANDO

1o.- Que en el año de 1989 la Universidad de Guadalajara inició un profundo proceso de reforma institucional, identificando como uno de sus elemen­tos más significativos, la flexibilización de sus estructuras académicas y administrativas, además de las nuevas formas de relación con el entorno socioeconómico y cultural;

2º.- Que la reforma académica de la Universidad supone una amplia evalua­ción de sus fines, funciones y tareas;

3º.- Que el Lic. Raúl Padilla López, Rector de la Universidad de Guadalajara, el 10 de Abril de 1989, en su discurso de toma de posesión expresó textualmente:

"...La Universidad de Guadalajara posee una rica tradición histórica. Heredamos principios y valores irrenunciables. El compromiso con las mejores causas del pueblo de México, es y será la brújula para orientar nuestro quehacer universitario. Tal es el compromiso que en esta etapa nos obliga a transformamos. Tendremos que anudar tradición y cambio porque no hay peor forma de vulnerar los principios y valores de una institución, que negándose a actualizarla (...) En la Universidad de Guadalajara tenemos tradición y tenemos también voluntad de cambio. Esta Universidad se ha distinguido por su capacidad de avizorar y antici­par las grandes transformaciones históricas: desempeñó un papel de vanguardia en la transición de la Universidad escolástica del México colo­nial a la Universidad liberal del siglo XIX, y de esta última, a la Universidad popular y de masas, del período posrevolucionario. Hoy vislumbramos nuevas transformaciones históricas y nos preparamos para transitar ha­cia un nuevo tipo de Universidad. Los diversos sectores de nuestra comunidad universitaria reconocen la importancia de iniciar un proceso de reflexión, deliberación y análisis sobre el quehacer de la Universidad... ";

4º.- Que dentro de dicho marco innovador se propone la creación del Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara, como una instancia entre cuyos objetivos está el reunir los documentos con valor histórico o artís­tico y así constituirse en una fuente de conocimientos útil para historiadores, documentalistas o investigadores;

5º.- Que el Archivo Histórico se integrará a partir de una serie de instrumen­tos que reflejan el devenir de nuestra Máxima Casa de Estudios, partiendo de la Real y Literaria Universidad de Guadalajara hasta llegados nuestros días;

6º.- Que Carlos IV de Borbón, Rey de España, mediante su Real Cédula fecha­da en el Palacio de San Lorenzo del Escorial, el 18 de noviembre de 1791, en respuesta a las repetidas peticiones de sus vasallos tapatíos, y por gracia de su munificencia aprobó la creación de la Real y Literaria Univer­sidad de Guadalajara, manifestándolo con las siguientes palabras: "...He resuelto a consulta del nominado mi Consejo de Indias, de 1 5 de marzo de este año (1791), se erija y establezca una Universidad en esa ciudad (Guadalajara, de la Nueva Galicia), y que se la aplique solamente el edifi­cio del Colegio de Santo Tomás, que fue de los regulares expulsos (jesuitas), y los capitales de sus obras pías claras y positivas, con la precisa obli­gación de cumplirlas, costeando la mutación del edificio, que fuese necesaria, de los propios (habitantes) de esa ciudad...";

7º.- Que la ceremonia de fundación se llevó a cabo el día 3 de noviembre de 1792, en el flamante inmueble de la Real y Literaria Universidad de Guada­lajara, atendiendo a un complicado y protocolario programa, que comprendió solemne misa celebrada en el Templo de Santo Tomás de Aquino y, acto académico formal, en el Aula Mayor del establecimiento, contando con la presencia de todos los "principales" y cuerpos colegia­dos, civiles y eclesiásticos de la Nueva Galicia. En el discurso del acto académico, encabezado por el Excelentísimo señor Don Jacobo Ugarte y Loyola, Intendente del Reino y presidente de la Real Audiencia local, se dio lectura a la Real Cédula de Don Carlos IV, con repique general y disparo de salvas; luego se llamó al señor Doctor Presbítero don José María Gómez y Villaseñor, nombrado primer Rector y al Presbítero don Manuel Esteban Gutiérrez de Hermosillo, primer Cancelario, quienes ju­raron ante el Crucifijo y el Libro de los Evangelios, fidelidad al Rey y Voto de Cumplimiento a sus obligaciones universitarias; después, investidos como autoridades académicas, dieron los primeros nombramientos de catedráticos, pasando a tomar el juramento de los designados. Cuando concluyó la toma de posesión, el señor Doctor don José Ángel de la Sierra, recién nombrado catedrático de "Vísperas de Teología", pronun­ció la oración latina gratulatoria, para concluir los festejos de la inauguración;

8º.- Que a la par de los movimientos sociales del siglo XIX, en varias oca­siones, la Universidad de Guadalajara fue clausurada y restaurada, hasta que de manera definitiva, el Gobernador de Jalisco Lic. don Pedro Ogazón, ordenó la extinción de la Máxima Casa de Estudios, mediante decreto de fecha 2 de diciembre de 1860, como consecuencia directa del triunfo liberal sobre la herencia colonial, conservadora y caduca;

9º.- Que por disposiciones del Gobernador José Guadalupe Zuno Hernández, en 1925 se entregó como sede a la reorganizada Universidad de Guada­lajara, el antiguo inmueble que ocupara el Colegio de Santo Tomás de Aquino, la Real y Literaria Universidad de Guadalajara, la Facultad de Jurisprudencia de Jalisco y el Supremo Tribunal de Justicia hasta ese año. Debido al lento avance de las obras de restauración en el colonial inmueble universitario y en el Templo de Santo Tomás de Aquino, se optó por cambiar el lugar de la reinauguración, evitando así cualquier comparación con la ceremonia del 3 de noviembre de 1792;

10º.- Que el señorial Teatro Degollado, sirvió como recinto de la solemne y a la vez austera ceremonia de reinauguración de la Universidad de Guadala­jara, el día 12 de octubre de 1925, a las 11 :00 horas ante la presencia del Gobernador del Estado, don José Guadalupe Zuno Hernández. En el acto académico hicieron uso de la palabra el Maestro don Enrique Díaz de León, designado primer Rector, y los representantes de las Universidades de Salamanca, París, California y la Nacional de México, que se sirvieron apadrinar a nuestra Máxima Casa de Estudios.

11º.- Que desde su primera época, el devenir histórico de nuestra Máxima Casa de Estudios se deposita día a día dentro de los libros y expedientes que conforman el Archivo General, actualmente en custodia de la Oficia­lía Mayor de la Universidad lo que ha llamado fuertemente la atención de esta Comisión de Educación, para proponer a través del presente instru­mento la formación del Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara, como dependencia especializada en la atención a funcionarios universi­tarios e investigadores sociales interesados en documentarse sobre épocas anteriores de esta Casa de Estudios, para la cual tendrá como fin prima­rio el acopio, resguardo, sistematización y difusión de todos aquellos documentos institucionales que conforman la vida universitaria;

12º.- Que con la creación del Archivo Histórico de la Universidad de Guadala­jara se asegurará la permanente sistematización y conservación de los documentos institucionales, que comprenden las actas de cada sesión plenaria del Consejo General, los dictámenes de las distintas comisiones permanentes y especiales, las minutas, transcripciones estenográficas o relatorías de los debates, los oficios de ejecución de los dictámenes apro­bados, los acuerdos de Rectoría y todos aquellos instrumentos similares emitidos por las autoridades de las dependencias universitarias, en ejerci­cio de sus funciones;

13º.- Que con la formación del Archivo Histórico de la Universidad, entre otras medidas, será una realidad la elaboración de inventarios, mediante la intervención de grupos especializados, respecto de todos los archivos, que se encuentran en las dependencias universitarias, a fin de formular en cada caso las recomendaciones idóneas para asegurar su conservación; y,

14º.- De lo anterior surge la necesidad de crear el Archivo Histórico de la Uni­versidad de Guadalajara, que conserve, custodie, catalogue y clasifique los documentos históricos y artísticos que se encuentran en las distintas dependencias universitarias, que son legado cultural que permita cono­cer el devenir de la vida institucional de nuestra Alma Mater.

En virtud de los resultandos expuestos, esta Comisión de Educación encuentra elementos justificados que acreditan la existencia de las necesidades referidas, y:

CONSIDERANDO

I.- Que en los términos del último párrafo del artículo 230. de la Ley Orgáni­ca del Poder Ejecutivo del Estado de Jalisco, la Universidad de Guadalajara se regirá por su propia ley;

II.- Que la Universidad de Guadalajara tiene al tenor de lo dispuesto por las fracciones V y XIII del artículo 410. de la Ley Orgánica del Poder Ejecuti­vo del Estado de Jalisco, la responsabilidad de hacer investigación científica y filosófica; y de fundar institutos de investigación científica, filosófica y técnica, y de establecer laboratorios, observatorios, planetarios y semi­narios y demás centros que requiera el desarrollo de la educación media y superior.

III.- Que la Universidad de Guadalajara, es una institución de educación supe­rior, que fue creada en virtud del decreto número 2721 del Honorable Congreso del Estado, de fecha 7 de septiembre de 1925, que posibilitó la promulgación de la primera Ley Orgánica de la Universidad de Guadala­jara, con fecha 25 de septiembre de 1925. Esta Casa de Estudios encuentra definida su personalidad jurídica al tenor por lo dispuesto en el artículo 10. de la Ley Orgánica de la Universidad de Guadalajara, promulgada por el Ejecutivo local con fecha 6 de septiembre de 1952, en ejecución del decreto número 5765 del Honorable Congreso del Estado de Jalisco;

IV.- Que tal y como lo señalan las fracciones 1, 11, 111, IV Y V del artículo 20. de la Ley Orgánica de la Universidad de Guadalajara, en vigor, se identifican como fines de la Universidad la conservación y transmisión de la cultura, la educación superior, la formación de profesionales y técnicos, la inves­tigación científica y el estudio de los problemas actuales de la convivencia humana y particularmente de México;

V.- Que la Universidad de Guadalajara, al tenor de lo dispuesto por el artículo
110. de su Ley Orgánica, para mejorar el cumplimiento de su misión, podrá fundar e incorporar nuevas instituciones y modificar o suprimir cualquiera de las existentes;

VI.- Que es atribución del Consejo General Universitario, de conformidad con lo dispuesto por las fracciones I y VII del artículo 150. de la Ley Orgánica, dictar las disposiciones generales en materia académica, administrativa y disciplinaria; y, dictaminar sobre la fundación de nuevos planteles, ins­titutos, departamentos, divisiones, oficinas o cualquier otra dependencia que tienda a ampliar o mejorar las funciones universitarias, y sobre la modificación o supresión de cualquiera de las existentes por notoria con­veniencia;

VII.- Que es facultad del Rector de la Universidad, al tenor de lo dispuesto por los artículos 390. fracción XVII de la Ley Orgánica de esta Casa de Estu­dios, promover todo lo que tienda al mejoramiento técnico, docente, disciplinario y patrimonial de la Universidad;

VIII.- Que es atribución de la Comisión de Educación, de conformidad con lo dispuesto por la fracción I del artículo 300. de la Ley Orgánica de la Universidad de Guadalajara, proponer las medidas necesarias para per­feccionar los mecanismos educativos, las normas pedagógicas y las bases específicas sobre la dirección, organización y administración de la enseñan­za en la Universidad; y,


IX.- Que existiendo actualmente la necesidad de que la Institución Universi­taria tenga un Archivo Histórico, que conserve y guarde para las futuras generaciones el legado documental tan valioso con el que cuenta y que debe sistematizarse adecuadamente en forma técnica; es por eso, que en base a la historia de la Universidad y de los documentos que tienen las oficinas centrales y demás Dependencias Universitarias.



Por lo anteriormente expuesto y con fundamento en los artículos 20., 110., 150. fracciones 1, y VII, 300. fracción 1, 390. fracciones 11 y XVII, y 400. de la Ley Orgánica de la Universidad de Guadalajara, nos permitimos emitir el siguiente:

D I C T A M E N

PRIMERO. Se aprueba la creación del Archivo Histórico de la Universidad, dependiente de la Secretaría General, a partir del 10. de marzo de 1993. Esta depen­dencia tendrá la categoría jurídica de dependencia administrativa, de conformidad con lo establecido por los artículos 10. y 30. fracción V del Título Segundo del Regla­mento General de la Ley Orgánica de la Universidad de Guadalajara.

SEGUNDO. Los objetivos del Archivo Histórico de la Universidad de Guada­lajara son:

I.- La conservación de los documentos universitarios que tengan valor
histórico o artístico;

II.- La difusión de la información histórica institucional, de relevancia.

TERCERO. Son funciones y atribuciones del Archivo Histórico de la Univer­de Guadalajara, las siguientes:

I. Custodiar, catalogar y clasificar todos los documentos de carácter históri­co, considerándose como tales los pertenecientes a los archivos de las Escuelas, Facultades y demás dependencias de la Universidad de Guada­lajara, cuya tramitación haya perdido vigencia;

II.- Concentrar los Estatutos, Reglamentos, Acuerdos y demás disposiciones que se expidan en la Universidad de Guadalajara, así como toda la norma­tividad local y federal, que de alguna manera tenga aplicación en esta institución;

III.- Difundir por medio de sus publicaciones o muestras museográficas, los documentos que tengan interés histórico para la comunidad universita­ria;

IV.- Dictaminar acerca del valor histórico de los documentos mencionados en las fracciones anteriores, así como de la pertinencia de su enajenación o destrucción;

V.- Rescatar los acervos por adquisiciones microfilmadas de documentos importantes para la historia de la Universidad;

VI.- Establecer los medios necesarios para salvaguardar los documentos de valor histórico o artístico;

VII.- Formular un catálogo general de documentos que por su valor deban considerarse como bienes del Estado;

VIII.- Establecer el servicio de préstamo y consulta, de acuerdo con las normas que para ello se establezcan;

IX.- Expedir copias simples o certificadas de los documentos del Archivo a quienes lo soliciten;

X.- Promover, organizar y coordinar programas de capacitación y actualiza­ción sobre archivonomía;

XI.- Definir los lineamientos y asesorar técnicamente a las distintas depen­dencias universitarias, para depurar sus documentos, antes de mandarlos al Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara; y,

XII.- Las demás que coadyuven a incrementar el acervo histórico de la Univer­sidad.

CUARTO. El Director del Archivo Histórico de la Universidad de Guadala­jara será nombrado por el Rector de la Universidad de Guadalajara. Para ser Director del Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara se requiere ser de reconocida, capacidad y honorabilidad, contando por lo menos con grado superior al Bachillerato.

QUINTO. El Archivo Histórico contará con los recursos materiales y hu­manos que en su oportunidad le sean autorizados por el Consejo General o por el Rector de la Universidad.

SEXTO. En un plazo no mayor de 90 (noventa) días hábiles, contados a partir de la vigencia del presente dictamen, deberá formularse el Reglamento del Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara.

SÉPTIMO. Facúltese al Rector para que ejecute el presente dictamen en los términos de los artículos 390. fracción 11 y 400. de la Ley Orgánica de la Univer­sidad de Guadalajara.


A T E N T A M E N T E
“PIENSA Y TRABAJA”

Guadalajara Jalisco a 26 de Febrero de 1993.


EL PRESIDENTE DE LA COMISION DE EDUCACION.


LIC. RAUL PADILLA LOPEZ.

ING. ANTONIO OROPEZA CHAVEZ. LIC. JUAN PEÑA RAZO.

LIC. RODOLFO GUTIERREZ ZERMEÑO. C. FELIPE DE J. OCEGUERA BARRAGAN.


EL SECRETARIO.

LIC. GUILLERMO A. GOMEZ REYES.

PRESENTACION

PRESENTACION.


En cumplimiento al acuerdo emanado del Consejo Técnico del Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara, se determinó la difusión de los documentos de valor Jurídico que afectan la creación, la estructura, la operación, la sistematización y en todo caso, la proyección de esta dependencia hacia dentro y hacia fuera de nuestra Casa de Estudios.

Hemos aprovechado para el efecto anterior uno de nuestros programas operativos, el denominado "De difusión, publicaciones y muestras museográficas" y los recursos presupuesta les respectivos y hemos armado el número 3 de la serie "Fondos" en la que venimos editando algunos contenidos que estimamos de Interés general. ( En este mismo legajo de documentos se darán a conocer sin necesidad de consultar tal boletín de “Fondos” )

En este número de "Fondos" ofrecemos a nuestros lectores las disposiciones
de carácter legal que han propiciado precisamente la creación del Archivo Histórico, a partir del "Proyecto" del mismo, hasta el dictamen de la Comisión de Educación del H. Conseja General Universitario y el Reglamento Interno del propio Archivo, también aprobado por nuestra máxima autoridad institucional.

Agregamos a esta publicación las disposiciones contempladas en los artículos relativos de la Ley Orgánica de la Universidad de Guadalajara. aprobada por el H. Congreso del Estado de Jalisco el 31 de diciembre de 1993. que se publicó en el Periódico Oficial del Estado de Jalisco el 15 de enero de 1994; del Estatuto General de la propia Universidad y del Reglamento Interno de la Administración General de esta Casa de Estudios.

Entendemos que todo este bagaje legal sustenta de modo tal a nuestro Archivo Histórico. que bien pudiera ser de utilidad a otras fraternas instituciones de educación superior para su sola contemplación y discusión académica o para generar estudios comparativos con las disposiciones similares de su propio ámbito o mejor aún. para sustentar en ese esfuerzo archivonómico de la Universidad de Guadalajara las determinaciones correspondientes para la creación de instrumentos administrativos como el nuestro, que constituye un apoyo valioso para la docencia y la administración de la Universidad de Guadalajara.

En números futuros de la colección editorial "Fondos". trataremos otros diversos asuntos relacionados con nuestro compromiso difusorio.

La Comisión Editorial.



ANTEPROYECTO PARA LA CREACION Y FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO
HISTORICO DE LA UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA.


I.- FUNDAMENTACION y JUSTIFICACION.

LA UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA es una institución de primer orden en
términos de educación media y superior y en su vinculación con el entorno social,
que tiene y ha tenido una presencia relevante en el Estado de Jalisco -y en el país- durante diversas etapas históricas desde la Colonia hasta nuestros días.

La activa participación de la UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en beneficio
de la comunidad ha sido desde su origen, factor determinante en el desarrollo social, cultural, político y económico de Jalisco.

De allí que la creación y puesta en operación del Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara es de primordial importancia para la institución.

Bajo criterios actuales -como es el caso- este Archivo Histórico no es un mero depósito inerte de documentos mas o menos localizables o simplemente almacenados, sino un organismo dinámico, que amén de recoger de diversas
fuentes la información documental históricamente significativa y registrarla debidamente ordenada y preservada bajo procedimientos de computación y de
reproducción digitalizada, proporciona un acceso rápido y preciso de dicha información para fines de investigación histórica y ulterior publicación.

Considerada la antes señalada trascendencia de la UNIVERSIDAD DEGUADALAJARA, la existencia y operación del Archivo Histórico que se plantea,
haría posible rescatar documental mente el curso y dimensión de dicha proyección universitaria en los mas diversos rubros imaginables de la cultura, la ciencia, las artes, los movimientos sociales, la educación, y en otros campos del conocimiento y de la vida comunitaria jalisciense.

Por otra parte, estando dispersa la información documental, cuando se requiere para una publicación determinada o un estudio específico, es necesario en cada caso una búsqueda y acudir a las fuentes mas disímbolas o poco accesibles.

El Archivo Histórico, en tanto organismo, centralizaría en su sede y a breve
plazo la información significativa históricamente, por medio de un proceso de detección intensiva inicial, de clasificación por rubros, y mediante una acción permanente de actualización.

Ciertos documentos textuales, fotográficos o ilustrativos de valor extraordinario o insubstituibles, estarían preservados en el edificio del Archivo Histórico en condiciones herméticas de alta seguridad para su correcta conservación en tanto documentos originales, pero su reproducción digitalizada permitiría generar copias facsimilares de la mas alta calidad y proporcionables para un uso oficial previamente autorizado.

El espacio necesario para conservar el acervo del Archivo Histórico y acrecentarlo es volumétricamente mínimo, y el acceso a la información que contiene sería Ágil, expedita y a relativamente bajo costo en comparación con otros procedimientos convencionales de reproducción de documentos como la microfilmación o la refotografía: esta preservación y accesibilidad es hoy posible gracias al elevado desarrollo tecnológico de los sistemas de computación actuales.

Así concebido el Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara, está constituido por el acervo mismo que preserva, pero es además un centro de investigación sobre la propia Universidad, de preparación de material informativo para su publicación y en una etapa ulterior, de docencia especializada en Archivonomía aplicada a la Historia, la Sociología y otras disciplinas afines dentro del marco humanístico.

A guisa de ejemplos de este universo de trabajo, pueden señalarse algunos
rubros temáticos de los cuales pueden desprenderse diversos proyectos específicos de cada tema general:

. Estudio comparativo de las diversas carreras o especialidades comprendidas en la tarea docente de la UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA, así como de los Planes de Estudio correspondientes, históricamente considerados. Sería parte de la MEMORIA HISTORICA DE LA U. DE G.

. Participación de la UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en el panorama general de la cultura en Jalisco y la relación cronológica de las actividades relevantes en este ámbito promovidas o auspiciadas por la UNIVERSIDAD a lo largo de su existencia. La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en la cultura.

. Aportación de la UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en el desarrollo de la ciencia: centros científicos o de investigación, estudios específicos de carácter científico, dictámenes, proposiciones, etc. La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en la ciencia.

. Prohombres universitarios, fundadores, egresados y maestros que se han distinguido en el arte, en la ciencia, en la educación, en la función pública y en otras actividades de gran relevancia. Universitarios eméritos de la UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA.

. Aportaciones de la UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en el campo del arte; escuelas de arte y sus egresados distinguidos, actividades artísticas realizadas por la institución, acervo universitario de obras de arte. La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en el arte:

. Participación de la UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en la política: historia de las organizaciones y movimientos estudiantiles, ideólogos de la institución y sus planteamientos, etc. La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en la política. Una derivación más amplia podría ser:

La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en el desarrollo social de Jalisco y del Occidente del país.

Relación iconográfica de la UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en su historia.

La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en imágenes.

. Igualmente pueden prepararse fascículos referidos a cada disciplina estética y a cada especialidad profesional o científica.

La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en el teatro.
La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en la arquitectura.
La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en la astronomía.
La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en la ecología.
y así sucesivamente.

II. DE LA SEDE DEL ARCHIVO HISTORICO.

Se ha pensado como sede para albergar a este Archivo Histórico el valioso predio que fuera la residencia del Lic. José Guadalupe Zuno Hernández, fundador de nuestra Casa de Estudios, y que donara a la UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA, funcionando allí cerca de 18 años el Centro de Estudios para el Desarrollo de las Comunidades Rurales de Jalisco.

El predio en cuestión, joya arquitectónica e histórica, puede albergar sin menoscabo alguno el Archivo Histórico que se plantea, ya que para ese uso y destino no se requieren modificaciones substanciales que serían lesivas a su estructura, diseño y valor artístico que deben preservarse prioritariamente.

Si bien ciertos documentos originales e insubstituibles, como ya se mencionó, estarían depositados en este edificio bajo las indispensables normas y condiciones de alta seguridad, el resto del material documental del archivo de cada dependencia permanecerá en su sitio actual, es decir, no se trasladará físicamente a este predio sino que en él únicamente se ubicará su registro digitalizado y sus referencias informativas, por lo cual como ya se apuntó, para mantener el archivo histórico no se requiere un gran espacio de almacenaje y por lo tanto puede perfectamente ubicarse en el edificio que se indica, según las siguientes consideraciones:

Algún acondicionamiento habrá que hacer en las áreas de trabajo y almacenamiento y preservación, que pueden situarse debidamente en el sótano habitable, que ya fue remodelado, así como en construcciones laterales que ya existen y que no alteran la armonía arquitectónica del edificio.

El cuerpo principal de esa casa, que exige un cuidado y mantenimiento esmerado y escrupuloso como lo ha tenido hasta ahora, contendría lo siguiente:

. El actual vestíbulo de acceso, por el lado oriente y que sería la recepción.

. La biblioteca ya existente, donada también por el Lic. J. Guadalupe Zuno Hernández y que conservaría su sitio original.

. Las oficinas que se requieren, se reducirían sólo a dos, una para el Director, la actual, y otra para el Secretario, contigua a la primera.

. La Sala de Juntas, que ya funge como tal en lo que fuera el comedor de la residencia.

. Tres habitaciones de tamaño diferente, utilizables como salas de conferencias una, y como sitio para mesas de trabajo las otras dos con aforo de 50, 40 y 10 personas respectivamente.

. Patio descubierto, corredores y cocina, se conservarían con el uso actual: la cocina, cabe hacer notar, amerita solamente un uso decorativo.

Fuera del cuerpo principal se ubicaría lo siguiente:

. La parte administrativa que ya dispone actualmente de su propio espacio.

. Los actuales laboratorios serían espacios de trabajo, es decir, operativos.

. Existe, lo que podría ser, un aula magna o un pequeño auditorio, con cupo para
80/90 butacas aproximadamente y con buenas condiciones acústicas.

III. ESQUEMA OPERATIVO.

a) Funciones directivas y de supervisión.
. Dirección general.
. Secretaría
. Administración.

b) Funciones operativas directas.
. Detección selectiva de documentación relevante.
. Captación, clasificación.
. Interpretación y provisión de información.
. Investigación por rubros generales y por proyectos específicos para fines
de edición.

c) Funciones secretariales, de intendencia y mantenimiento o de servicio.
. Apoyos secretariales y mecanográficos.
. Tareas de cuidado, limpieza, mantenimiento, jardinería, operación de
vehículos, etc.

Las funciones y atribuciones previstas son, en su orden, las siguientes:

Director General.

Establece los criterios a seguir, aprueba y autoriza los proyectos de investigación a realizar determinando los rubros y sus alcances.

Presenta a la Rectoría planes y programas de la institución e informa de su cumplimiento, realiza la evaluación periódica de las actividades y sus resultados.

Firma los acuerdos que competen al Archivo Histórico y fundamenta y gestiona las partidas presupuestales correspondientes; determina y autoriza expresamente la adquisición de bienes y equipos, así como la configuración de la plantilla de personal adscrito, previo acuerdo de la Rectoría.

Representa legalmente al organismo ante la Rectoría y ante las instancias o dependencias universitarias o extrauniversitarias publicas o privadas que en el caso procedan.

Establece la vinculación e intercolaboración con las demás dependencias universitarias.

Fundamenta y propone a la Rectoría las modificaciones organizativas o las
disposiciones que propugnen la mayor eficacia o eficiencia en el funcionamiento
del Archivo Histórico a su cargo y responsabilidad.

Establece los procedimientos de operación y autoriza y ejerce los controles respectivos, determinando y ordenando las medidas correctivas o de ajuste que procedan. Propone a la Rectoría el nombramiento o remoción del personal adscrito a la institución a su cargo, directivo, operativo, administrativo o de servicio; autoriza permisos o licencias del personal según los reglamentos en vigor.

Autoriza el plan y el programa de actividades culturales o docentes que se realicen por y en la institución.

Secretario.

Designado por el Director General previa aprobación del Sr. Rector, da seguimiento a las actividades propias de la institución o conexas y afines que le señale el Director General o sean autorizadas por él.

Auxilia en general al Director y es responsable de la supervisión y de la coordinación operativa interna.

Suple, en su ausencia, al Director General.

Vigila el cuidado, buen uso y manejo de los bienes y equipos, supervisa el cabal y oportuno cumplimiento de los programas aprobados o en ejecución, supervisa la correcta aplicación de las medidas disciplinarias que establezca la Dirección General; atiende las peticiones de información, bajo autorización del Director en casos específicos que así lo ameriten y supervisa que todas las peticiones autorizadas sean atendidas, operativamente, con prontitud y esmero.

Supervisa que el personal operativo cumpla con los criterios establecidos por el Director General y desempeñe debidamente las tareas que se le confieran.

Da seguimiento a la ejecución de los programas aprobados desde su inicio hasta su culminación.

Propone al Director General programas específicos debidamente fundamentados. Sugiere a la Dirección los ajustes que se requieran para el buen desempeño de las operaciones en general.

Administrador.

Es el responsable de todo el manejo administrativo, representa a la institución en los aspectos que conciernen a la parte administrativa ante las autoridades universitarias para los efectos de gestiones, trámites o aclaraciones y disposiciones de esa índole.

Controla la asistencia y cumplimiento de las tareas del personal secretarial, de mantenimiento y de servicio, en el entendido de que el cuidado y el buen mantenimiento del inmueble es de primordial importancia dado su inigualable valor arquitectónico, artístico e histórico.

Maneja las nóminas y los recursos económicos.

Promueve la obtención de recursos externos o donaciones .

Aplica las decisiones que de carácter administrativo emanen de la
Dirección.

Técnico en Computación y Archivonomía.

Es responsable de la configuración técnica del archivo propiamente dicho y del diseño del proceso de registro computarizado digital de los documentos detectados. Establece técnicamente el sistema computarizado de clasificación bajo los diversos rubros que fueren necesarios.

Es responsable de proveer la información textual o gráfica que se requiera,
tanto por solicitudes externas autorizadas como para investigaciones que se realicen internamente.

Atiende a las posibles necesidades de capacitación técnica del personal adscrito a la institución.

Es responsable de la organización técnica de los cursos especiales o de docencia sistemática o curricular que la institución ofrezca.

Delega en el Auxiliar de Computación las tareas que correspondan al nivel técnico del mismo y es responsable de su cumplimiento.

Diseña todo el sistema de cómputo, propone la adquisición de equipo necesario, y es responsable del buen uso y mantenimiento de todo el equipo de cómputo y de sus accesorios.

Auxiliar de Computación.

Posee la capacitación básica en computación y desempeña las tareas que le asigne el Técnico en Computación.

Auxiliar de Interpretación Informativa.

Con conocimientos básicos de computación y con una cultura general media, realiza la reclasificación y recopilación interna, documental, que corresponde a cada programa de investigación, apoya en esos aspectos al Investigador Redactor y es el elemento de enlace entre éste y el archivo mismo.
Es responsable directo del control y la entrega de información documental según solicitudes autorizadas por el Director o el Secretario.

Investigador / Redactor.

Con experiencia en los métodos de investigación documental y capacitado Para redactar con propiedad, es responsable de llevar a cabo los programas de investigación autorizados por la Dirección General y de entregar el material informativo completo para su publicación.

Dirige y coordina las tareas de detección y captación que realiza el Auxiliar de Investigación, a quien traslada las labores menores o complementarias, con el fin de agilizar los trabajos a su cargo.

Propone a la Dirección General, por medio del Secretario, otros proyectos de investigación.

Redacta de principio a fin los textos correspondientes a cada programa de investigación que se le haya encomendado, bajo la supervisión del Secretario.

Auxiliar de Investigación.

Con conocimientos básicos de investigación documental, se encarga de la detección e investigación primaria en las fuentes originales bajo el criterio general selectivo establecido. Localiza dónde se encuentran los documentos, fotografías o ilustraciones de importancia histórica a fin de instrumentar su captación y registro digitalizado.

Es responsable de mantener actualizada la información documental, y es un elemento de vinculación entre las fuentes de información y la institución.

Desempeña otras tareas conexas que fueren necesarias.

Auxiliar de Investigación.

Con iguales funciones que las señaladas en el punto anterior.

10. Una secretaria mecanógrafa adscrita a la Dirección General.

11. Una secretaria mecanógrafa adscrita a la Secretaría.

12. Una recepcionista mecanógrafa.

13. Bibliotecaria.

A cargo de la biblioteca existente en la casa y con las funciones que actualmente desempeña la persona ya nombrada; es responsable del cuidado y mantenimiento del acervo bibliográfico, de su conservación, de su clasificación y de atención al público que acude a la biblioteca.

14. Una secretaria mecanógrafa, con experiencia contable, adscrita a la Administración.

15. Una secretaria mecanógrafa, con experiencia administrativa, adscrita a la Administración.

16. Un chofer.

17. Un mensajero.

18. Un mozo.

19. Responsable de la limpieza, mantenimiento y jardinería.

20. Responsable de la limpieza, mantenimiento y jardinería.

En la primera etapa de puesta en marcha de la Institución, la tarea primordial es de captación, registro y ordenamiento, de allí que se requieren un mínimo de dos Auxiliares de Investigación.

Una vez definidos los programas de investigación por rubros, que sería la segunda etapa ya de consolidación del Archivo Histórico en tanto tal, será necesario aumentar el número de Investigadores / Redactores así como de Auxiliares de Investigación de acuerdo con la magnitud del universo del trabajo aprobado: disminuye, en esta etapa, la labor de captación general, se mantiene la actualización permanente y se incrementa la investigación específica y los servicios de información hacia el exterior.

RESUMEN.

Son funciones del Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara, las siguientes:

. Detectar, recopilar y registrar clasificadamente y por procedimientos de computación digital, todos aquellos documentos significativos que posee la Universidad de Guadalajara. Se entiende como documento significativo, textual o iconográfico, el que tiene valor histórico para la Universidad en su existencia o para el Estado de Jalisco o el país; actas constitutivas, memorias impresas, informes de actividades, discursos de sus Rectores o sus funcionarios, reseñas de actos conmemorativos o premiaciones, comentarios periodísticos, y en general todos los documentos que revelen o ilustren hechos importantes relativos a la Universidad.

. La custodia y preservación de los documentos originales que por su índole y particular trascendencia son insubstituibles y representan hitos fundamentales en la constitución y en la historia de fa Universidad de Guadalajara, como serían las actas o decretos de su fundación o las leyes orgánicas originales.

. La interpretación de los documentos detectados y registrados y que conforman el acervo del Archivo Histórico, bajo programas de investigación internamente aplicados y realizados.

. La preparación del material informático, textual, gráfico o iconográfico como resultado de las investigaciones realizadas, para fines de edición.

. Brindar a las instancias universitarias que lo requieran o a personas u organismos que expresamente lo soliciten, el servicio informativo documental o de consulta del acervo existente, así como de copias que en su caso fueren necesarias.

. Publicar periódicamente un boletín informativo acerca de las características y actividades realizadas por y en el Archivo Histórico.

. Organizar, coordinar y realizar en su sede, cursos de capacitación y alta docencia en materia de Archivonomía Computarizada, referida específicamente a las ciencias humanísticas y en general a las actividades no empresariales.

. Preservar ordenada y clasificadamente, y elaborar interpretativamente lo que en suma es la MEMORIA HISTORICA DE LA UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA, en constante actualización.

Prof. Luis Jorge Figueroa Reyes.
Enero de 1993.

REFLEXIONES ARCHIVISTICAS. (8 de 8 partes )

NOTAS.

1 °,- Lodolini, Elio, Archivística. Principios y Problemas. p.p. 21 - 30. ANABAD, Editorial La Muralla, Madrid 1993.
2°,- Ídem.
3°,- Ídem.
4°.- Heredia Herrera, Antonia, Archivística General. Teoría y Práctica. p. 87, Excma. Diputación Provincial de Sevilla, 1987.
5°.- Ídem.
6°.- Tanodi, Aurelio, en Archivística General. Principios y Problemas.
7°.- Ampudia Mello, 1. Enrique, Institucionalidad y Gobierno, Un ensayo sobre la dimensión archivística de la Administración Pública, p.p. 21 - 30, AGN, México 1988.
8°.-Ricks, Ariel, La Administración de Documentos como Función Archivística, artículo publicado en el Boletín Interamericano de Archivos, volumen IlI. p.p. 23 - 34. Córdoba, Argentina, 1976.
9°.- ídem.
10°.- Alegbeleye O, Gabriel, Diseñando un plan de estudios de la educación archivística, ponencia del XII Congreso Internacional de Archivos, Montreal, Canadá, 1992, p. 11.
11°.- Idem. P. 12.
12°.- Idem. P. 12 -13.
13°.- Id8°.-Ricks, Ariel, La Administrción de Documentos como Función Archivístiea, artículo publicado en el Boletín Interamericano de Archivos, volumen IlI. p.p. 23 - 34. Córdoba, Argentina, 1976.
9°.- ldem.
10°.- Alegbeleye O, Gabriel, Diseñando un plan de estudios de la educación archivística, ponencia del XII Congreso Internacional de Archivos, Montreal, Canadá, 1992, p. 11.
11°.- Idern. P. 12.
12°.- Idern. P. 12 -13.
13°.- Idern. P. 14.
14°.- Heredia Herrera, Antonia, Op. cito p. 97.
15°.- Idern.
16°.- Idern. P. 97 - 98.
17°.- Idern.
18°.- AGN, folletos l° y 2°.
19°.- Heredia Herrera, Antonia, Op. cito P. 333. ern. P. 14.
14°.- Heredia Herrera, Antonia, Op. cito p. 97.
15°.- Idern.
16°.- Idern. P. 97 - 98.
17°.- Idern.
18°.- AGN, folletos l° y 2°.
19°.- Heredia Herrera, Antonia, Op. cit P. 333.

BIBLIOGRAFIA GENERAL

1 °.- Alegbeleye O, Gabriel, Diseñando un plan de estudios de la educación archivística. ¿ que disciplinas tomar como referencia. Por Qué y cómo? XII Congreso Internacional de Archivos, Montreal, Canadá, 1992.
2°.- Ampudia Mello, J. Enrique, Institucionalidad y Gobierno. U n ensayo sobre la dimensión archivística de la Administración Pública. AGN. 1988. 117 p.p.
3°.- Anuario Interamericano de Archivos, vols. XI - XIII, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos; Córdoba, Argentina, 1984 - 1989.
4°.- Auver, Leopoldo, Estandarización de las Prácticas Arch vísticas. XII Congreso Internacional de Archivos, Montreal, Canadá, 1992.
5o.- Bastien, Hervé, La Normalización del Proceso de Va!oración y Selección. XII Congreso Internacional de Archivos, Montreal, Canadá, 1992.
6°.- Boletín Interamericano de Archivos, vols. II 111, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos; Córdoba, Argentina, 1976.
7°.-Cséve, Magdaléna, El Archivero de Soportes Especiales: Una Crisis de Identidad. XII Congreso Internacional de Archivos, MontreaL Canadá, 1992.
8°.- Parker G, J ames, Proyectos de la Commonwealth para la reproducción de documentos. XII Congreso Internacional de Archi vo~:, Montreal, Canadá, 1992
9°.- Guercio, María, Modelos para Fomentar el Desarrollo de Prácticas Normalizadoras en una Región o en un País determinado. XII Congreso Internacional de Archivos, :tvlontrea1, Canadá, 1992.
10°.- Haworth, Kent,~ormalización de la Descripción Archivística en la Era Informática. XII Congreso Internacional de Archivos, Montreal, Canadá, 1992.
11 °.- Heredia Herrera, Antonia, Archivística General: Teoría y Práctica. Excma. Diputación Provincial de Sevilla, 1987.389 p.p.
12°.- Cox, 1. Richard, Protección e Integridad: Identidad y Profesionalismo del
Archivista. XII Congreso Internacional de Archivos, Montreal, Canadá, 1992.
13°.- Lemoine, Jacques,Redes de Información. XII Congreso Internacional de Archivos, Montral, Canadá, 1992.
14°.-Lodolini, EIia, Archivística, Principios y Problemas. ANABAD, Colección Manuales; Franco Angeli Editore, Milan, Italia. 1984; La Muralla S.A., traducción de Mercedes Costa Paretas, 1993. 358 p.p.
15°.- López, Pedro, Formación Archivística: Especial istas y/o generalistas. XII Congreso Internacional de Archivos, Montreal, Canadá, 1992.
16°.- Memoria del V Congreso Nacional sobre Administración de Documentos y Archivística; N° 33, Serie Información de Archivos. AGN, México, 1994.
17°.- Memorias del 1, II Y III Congresos sobre Administración de Documentos del Departamento del Distrito Federal.
18°.- Menne Haritz, Angélica, Formación en Archivística: Satisfaciendo las necesidades de la sociedad del siglo XXI. XII Congreso Internacional de Archivos, Montreal, Canadá, 1992.
19°.- Mykland, Liv, Protección e Identidad: Identidad y profesionalismo del Archivero. XII Congreso Internacionai"de Archivos, Montreal, éanadá, 1992.
20°.-Roy, lean Louis, Administrar la Memoria del Mundo. XII Congreso Internacional de Archivos, Montreal Canadá, 1992. Conferencia Inaugural.
21 °.- Schellenberg, T.R., Archivos Modernos. principios y técnicas. segunda edición en español, corregida, AGN. México 1987.434 p.p

LIBRO ELECTRONICO ELABORADO A PARTIR DE COPIA DEL ORIGINAL QUE SE ENCUENTRA EN LA CAJA No. 6 EXPEDIENTE TITULADO.
"información Archivistica en General" 1994 – 1995 del "Archivo Histórico de La U. de G.
ELABORO: Ing. Ignacio Rivas Castro.
24/07/2008.

REFLEXIONES ARCHIVISTICAS. ( 7 de 8 partes )

CONCLUSIONES DEL DOCUMENTO AL TESTIMONIO.

Intentando darle una salida a estas reflexiones, por lo pronto, llega al cúmulo de ideas otra pregunta: ¿ en este momento de cambios a nivel nacional, en donde quedan los archivos públicos?, al parecer seguirá la lucha por hacerlos prioritarios dentro de la administración pública; sin embargo para lograrlo es necesario comprender que cada uno de esos documentos que se han generado y los que están por formar parte de archivos o bodegas, en un futuro podrán ser testimonios del acontecer de las instituciones y del servicio públicos, de las regiones y comunidades, de los pueblos y naciones del mundo, y que sin ellos se perdería parte fundamental de la historia de la humanidad.
El documento, así como lo conocemos, generado por una unidad administrativa, por los Poderes Federales o por una autoridad jurídica o notarial, necesitan de un trato y manejo adecuados tanto para servir como fuente de información en la gestión administrativa como para el estudio de la historia y la cultura de la patria. El documento debe formar parte de un expediente relacionado con su temática y motivos de creación, ya que si lo separamos de él puede perder cierto valor, aquel que le da un carácter seriado dentro de un fondo general, de una sección o serie documental.
Ese documento, formando expediente, que nace de las necesidades o funciones de una dependencia pública -o privada-, en la primera faceta de su ciclo vital, cuando es eminentemente administrativo, tiene un tratamiento especial, ya que sirve para probar algo, se cuida y analiza hasta que el asunto medianamente se ha resuelto, pero después, es colocado en un minutario compartiendo espacio con otros documentos que tratan diferentes asuntos, dando inicio con un proceso raro de pérdida de valoración.
Así, pasado algún tiempo en una caja archivadora o en archivero metálico, el bibliorato, con documentos vigentes, es remitido a un archivo de trámite o una bodega en donde no se organizan expedientes, y solo esperan ser dados de baja ante la falta de trabajo archivístico en las dependencias públicas.
Es muy posible que se piense que esta reflexión es exagerada, pero con visitar los famosos archivos de trámite de algunas dependencias sería suficiente para comprender que no hay exageración alguna.
Posteriormente, cuando se considera que los paquetes ya han cumplido su resguardo en el archivo de trámite se efectúan gestiones para dados de baja o remitidos para guarda en un archivo de concentración, al que se mandan paquetes sin descripción alguna, continuando el proceso de muerte de muchos documentos, el que inicio en el archivo de trámite.
Y cuando una dependencia determina la necesidad de que a esos paquetes les sean dictaminados sus valores, tanto administrativos como históricos, en caso de que se pueda hacer por lo revuelto de la documentación o porque no son expedientes, se en-cuentra que mucha de la documentación testimonial está destruida o dañada, infectada, llena de hongos y polvo, rota a causa de los lazos con que fueron amarrados los paquetes; en ocasiones se pueden restaurar, pero en el mayor de los casos se han perdido para sustento de la historia.
Por tales razonamientos la pregunta que nos hacíamos al dar comienzo con estas conclusiones, toma una importancia singular para dignificar tanto a los archivos como al oficio de archivista en nuestro país, ya que es tiempo de que la actividad sea prioritaria dentro de la administración pública, es decir, que cuente con los apoyos presupuestales necesarios para poder ejercer sus funciones; ya es hora que las autoridades encargadas de aprobar los salarios para los archivistas comprendan que la responsabilidad laboral es muy grande, por lo que los trabajadores de los archivos -que estén capacitados y lo demuestren puedan aspirar a obtener mejores recursos económi-cos; ya es hora de que los archivos dejen de ser el centro de castigo de la administración pública; ya es hora de que los archivos administrativos sean bien manejados y con una organización eficiente, respetando el origen de procedencia institucional, adquiriendo los conceptos necesarios para no confundir a la archivística con la administración de documentos, logrando fusionar cada elemento para poder generar los servicios archivísticos adecuados, evitando la saturación y propiciando la conservación documental.
Para que los documentos públicos puedan cumplir con su ciclo vital hasta convertirse, según el caso, en testimonios históricos, siendo la memoria documental contemporánea, es fundamental que se estudie la posibilidad de establecer, después del análisis requerido, una reforma profunda a los sistemas archivísticos mexicanos, promoviendo una legislación archivística que proteja la documentación, a los archivos administrativos, archivos históricos y archivistas, además, que regule los convenios de investigación entre los archivos históricos y las instituciones interesadas, provocando la protección tanto de la documentación como de los medios de información y difusión de los acervos históricos.
Los archivos públicos, administrativos o históricos, no pueden ser propiedad de persona o grupo alguno, son de la Nación Mexicana, por lo que forman parte de su patrimonio, son de la ciudadanía, en ellos se resguardan los hechos cotidianos, los resultados de los gobiernos, ya fueran federales, estatales o municipales; en ellos se retrata el desarrollo urbano, cultural, social, religioso y político de las ciudades, pueblos y villas; por eso, los archivos deben de ser tratados y trabajados bajo los lineamientos archivísticos, no como bibliotecas, centros de documentación o almacenes; por eso los documentos deben formar parte de expedientes, registrando las acciones de manera completa y no fragmentaria….

REFLEXIONES ARCHIVISTICAS. ( 6 de 8 partes )

VI
PRESERVAR TESTIMONIOS HISTORICOS.

A los Archivos Históricos se les considera como Instituciones Archivísticas, ya que en ellos se resguardan, preservan y difunden los documentos considerados con valor histórico, los que forman parte del Patrimonio Histórico Cultural de la Humanidad.
Sin embargo es necesario aclarar que al documento se le reconoce un valor primario, de parte de la administración pública, ya que desde que es creado tiene como objetivo servir de garantía o prueba de algo, por eso se le denomina como documento administrativo o legal - documentación activa-, es decir, sirve como testimonio. Pero ese documento, desde su origen contiene información" y, en potencia, aunque no se utilice habitualmente como tal, desde ;el principio, es fuente de historia" .(15)
Por esa razón nos hemos atrevido, en muchas ocasiones, a decir que todo documento es histórico hasta que no se pruebe lo contrario, aunque en la mayoría de las veces los responsables de los archivos piensan de manera contraria, y primero buscan la manera de dar de baja la documentación sin un dictamen responsable.
Es un hecho que ese valor administrativo, que le da al documento una fuerza testimonial, llega a prescribir y es entonces cuando los problemas archivísticos se dejan ver, ya que es necesario que dicho testimonio sea preservado en un archivo histórico para lo cual se necesitan analizar los valores secundarios antes de que se considere obsoleto, lo que se dificulta a falta de un trabajo archivístico anterior, es decir, el documento no estuvo detectado ni forma parte de un expediente, se encuentra dentro de minutarios o paquetes compartiendo espacio con otros papeles, de los que también se desconoce su valor.
Lo anterior sucede porque aún no se ha entendido que a partir de ese momento de cambio de valor, el documento cobra una nueva vitalidad, la de ser fuente de la historia, por lo que la preservación se hace necesaria propiciando la organización de archivos históricos con los fondos documentales con valor secundario. Es conveniente destacar que de los valores primarios y secundarios se genera la división de los archivos en administrativos e históricos.
De tal manera el valor administrativo es inherente al documento, "... hasta que tanto el testimonio escrito engendre derechos y obligaciones y sirva de garantía para justificar situaciones y hechos, es paralelo a la vigencia administrativa y va perdiéndose con el paso del tiempo".(16)
Así podemos considerar, como lo ha manifestado Antonia Heredia Herrera, que el valor histórico de los documentos es más consistente que el de las fuentes narrativas que, " tanto en su nacimiento como en su transmisión, ofrecen respectivamente una serie de notas relacionadas con el subjetivismo o ignorancia de sus autores y, versiones o deformaciones. Aquellos suelen dar una visión detallada y completa y por lo general poco manipulada de la vida de los hombres" .(17)
Estos conceptos ayudan a comprender cual es la importancia de preservar documentos testimoniales, más aún, la necesidad de obtener apoyos, tanto humanos como económicos para poder efectuar el análisis en su valoración, evitando su destrucción o pérdida paulatina en las bodegas, que se han convertido en lugares destinados a guardar papeles cuyo valor se ignora o desconoce.
Es ante este pensamiento cuando se hace necesario reflexionar sobre la importancia de los archivos administrativos en la tarea de preservar documentación con valor histórico testimonial, y de manera especial con respecto a los archivos de concentración, ya que es en ellos en donde se realiza el expurgo o depuración de los expedientes que han perdido su valor administrativo.
Nuevamente llega a la mente una pregunta: ¿ y en los archivos de concentración se realiza, en verdad, un análisis responsable de los documentos o expedientes que han cumplido su valor administrativo?; desearíamos poder contestar afirmativamente, y aunque existen las maravillosas excepciones, es posible afirmar que en la mayoría de las dependencias no existen especialistas en el manejo de la documentación en concentración -ojalá y esta expresión no fuera cierta.:; y es que no sólo se trata de revisar un listado o un formato especial de transferencia primaria o baja documental, el asunto es mucho más complejo, aunque no se quiera ver así; el asunto se relaciona con la preservación de la documentación y no solo con la idea de guardarla mientras pierde su valor semi- activo.
El archivo de concentración debe de detectar la documentación testimonial por medio de las técnicas del expurgo o depuración, para lo que es necesario contar con los instrumentos técnicos y del personal capacitado en la materia, ya que de ese proceso, obligación de este tipo de archivo, se irán formando los fondos documentales históricos, mismos que pasarán a formar parte del archivo histórico de la dependencia correspondiente.
Sin embargo, a causa de la deficiencia archivística en los archivos de trámite se dificulta la tarea en los de concentración, y los testimonios documentales no son detectados oportunamente corriendo el riesgo continuo de perderse.
Para mejorar la situación es necesario aceptar que existe confusión en algunos archivos administrativos, la que no ha permitido que los documentos sean expedientados y por ende, ante sus inventarios, detectados los testimonios documentales, mismos que den origen a un archivo histórico cuando los valores administrativos hayan culminado en su totalidad, y después de haber sido seleccionados, expurgados o depurados por los archivistas especializados, en el archivo de concentración.
Podemos decir que para que se pueda organizar un archivo histórico con documentación contemporánea, resguardada en esos archivos de concentración, sería conveniente que éste realizara las siguientes acciones archivísticas:

a).- Eliminar los documentos de rutina, por ejemplo los relacionados con la compra de materiales o el mantenimiento de maquinaria y equipo, así como las fotocopias o copias -simples que no tienen valor legal alguno. Es posible dejar establecido que se puede conservar una muestra representativa de dichos documentos.

b).-Determinar, junto con especialistas en la materia, en administración pública y el archivo histórico de la dependencia, cuales son los documentos que ya no tienen trámite legal, contable y administrativo.

c).-Conservar los documentos que queden formando los grupos siguientes:
Primer grupo: Conteniendo los motivos y objetivos de la institución; considerando todos los documentos que contengan información sobre los antecedentes, razón de ser y objetivos de la institución o dependencia a la que pertenecen.

Segundo grupo: Organización, procedimientos y políticas de la institución o dependencia; comprendiendo:

- Manuales de políticas, de organización y procedimientos.
- Documentos diversos que contribuyan a comprender la organización y funcionamiento de la institución o dependencia.
- Documentos utilizados para definir políticas. - Delegación de autoridad.
- Convenios entre dependencias.
- Agendas y actas o minutas (con toda la documentación anexa) de las reuniones en que haya participado la dependencia con organismos centralizados y descentralizados con los cuales lleve relación constante y tengan que ver con su funcionamiento, así como de reuniones internas de las que surjan agendas, actas o minutas.
- Documentos diversos, directamente referidos a la política general de la institución o dependencia, procedimientos y sistemas de organización.

Tercer grupo: Desarrollo de la institución o dependencia; comprendiendo:

- Directorios internos (actuales y pasados).
- Informes estadísticos.
- Informes normativos que describan las actividades de la institución o dependencia.
- Materiales ofrecidos a la opinión pública y boletines de prensa.
- Documentos divulgados que se refieren a actividades y programas de la dependencia.
- Documentos de planificación.
- Informes especiales, estudios o encuestas a cerca de la administración y formas de operación de la institución o dependencia.
- Mapas y planos.
- Programas anuales para justificación del presupuesto.
-Informes anuales para comprobación del gasto
Publico.
-Recopilación de datos para la formulación del informe Presidencial.
-Acciones concretas de la Institución.

Cuarto grupo: Legislación y normas, conteniendo:

-Actas, Reglamentos, acuerdos y circulares.
-Estudios y dictámenes sobre consulta de carácter jurídico.
-Legislación y Jurisprudencia que afectan a la institución o dependencia.

Quinto grupo: Recursos Humanos y Personalidades conteniendo :

- Profesiogramas, definiciones de puestos.
- Plantilla y censos de personal.
- Programas de capacitación y adiestramiento; expedientes indicativos al respecto (muestras).
- Contratos colectivos de trabajo; muestras de contratos individuales.
- Documentación genérica relacionada con prestaciones y servicios sociales a los trabajadores.
- Expedientes de personalidades relevantes.
- Muestras de expedientes típicos de personal.

Sexto grupo: Productos de la institución o dependen-cia; conteniendo:

Documentos sobre las funciones básicas de que se ocupa la institución o dependencia.
Naturalmente, es recomendable que la documentación expedientada no pierda su carácter seriado, ya que si sucede, el trabajo de selección y formación de grupos no tendría los resultados deseados y dichos expedientes estarían revueltos.
En fin, las acciones y formación de grupos documentales, recomendación tomada de los trabajos del Archivo General de Nación de 1978,(18) son una buena alternativa, como guía en la labor de selección documental para las transferencias secundarias o con valor histórico, sin embargo no podríamos pensar en una doctrina archivística ya que cada dependencia tiene su naturaleza y necesidades definidas.
Pero en esas acciones no termina el proceso de preservar documentos testimoniales e históricos, ya que una vez transferidos a un archivo histórico - en donde termina la función de la administración de documentos- da inicio la organización de los fondos, la que presenta dos vertientes: la organización de archivos históricos de instituciones desaparecidas y la de instituciones vigentes.
Con respecto a los archivos de instituciones desaparecidas podemos decir que: "... son estos los archivos históricos por antonomasia por cuanto sus series están cerradas y no son susceptibles de movimientos por lo que respecta a su aumento, por nuevos ingresos, o disminución, por eliminación o expurgo.." .(19)
Aún dentro de éstos es posible que se encuentre documentación mal seleccionada, o que no se haya respetado el origen de procedencia institucional, por lo que es menester revisar los inventarios y organizar los fondos, secciones y series que correspondan, es decir, en este caso, la organización documental se convierte en una auténtica reconstrucción a todos los niveles: clasificación e inventariación, estudio institucional, análisis de cada una de las unidades de instalación, descripción de los expedientes y expedientación en caso de que no exista, organización de cada uno de los fondos, organización cronológica, clasificación topográfica etcétera.
En el caso de archivos históricos de instituciones vigentes, nos enfrentamos a un reto en su organización, ya que será necesario dar inicio con el reconocimiento de la documentación, de la forma de selección y de los criterios que se pudieron usar para considerarlos con valor histórico. Además al ser un archivo que no se ha cerrado, es decir que aún se le integrará documentación, es necesario cuidar la continuidad de los fondos, por lo que la clasificación recomendable es la funcional, ya que se respeta la permanencia de las funciones frente a los órganos o dependencias encargadas de llevarlas a efecto.
Para que en un archivo histórico de institución vigente se puedan realizar acciones de organización documental, es fundamental que el archivo de concentración cumpla con su labor archivística, ya que sin archivos administrativos bien organizados y en funcionamiento, no tendremos archivos históricos contemporáneos y no se podrán preservar testimonios históricos.

REFLEXIONES ARCHIVISTICAS. ( 5 de 8 partes )

V
PROFESIONALIZACION.

Hacia una nueva era en la capacitación archivística.

Uno de los aspectos más importantes para el buen desarrollo de la actividad archivística en México es la capacitación de los trabajadores de los archivos o archivistas habilitados, que son quienes manejan, o intentan manejar, los archivos en la administración pública, y que no tienen capacitación técnica para hacerla; es más, muchas veces después de años de trabajar en los archivos no saben lo que es, en reali-dad, la archivística ya que la falta de conocimientos y algunas determinaciones de sus jefes, no les han permitido llegar a generar archivística ni administración de documentos, y por ende no se llega a adquirir el oficio. Es posible, también, que al finalizar una administración los que fungieron como archivistas sean comisionados en otra actividad: en un almacén, vigilando la entrada de un edificio, conduciendo un vehículo oficial o haciendo el aseo de una oficina; ese es el peligro que los archivistas habilitados corren al no profesionalizarse.
Es posible que alguien llegue a pensar que cuando hablamos de los trabajadores de los archivos como habilitados lo hacemos de manera despectiva, pero ese no es el sentido de nuestra reflexión, la realidad es que estamos convencidos que el que se diga archivista será aquel que demuestre tener los conocimientos de la profesión, tanto de manera teórica como práctica; razón por la cual los trabajadores de los archivos tienen que buscar la capacitación adecuada que les permita, como ya lo hemos dicho, obtener el oficio y no pensar, solamente, en los años que llevan guardando copias de oficios en un bibliorato o acomodando paquetes de minutarios en una bodega a la que conocen como archivo de trámite.
El trabajo archivístico es más profundo y complicado, para realizado se necesita conocerlo, estudiarlo y practicado de manera ordenada, sistemática y con seriedad, y esto no tiene nada que ver con la idea de dar de baja documentación para liberar espacios necesarios para otras actividades.
Como ejemplo de lo anterior podemos comentar, que hace ya algunos años, cuando una persona del Archivo Histórico de la Ciudad de México tuvo que asistir a dictaminar una documentación a la extinta Unidad Central de Archivo y Correspondencia del Departamento del Distrito Federal, al querer amarrar un paquete de documentos y no dejarlo "bien apretadito", uno de los viejos archivistas le dijo: " se nota que usted no es archivista"; de aquí nace el cuestionamiento ¿qué es ser archivista?; pues bien, el paquete podía estar bien amarrado pero la documentación que lo formaba distaba mucho de estar ordenada, .expedientada, clasificada, inventariada. y descrita, elementos fundamentales para que cualquier archivo funcione y pueda brindar un servicio; así que ese paquete no formaba parte de un archivo sino de una bodega, y el que lo amarró, muy bien por cierto, se convertía en un custodio de una bodega y no en un archivista, no obstante los años de trabajar en un archivo administrativo.
A partir de aquel momento, en el Archivo Histórico de la Ciudad de México, pensamos en la diferencia existente entre un archivista y un trabajador de los archivos, es decir un empleado habilitado para realizar actividades archivísticas y la diferencia es el oficio.
Y ¿ cómo llegar al oficio?, creemos que la respuesta está en la capacitación de esos trabajadores, intentando generar planes de estudio adecuados y adaptables, con la idea de la educación para adultos y que contemplen los aspectos cognoscitivos funda-mentales de la archivística y de la administración de documentos.
Es en este momento cuando en nuestra reflexión podemos separar los cursos básicos, de una semana de esta se debe de observar de manera integral dentro de la archivística.
En fin, es necesario establecer, a nivel personal, una tesis sobre la capacitación o profesionalización para los trabajadores de los archivos en la administración pública, con la idea de alcanzar un nivel técnico que les permita desarrollar la actividad con conocimientos de causa, y que -lo más importante- ayude a la elaboración de programas archivísticos, y hasta en planes de emergencia, en la materia, y así llegar a la organización de los archivos de trámite y de concentración. Pero en dicha capacitación es necesario tomar en cuenta que se trata con adultos, y que por esa razón es fundamental establecer métodos abreviados de enseñanza de cada una de las asignaturas que forme el plan de estudios; sin olvidar que los horarios tendrán que adaptarse al tiempo de los alumnos.
Antes de continuar con esta reflexión, es importante aclarar que lo aquí vertido no pretende generar una currícula académica para una carrera técnica ni a nivel licenciatura, la preocupación se dirige hacia aquellos adultos que tienen que trabajar en archivos sin ser archivistas, y pensando en ellos, en sus problemas y realidad económica, se medita - en voz alta sobre una línea diferente, a los cursos básicos, para su capacitación.
Para llegar a cumplir con el planteamiento tenemos que preguntamos: ¿ que debe saber un archivista habilitado?; en primer lugar las funciones de la archivística, y las de la administración de documentos, y así poder ubicadas por separado pero como partes esenciales' de su trabajo; sin embargo no es suficiente con eso, se necesita que los archivistas tengan conocimientos básicos sobre administración pública, los que ayudan a evaluarlas limitaciones, los recursos humanos, materiales, económicos y técnicos, y así el archivista podría dar orden tanto a su oficio como a los archivos; por desgracia en los cursos de capacitación de personal -caso de los archivistas- no se vislumbra esta materia como asignatura, ya que "... ¡ a menudo se presupone erró-neamente que cada archivero (archivista) es un administrador ¡.." (10) y de esa idea radican graves problemas de orden y planeación en los archivos. De igual manera es necesario que se contemple la necesidad de .manejar el diseño y análisis de sistemas, y así generar los planes detallados, tanto de la estructura archivística como sobre la solución de problemas añejos dentro de los sistemas archivísticos, ya que "... el análisis de sistemas proporciona otra herramienta analítica valiosa, o enfoque metodológico, para el archivero (archivista)".(11)
La capacitación no estaría completa si dejamos de hablar de preservación documental, ya que es muy importante que dentro del trabajo archivístico se maneje la diferencia existente con lo que conocemos como conservación documental, pues las confusiones son constantes.
Así. podemos manifestar que preservación documental incluye a todas las actividades asociadas con el mantenimiento de los fondos documentales y la retención de la Información. " La conservación, por otra parte, está reservada para todas las actividades por medio de las cuales los artículos (documentos o expedientes) se separan o tratan con el fin de extender su vida, ya sea por medios químicos o físicos" .(12)
Por tales razonamientos los archivistas..tienen que saber como mantener en buen estado los fondos documentales, sin caer en lo que podría ser la restauración .o conservación, aceptando que - muchas veces- al hablar de archivos conservados nos referimos a los que han sido preservados.
Otra de las ciencias que el archivista debe conocer de manera. básica es el Derecho, ya que es una realidad que los procesos gubernamentales, las decisiones administrativas, los procesos legislativos y los judiciales se fundamentan en tipos documentales, los que tienen que resguardarse en los archivos; por eso es necesario conocer como se generan esos testimonios y así poder valorarlos y preservarlos como
material archivístico; además ayuda a los archivistas a determinar el valor legal de los documentos. (13).
En los archivos administrativos también se encuentran documentos que versan en torno al Derecho, reglamentos, acuerdos, decretos, normas, actas, etcétera, y en lugar de organizarlos , según los asuntos a que corresponda, en expedientes, se forman colecciones, las que rompen con el carácter seriado de la documentación, lo que se da por falta de conocimientos sobre la acción que genera dichos tipos documentales.
Es fundamental que el trabajador de los archivos, conozca la estructura orgánica y funcional de la dependencia en que labora, ya que ante su ignorancia el trabajo archivístico se frena, confunde y complica de manera extraordinaria, provocando la inexistencia de un cuadro de clasificación adecuado y funcional, lo que trae consigo más que archivos, mal organizados, bodegas con documentos.
Ante esta nueva reflexión, y pensando que lo expresado podría ser lo prioritario en la capacitación de los trabajadores habilitados como archivistas, es preciso comentar sobre un cuadro de disciplinas, materias y ciencias que deben formar parte de un plan de profesionalización archivística, y de tal manera llegar a obtener conocimientos en el manejo no solo de los archivos sino de los documentos, así se proponen las siguientes:
Archivística: efectuando la división de esta disciplina en: Archivística General: la que trata de los conceptos fundamentales en torno a la propia disciplina, la de los documentos, de los archivos y de sus funciones, de los expurgos, de la organización, de la descripción, de la comunicación y difusión, así como el análisis y organización , de la descripción, de la comunicación y difusión , así como el análisis y organización de documentación que dan origen a los Archivos Notariales, Eclesiásticos, Cartográficos etcétera. Archivística Técnica: que penetra al estudio de la preservación, conservación y restauración, y mecanización; es en donde el archivista necesita del auxilio de los conocimientos de otros profesionales. (14)

Derecho - Legislación.
Historia de las Instituciones.
Administración Pública.
Preservación Documental.
Historia de la Archivística y de los Archivos.
Historia de México.
Diplomática.
Redacción.

Administración de Documentos.

Es de considerarse que estas disciplinas, pueden ser útiles en la formación de los trabajadores de los archivos administrativos, y lograr que en las unidades administrativas de las dependencias del Gobierno Federal y de los Estados Libres y Soberanos de la República Mexicana se puedan tener empleados capacitados, bien capacitados, en los archivos y que los programas de estudio -los que se tendrían que aplicar según las necesidades de cada dependencia- propicien, en un futuro próximo, el reconocimiento de esos estudios, por parte de la Secretaría de Educación Publica, siendo uno de los retos que los archivistas habilitados deben alcanzar.

REFLEXIONES ARCHIVISTICAS. ( 4 de 8 Partes )

IV
UNA VERDAD INSOSLAYABLE.

En la acción archivística de la administraci6n pública existe una verdad que no podemos dejar de soslayo, aunque casi siempre se intenta ocultar de alguna manera porque se ha convertido en lo irremediable.
Esa verdad se finca en la problemática de los archivos administrativos, la que hemos observado, durante doce años en que laboramos en la administración pública, crecer, desarrollarse y continuar existiendo, al grado que dicha permanencia no permite la configuración u organización de archivos en las unidades administrativas, permitiendo que las secretarias sean las que controlen la documentación por medio de lo que llaman minutarios, y luego los remitan a lo que han denominado Archivo Muerto.
Los archivos no son prioritarios, esa es la verdad, por lo que difícilmente tienen presupuestos para efectuar su labor, y aceptan lo que de buena manera le otorgue la oficina administrativa de quien dependa, ya que tampoco los archivos cuentan con niveles de importancia que les permita obtener recursos materiales y humanos para cumplir con la fundamental tarea de organizar y brindar la información administrativa que se les requiere cotidianamente, así como la necesidad de materiales, capacitación del personal y elaboración de los trabajos de inventariado, calendario de caducidades y todo lo relacionado con la expedientación, selección y transferencias documentales.
Al hablar de falta de niveles adecuados en las estructuras de las dependencias, no se refiere al órgano, en caso de que exista, que maneja a los archivos administrativo o históricos, ya que esté puede ser una jefatura de unidad departamental, una subdirección o hasta una dirección de área; no, la referencia se hace para los archivos y para los trabajadores de los mismos, en cuyo caso continúan siendo, en su mayoría, bodegas o depósitos de papel; aunque no se duda que hayan grandes y excepciones dentro de la administración pública.
De tal manera, con la idea de que en los archivos no se requiere personal especializado -ya que siempre se ha visto como un lugar en donde se guardan papeles-, se remiten a ellos, no solo muebles y materiales que ya no sirven, sino al personal indeseado en otras áreas, castigados que esperan cumplir su condena para regresar á su trabajo anterior, con la firme convicción de Portarse bien para no volver a las mazmorras de los archivos.
Por lo tanto es una verdad insoslayable que mientras los archivos sigan siendo eso, es decir nada para las administraciones, ningún esfuerzo dará resultados, ya que ¿ cómo se podría capacitar a aquellos que cumplen un castigo en los archivos, si no les interesa desarrollarse en esa área?, vaya conflicto para los encargados de organizar archivos, lo que no se puede ejecutar sin personal capacitado; y de este problema ¿quién es culpable?
Sin embargo cuando las autoridades de las dependencias solicitan informes de la actividad archivística, ya sea para análisis interno o por solicitud de un órgano superior en la materia, se observan dos vertientes; una podría ser que se manifieste la verdad, dejando con claridad la situación de descuido y falta de metodología para trabajar los archivos, confusión y falta de recursos; la otra se inclinaría en informar que se cumple con los lineamientos establecidos por el sistema archivístico, y que "están trabajando", aunque dicho informe esté "maquillado", es decir, que ante la problemática no se exprese la verdad, lo que trae como consecuencia que los archivos continúen como siempre, y como dicho informe lo firma una autoridad administrativa de mando medio, muchas veces se toma como la única verdad; pero cuando se determina realizar un dictamen de la situación real de los archivos, encontrándose falso el informe, da inicio el conflicto entre administración y archivística, ya que pudo haber sido demasiado tarde.
Ante tales reflexiones, nada alentadoras, no nos queda más que pensar que dentro de la actividad archivística, en la mayoría de las veces, se aplica una administración del desperdicio ya que el lugar a donde se manda lo inservible es precisamente al local que sirve de archivo, en el que esperan, sillas rotas, mesas, máquinas de escribir, escobas, botes de basura... y paquetes con documentos, ser dados de baja. ¿ Cuál es la razón de que esto siga sucediendo cuando se ha llamado la atención de parte de muchos archivistas en Congresos Nacionales?, no hay respuesta..

REFLEXIONES ARCHIVISTICAS ( 3 de 8 partes )

III
LA ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS.

A partir de los años setentas se determinó en nuestro país adoptar como método archivístico a la Administración de Documentos, que para Ariel Ricks en el año de 1976, era un concepto emergente, una "función archivística cuyo objeto es el de reducir el volumen de los documentos que se guardan, al núcleo que mejor satisface las necesidades de los investigadores" o "la aplicación de la administra-ción científica a la tramitación de los escritos administrativos con fines de eficiencia y economía, siendo todos los beneficios para los futuros investigadores. " (8)
Reflexionando sobre esas definiciones no nos queda más que aceptar que la Administración de Documentos no se creó para sustituir a la Archivística, sino como parte de ella, o de su quehacer en la organización de archivos; así, con esta idea intentaremos desarrollar este capítulo.
Pensando en el buen funcionamiento de la actividad archivística en México, es oportuno entender a la Administración de Documentos como parte importante de la Archivística, ya que, de manera personal, no es posible aplicarla correctamente si no se tienen conocimientos de los procedimientos archivísticos, por lo que no podemos intentar una separación ni querer que una sustituya a la otra.
Sin embargo, hemos observado como una carrera técnica de archivista ha cambiado su denominación por la de administradores de documentos; y como se sustituyen los cursos básicos de archivística por los de administración de documentos, intentando capacitar a empleados habilitados en la actividad, dándose no buenos resultados, ya que para que se pueda comprender dicho método es fundamental enseñarlo a archivistas ya formados o en proceso de formación, en fin esto lo comentaremos en el capítulo correspondiente a la capacitación.
Para llegar a entender que es la Administración de Documentos, ya que es un término muy utilizado en los sistemas archivísticos de nuestro país, es fundamental analizar cuatro puntos de importancia, que son:
" 1°.- La Administración de Documentos enfatiza la necesidad de prestar constante atención al ciclo vital _de los documentos, desde su creación inicial hasta su eliminación final o asignación a los archivos...
2o.- La Administración de Documentos enfatiza el método de programa
permanente para mejorar la tramitación de escritos del gobierno mediante pautas, reglamentaciones, adiestramiento y promociones adecuadas...
3o.- La Administración de documentos enfatiza el control constante de los procedimientos que utilizan escritos, particularmente con el objeto de prevenir la creación de formularios, informes u otros instrumentos escritos no esenciales o ineficientes.
4o.- La Administración de Documentos enfatiza el valor de la especialización en cualquier aspecto significativo de trámites que utilizan escritos que tienen una aplicación amplia o universal a las diversas funciones. de oficina" . (9)
Esos cuatro puntos, los que indican las funciones de la Administración de Documentos, nos ayudan a entenderla como una función de la Archivística, y le permite llevar un control de los documentos qUé formarán parte de un archivo, desde el seguimiento de su ciclo vital, estableciendo las tres etapas que conocemos como: la activa, la semi-activa y la inactiva, las que propician la valoración final de los documentos, ya fuera para su eliminación definitiva o su custodia como fuente documental histórica testimonial.
De igual manera se podría tomar como un método de programa permanente para controlar la tramitación de documentos públicos mediante un marco jurídico adecuado y eficiente.
Así, por medio de la Administración de Documentos se podría evitar la creación de instrumentos archivísticos no esenciales o ineficientes, además de propiciar la especialización en el manejo de los diferentes tipos de documentos, según el ciclo vital, que se encuentran en los archivos de la administración pública.
Sin embargo, para organizar archivos, conformando expedientes, detectando las series de los fondos documentales, elaborando los cuadros de clasificación, los inventarios y catálogos, es necesario utilizar a la Archivística, por lo que se podría pensar que la Administración de Documentos no interviene en archivos organizados y dando servicio, sino hasta que es necesario realizar una transferencia documental, ya fuera primaria, secundaria o para baja definitiva.
Después de intentar establecer la reflexión de que tanto la Archivística como la Administración de Documentos no deben sustituirse entre si, es conveniente comentar sobre las confusiones, que en la administración pública se han dado, al querer aplicar la
Administración de Documentos en lugar de la Archivística.
El problema, según mi parecer, radica en que se ha querido aplicar la Administración de Documentos a depósitos o bodegas de paquetes y cajas con docu mentos, es decir, solamente para dar de baja dicha documentación y no para dictaminar su valor administrativo y mucho menos con la idea de organizar un archivo administrativo que sirva en la gestión administrativa de las instituciones y dependencias; es posible que al adaptar la Administración de Documentos no se entendiera como una función archivística, o que en las formas, criterios y estrategias de su instalación no determinaran las diferencias archivísticas y de la propia administración pública de Estados Unidos, Canadá o Francia, con México, ya que si observamos el punto primero, de los cuatro que enumeramos, podemos vislumbrar que la administración de Documentos debe prestar constante atención al Ciclo Vital, "desde su creación inicial hasta su eliminación final o asignación a los archivos". Si esto lo leemos literalmente, la Administración de Documentos no se involucra con los archivos, ya que su función concluye cuando el documento es trasladado a ese repositorio, en ese momento es cuando, en México, la confusión crece de manera considerable ya que tenemos archivos de tramite, de concentración e históricos.
Es cuando debemos entender que la Administración de Documentos actúa exclusivamente sobre la documentación que se resguarda en oficinas de registro en trámite o de concentración y no en la organización de los archivos históricos conocidos por la propia materia como instituciones Archivistitas: ahí radica la diferencia entre archivos administrativos y los Históricos , ya que los primeros podrían no llamarse archivos , esa será nuestra duda.

REFLEXIONES ARCHIVISTICAS. ( 2 de 8 partes )

II
LA ADMINISTRACION PUBLICA Y LOS DOCUMENTOS.

Los documentos nacen de una oficina o entidad, o de una persona física, de una familia o institución privada, y no sólo corresponden a procesos emanados de la administración pública, por eso existen documentos públicos y privados.
Sin embargo en esta ocasión es menester reflexionar sobre la documentación pública, aquella que se crea dentro de una gestión administrativa en una dependencia o institución pública, y que presenta una valoración notarial o administrativa según sea el caso. Nos referiremos a los documentos que guardados en un depósito deben ser reflejo de la institución que los generó, siguiendo la línea de las actividades, ya fueran jurídicas, administrativas, legislativas, judiciales o ejecutivas, y que son la materia prima para la formación de archivos.
De tal manera los archivos se conforman para tramitar los asuntos que corresponden a la oficina o entidad, y por eso se conservan aunque no siempre de manera adecuada. Dentro de la Administración Pública de nuestro país, el término archivo se utiliza de manera indiscriminada, sin .darle el valor real a su significado, es decir, cualquier estante, ropero, caja, cajón o librero con carpetas que guarden hojas de papel con escritos, ya fueran manuscritos o mecanuscritos, los llamamos archivos, sin tomar en cuenta que Archivo es " la suma de tres elementos: Documentos +organización + servicio,- por lo tanto – Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente histórica."(4)
En esta definición encontramos muchos elementos para el análisis y reflexión, pues bien, al ser un conjunto de documentos, no podemos pensar en una colección de éstos, ya que los archivos no pueden ser resultado de actos voluntarios o de criterio personal, es más, para que exista un archivo es necesario que haya una institución o dependencia con funciones y actividades que desarrollar, y el archivo es el reflejo de esas acciones, por eso se expresa la necesidad de que en la organización archivística sea respetado el Principio de Procedencia, cuya clave son el origen institucional y el proceso natural, es cuando se observa que el documento tiene un valor seriado, mismo
que puede proporcionar el cambio en su valoración de eminentemente administrativo a histórico testimonial.
Pero, como se debe de comprender, no es posible hablar de archivos y mucho menos en la Administración Pública, sin documentos, pero si puede haber documentos sin archivo, como lo ha manifestado Antonia Heredia Herrera.
Para poder definir la actividad archivística en la administración pública es fundamental entender que los documentos son la materia prima, el objeto sobre el cual el archivista realiza su función profesional, y que dichos documentos dan origen a los archivos; razón por la cual es fundamental conocer de que tipo de documentos están formados los expedientes de esas series propias de los archivos.
Documento, en un sentido general, es todo registro de información, no importando su soporte físico, abarcando aquello que pueda transmitir un conocimiento, así podemos englobar, en este sentido, libros, revistas, fotografías, cintas de grabación, películas, microfilms, láminas, partituras, proyectos etcétera; en general, se puede manifestar que documento es "el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información"(5)
Sin embargo, no todos los documentos son material de archivo, podemos pensar en trabajos de investigación, en documentales o en proyectos, de los que . están llenos los archivos o depósitos, pues estos, si no cumplen con el principio de ser reflejo de la institución que los creó no son propios de los archivos; no significa esto que los invalidemos para la investigación y conocimiento de la sociedad, sino que no fueron resultado de la práctica administrativa y jurídica de institución o dependencia pública o privada.
Pero es conveniente aclarar que si dentro del proceso documental, de una gestión, aparecen esos documentos como parte de los expedientes, es decir, relacionados con los asuntos que los documentos traten, se deben considerar como documentos de archivo, ya que, como lo manifestara Aurelio Tanodi, el documento de archivo se debe considerar como: " el soporte que contiene un texto que es el resultado de una actividad administrativa de una entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades...". (6)
Ante tales razonamientos, no es recomendable mandar a los archivos, en el proceso de transferencia documental, de parte de las áreas operativas, libros, folletos, revistas, invitaciones, cartas de felicitación personales, ni propuestas o proyectos que
no formen parte de la gestión administrativa o actividad de la dependencia, es decir, reflejo auténtico de los objetivos para los que fue creada, ya que no son considerados documentos públicos.
Esos documentos, impresos o trabajos, pueden guardarse en una especie de archivo personal o en una biblioteca, según sea el caso, pero nunca considerarlos parte del archivo institucional, porque no lo son, y sólo causan saturación y desconcierto al no poderse organizar ni clasificar en un archivo administrativo, llámese de trámite.
De igual manera encontramos, dentro de la administración pública, que en las áreas operativas se organizan archivos, manejados por las secretarias, los que son considerados como inmediatos, pero que no se apegan a ninguna técnica ni norma de la archivistica, y en ocasiones, por no decir siempre, son considerados los verdaderos archivos, dejando lo no importante o las copias simples en los archivos de trámite, los que en verdad se convierten en bodegas de los papeles inservibles.
Esos archivos inmediatos, a los que se les da tratamiento casi de personales y no públicos, no están sujetos a ninguna normatividad archivística, ya, que son trabajados como le acomoda a la secretaria o como el jefe ordena, y por ende solamente cuando pasan al archivo de trámite, si es que lo hacen, forman parte de los sistemas gubernamentales de archivos, propiciando un desconcierto en la tarea archivística de la dependencia o institución, en donde la anarquía hace su presencia, motivada por falta de conocimientos de parte de los empleados o funcionarios, que teniendo una responsabilidad administrativa de servicios generales o recursos materiales, deben manejar los archivos de las dependencias, y sinceramente, en su mayoría lo hacen sin conocer, ni querer hacerlo, el oficio o materia de la que son responsables, y se termina seudo administrando documentos.
Así que los documentos con valor administrativo se quedan en las oficinas, y entonces, ¿ que es lo que se almacena en las bodegas?, pues aquellos documentos que consideran de archivo muerto, es decir, que ya no le sirven al jefe de esa oficina.
Pero el conflicto se presenta cuando se transfiere la documentación, lo que se hace por medio de paquetes formados por lo que se llama "minutarios" estos no forman expedientes por asuntos, se organizan cronológicamente, y existirán tantos minutarios como documentos se reciban o se remitan.
Y en los archivos de trámite los dejan exactamente igual, sin preocuparse en hacer expedientes determinados por los asuntos y colocándolos según su fondo,
sección, serie y subserie, labor que propicia una organización adecuada, siempre bajo el principio de procedencia institucional, estableciendo un servicio adecuado a las áreas que generaron la documentación.
Por eso se manifiesta que difícilmente los archivos de trámite, de las dependencias de la administración pública, organizan la documentación que reciben en expedientes, aunque existen grandes excepciones, y eso está en contra de la naturaleza archivística, no solo de México, sino del mundo.
Definitivamente no es obligación de las secretarias conocer de archivística, pero la obligación de ser archivista ¿a quién se la damos?, al personal habilitado en el archivo o al administrador que dice manejar los archivos.
Sin tratar de desviar la atención del asunto es im portante aclarar que dicha problemática archivística no es nueva, ya que, como lo ha manifestado, Enrique Ampudia Mello: "… hasta hace unos 40 años, los archivos tuvieron dentro de la administración pública mexicana, un alto Estatuto Institucional y Jurídico, así como una reconocida capacidad técnica y operativa, en plena conformidad con su condición de servicios esenciales para los Órganos de Gobierno…Ahí están justamente, los Archivos sobre los Archivos para demostrarlo: en nuestro país, por lo menos a nivel federal, la verdadera tradición ha sido la de otorgar a los servicios archivísticos, una posición eminente dentro de la Administración Pública...". (7)
Podríamos argumentar que el problema llegó por falta de conocimiento sobre los archivos y sus técnicas de organización, clasificación e inventariado, dándose la ineficiencia en el servicio, lo que provocó que los archivos fueran rebasados por el cúmulo documental, por lo que la administración pública, al no tener respuesta a sus demandas de información, creó servicios sustitutos, en los que podemos englobar los archivos personales o secretariales, a los centros de documentación y a la unidades de control de gestión, ocupando los recursos que en otros tiempos se destinaban a los archivos. Y los archivos se fueron quedando como depósitos de papeles inservibles, junto con basura y muebles rotos.
Ese círculo vicioso no ha permitido, la mayor de las veces, que los documentos generados en la administración pública estén resguardados, conservados y ordenados en los archivos, que conocemos hoy en día como de trámite, los que serían las instancias legales para dar un servicio archivístico a las áreas generadoras de dicha documentación, y sigan, durante toda su vigencia, custodiados por las secretarias, sin
expedientación ni orden.
Por lo tanto, debemos comprender que cuando los documentos, formando minutarios y no expedientes, llegan al archivo es porque el área operativa ya los ha considerado obsoletos, pero solicita sean guardados por cierto tiempo, sin darles un valor administrativo, sólo por evitar un conflicto archivístico con las autoridades correspondientes.
Así, el archivista, el que recibe cientos y cientos de paquetes para su custodia, no ejerce la actividad archivística dentro de su función en la administración pública, ya que al no existir control de los minutarios la tarea de expedientación se haría interminable, y con fundamento en los listados, que no contienen información, ponen los paquetes en un sitio físico dentro del salón o cuarto al que llaman archivo, pero en realidad es una gran bodega en espera que concluya su tiempo de resguardo sin importar que su valor administrativo haya terminado en realidad.
Los documentos, que se generan en la administración pública, son el instrumento verídico de las acciones efectuadas o por efectuar, son, por ende, los testimonios de las funciones de una institución o dependencia, por eso su cuidado y manejo es de suma importancia en cualquier oficina gubernamental. Sin embargo, si éstos no están expedientados, se corre el riesgo de que se revuelvan y no se pueda dar el servicio que se requiere.
Así que los documentos públicos son reflejo de las gestiones administrativas, y los responsables de ellas deben de conocer las actividades archivísticas o encomendarlas a expertos, ya que el documento es el testimonio de la actividad, y por tal importancia debe ser bien manejado y custodiado, formando parte de los procesos administrativos que reflejarán la historia de las instituciones, de los pueblos y naciones, siendo el hombre y la mujer los actores principales en la toma de determinaciones en el presente y para el futuro.
Por desgracia, aún existen muchos archivos públicos que están mal manejados y organizados, los que son bodegas esperando ser desocupadas, en las cuales los documentos no tienen inventarios, ni calendarios de caducidad y mucho menos una valoración real, todos son considerados parte del archivo muerto, un termino acuñado por la administración pública para referirse a la documentación que considera obsoleta, pero que ha estado mal empleado, es más no debería existir o utilizarse, ya que si es archivo, según sus definiciones, no puede estar muerto, la verdad es que no es archivo, y para que lo sea se necesita la participación comprometida de la administración pública, ya que se trata de sus documentos.
Ese es un problema grave que tendrá que resolverse de inmediato, para poder tener ordenada la documentación de la Administración Pública.