REFLEXIONES ARCHIVISTICAS. ( 2 de 8 partes )

II
LA ADMINISTRACION PUBLICA Y LOS DOCUMENTOS.

Los documentos nacen de una oficina o entidad, o de una persona física, de una familia o institución privada, y no sólo corresponden a procesos emanados de la administración pública, por eso existen documentos públicos y privados.
Sin embargo en esta ocasión es menester reflexionar sobre la documentación pública, aquella que se crea dentro de una gestión administrativa en una dependencia o institución pública, y que presenta una valoración notarial o administrativa según sea el caso. Nos referiremos a los documentos que guardados en un depósito deben ser reflejo de la institución que los generó, siguiendo la línea de las actividades, ya fueran jurídicas, administrativas, legislativas, judiciales o ejecutivas, y que son la materia prima para la formación de archivos.
De tal manera los archivos se conforman para tramitar los asuntos que corresponden a la oficina o entidad, y por eso se conservan aunque no siempre de manera adecuada. Dentro de la Administración Pública de nuestro país, el término archivo se utiliza de manera indiscriminada, sin .darle el valor real a su significado, es decir, cualquier estante, ropero, caja, cajón o librero con carpetas que guarden hojas de papel con escritos, ya fueran manuscritos o mecanuscritos, los llamamos archivos, sin tomar en cuenta que Archivo es " la suma de tres elementos: Documentos +organización + servicio,- por lo tanto – Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente histórica."(4)
En esta definición encontramos muchos elementos para el análisis y reflexión, pues bien, al ser un conjunto de documentos, no podemos pensar en una colección de éstos, ya que los archivos no pueden ser resultado de actos voluntarios o de criterio personal, es más, para que exista un archivo es necesario que haya una institución o dependencia con funciones y actividades que desarrollar, y el archivo es el reflejo de esas acciones, por eso se expresa la necesidad de que en la organización archivística sea respetado el Principio de Procedencia, cuya clave son el origen institucional y el proceso natural, es cuando se observa que el documento tiene un valor seriado, mismo
que puede proporcionar el cambio en su valoración de eminentemente administrativo a histórico testimonial.
Pero, como se debe de comprender, no es posible hablar de archivos y mucho menos en la Administración Pública, sin documentos, pero si puede haber documentos sin archivo, como lo ha manifestado Antonia Heredia Herrera.
Para poder definir la actividad archivística en la administración pública es fundamental entender que los documentos son la materia prima, el objeto sobre el cual el archivista realiza su función profesional, y que dichos documentos dan origen a los archivos; razón por la cual es fundamental conocer de que tipo de documentos están formados los expedientes de esas series propias de los archivos.
Documento, en un sentido general, es todo registro de información, no importando su soporte físico, abarcando aquello que pueda transmitir un conocimiento, así podemos englobar, en este sentido, libros, revistas, fotografías, cintas de grabación, películas, microfilms, láminas, partituras, proyectos etcétera; en general, se puede manifestar que documento es "el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información"(5)
Sin embargo, no todos los documentos son material de archivo, podemos pensar en trabajos de investigación, en documentales o en proyectos, de los que . están llenos los archivos o depósitos, pues estos, si no cumplen con el principio de ser reflejo de la institución que los creó no son propios de los archivos; no significa esto que los invalidemos para la investigación y conocimiento de la sociedad, sino que no fueron resultado de la práctica administrativa y jurídica de institución o dependencia pública o privada.
Pero es conveniente aclarar que si dentro del proceso documental, de una gestión, aparecen esos documentos como parte de los expedientes, es decir, relacionados con los asuntos que los documentos traten, se deben considerar como documentos de archivo, ya que, como lo manifestara Aurelio Tanodi, el documento de archivo se debe considerar como: " el soporte que contiene un texto que es el resultado de una actividad administrativa de una entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades...". (6)
Ante tales razonamientos, no es recomendable mandar a los archivos, en el proceso de transferencia documental, de parte de las áreas operativas, libros, folletos, revistas, invitaciones, cartas de felicitación personales, ni propuestas o proyectos que
no formen parte de la gestión administrativa o actividad de la dependencia, es decir, reflejo auténtico de los objetivos para los que fue creada, ya que no son considerados documentos públicos.
Esos documentos, impresos o trabajos, pueden guardarse en una especie de archivo personal o en una biblioteca, según sea el caso, pero nunca considerarlos parte del archivo institucional, porque no lo son, y sólo causan saturación y desconcierto al no poderse organizar ni clasificar en un archivo administrativo, llámese de trámite.
De igual manera encontramos, dentro de la administración pública, que en las áreas operativas se organizan archivos, manejados por las secretarias, los que son considerados como inmediatos, pero que no se apegan a ninguna técnica ni norma de la archivistica, y en ocasiones, por no decir siempre, son considerados los verdaderos archivos, dejando lo no importante o las copias simples en los archivos de trámite, los que en verdad se convierten en bodegas de los papeles inservibles.
Esos archivos inmediatos, a los que se les da tratamiento casi de personales y no públicos, no están sujetos a ninguna normatividad archivística, ya, que son trabajados como le acomoda a la secretaria o como el jefe ordena, y por ende solamente cuando pasan al archivo de trámite, si es que lo hacen, forman parte de los sistemas gubernamentales de archivos, propiciando un desconcierto en la tarea archivística de la dependencia o institución, en donde la anarquía hace su presencia, motivada por falta de conocimientos de parte de los empleados o funcionarios, que teniendo una responsabilidad administrativa de servicios generales o recursos materiales, deben manejar los archivos de las dependencias, y sinceramente, en su mayoría lo hacen sin conocer, ni querer hacerlo, el oficio o materia de la que son responsables, y se termina seudo administrando documentos.
Así que los documentos con valor administrativo se quedan en las oficinas, y entonces, ¿ que es lo que se almacena en las bodegas?, pues aquellos documentos que consideran de archivo muerto, es decir, que ya no le sirven al jefe de esa oficina.
Pero el conflicto se presenta cuando se transfiere la documentación, lo que se hace por medio de paquetes formados por lo que se llama "minutarios" estos no forman expedientes por asuntos, se organizan cronológicamente, y existirán tantos minutarios como documentos se reciban o se remitan.
Y en los archivos de trámite los dejan exactamente igual, sin preocuparse en hacer expedientes determinados por los asuntos y colocándolos según su fondo,
sección, serie y subserie, labor que propicia una organización adecuada, siempre bajo el principio de procedencia institucional, estableciendo un servicio adecuado a las áreas que generaron la documentación.
Por eso se manifiesta que difícilmente los archivos de trámite, de las dependencias de la administración pública, organizan la documentación que reciben en expedientes, aunque existen grandes excepciones, y eso está en contra de la naturaleza archivística, no solo de México, sino del mundo.
Definitivamente no es obligación de las secretarias conocer de archivística, pero la obligación de ser archivista ¿a quién se la damos?, al personal habilitado en el archivo o al administrador que dice manejar los archivos.
Sin tratar de desviar la atención del asunto es im portante aclarar que dicha problemática archivística no es nueva, ya que, como lo ha manifestado, Enrique Ampudia Mello: "… hasta hace unos 40 años, los archivos tuvieron dentro de la administración pública mexicana, un alto Estatuto Institucional y Jurídico, así como una reconocida capacidad técnica y operativa, en plena conformidad con su condición de servicios esenciales para los Órganos de Gobierno…Ahí están justamente, los Archivos sobre los Archivos para demostrarlo: en nuestro país, por lo menos a nivel federal, la verdadera tradición ha sido la de otorgar a los servicios archivísticos, una posición eminente dentro de la Administración Pública...". (7)
Podríamos argumentar que el problema llegó por falta de conocimiento sobre los archivos y sus técnicas de organización, clasificación e inventariado, dándose la ineficiencia en el servicio, lo que provocó que los archivos fueran rebasados por el cúmulo documental, por lo que la administración pública, al no tener respuesta a sus demandas de información, creó servicios sustitutos, en los que podemos englobar los archivos personales o secretariales, a los centros de documentación y a la unidades de control de gestión, ocupando los recursos que en otros tiempos se destinaban a los archivos. Y los archivos se fueron quedando como depósitos de papeles inservibles, junto con basura y muebles rotos.
Ese círculo vicioso no ha permitido, la mayor de las veces, que los documentos generados en la administración pública estén resguardados, conservados y ordenados en los archivos, que conocemos hoy en día como de trámite, los que serían las instancias legales para dar un servicio archivístico a las áreas generadoras de dicha documentación, y sigan, durante toda su vigencia, custodiados por las secretarias, sin
expedientación ni orden.
Por lo tanto, debemos comprender que cuando los documentos, formando minutarios y no expedientes, llegan al archivo es porque el área operativa ya los ha considerado obsoletos, pero solicita sean guardados por cierto tiempo, sin darles un valor administrativo, sólo por evitar un conflicto archivístico con las autoridades correspondientes.
Así, el archivista, el que recibe cientos y cientos de paquetes para su custodia, no ejerce la actividad archivística dentro de su función en la administración pública, ya que al no existir control de los minutarios la tarea de expedientación se haría interminable, y con fundamento en los listados, que no contienen información, ponen los paquetes en un sitio físico dentro del salón o cuarto al que llaman archivo, pero en realidad es una gran bodega en espera que concluya su tiempo de resguardo sin importar que su valor administrativo haya terminado en realidad.
Los documentos, que se generan en la administración pública, son el instrumento verídico de las acciones efectuadas o por efectuar, son, por ende, los testimonios de las funciones de una institución o dependencia, por eso su cuidado y manejo es de suma importancia en cualquier oficina gubernamental. Sin embargo, si éstos no están expedientados, se corre el riesgo de que se revuelvan y no se pueda dar el servicio que se requiere.
Así que los documentos públicos son reflejo de las gestiones administrativas, y los responsables de ellas deben de conocer las actividades archivísticas o encomendarlas a expertos, ya que el documento es el testimonio de la actividad, y por tal importancia debe ser bien manejado y custodiado, formando parte de los procesos administrativos que reflejarán la historia de las instituciones, de los pueblos y naciones, siendo el hombre y la mujer los actores principales en la toma de determinaciones en el presente y para el futuro.
Por desgracia, aún existen muchos archivos públicos que están mal manejados y organizados, los que son bodegas esperando ser desocupadas, en las cuales los documentos no tienen inventarios, ni calendarios de caducidad y mucho menos una valoración real, todos son considerados parte del archivo muerto, un termino acuñado por la administración pública para referirse a la documentación que considera obsoleta, pero que ha estado mal empleado, es más no debería existir o utilizarse, ya que si es archivo, según sus definiciones, no puede estar muerto, la verdad es que no es archivo, y para que lo sea se necesita la participación comprometida de la administración pública, ya que se trata de sus documentos.
Ese es un problema grave que tendrá que resolverse de inmediato, para poder tener ordenada la documentación de la Administración Pública.