REFLEXIONES ARCHIVISTICAS. ( 5 de 8 partes )

V
PROFESIONALIZACION.

Hacia una nueva era en la capacitación archivística.

Uno de los aspectos más importantes para el buen desarrollo de la actividad archivística en México es la capacitación de los trabajadores de los archivos o archivistas habilitados, que son quienes manejan, o intentan manejar, los archivos en la administración pública, y que no tienen capacitación técnica para hacerla; es más, muchas veces después de años de trabajar en los archivos no saben lo que es, en reali-dad, la archivística ya que la falta de conocimientos y algunas determinaciones de sus jefes, no les han permitido llegar a generar archivística ni administración de documentos, y por ende no se llega a adquirir el oficio. Es posible, también, que al finalizar una administración los que fungieron como archivistas sean comisionados en otra actividad: en un almacén, vigilando la entrada de un edificio, conduciendo un vehículo oficial o haciendo el aseo de una oficina; ese es el peligro que los archivistas habilitados corren al no profesionalizarse.
Es posible que alguien llegue a pensar que cuando hablamos de los trabajadores de los archivos como habilitados lo hacemos de manera despectiva, pero ese no es el sentido de nuestra reflexión, la realidad es que estamos convencidos que el que se diga archivista será aquel que demuestre tener los conocimientos de la profesión, tanto de manera teórica como práctica; razón por la cual los trabajadores de los archivos tienen que buscar la capacitación adecuada que les permita, como ya lo hemos dicho, obtener el oficio y no pensar, solamente, en los años que llevan guardando copias de oficios en un bibliorato o acomodando paquetes de minutarios en una bodega a la que conocen como archivo de trámite.
El trabajo archivístico es más profundo y complicado, para realizado se necesita conocerlo, estudiarlo y practicado de manera ordenada, sistemática y con seriedad, y esto no tiene nada que ver con la idea de dar de baja documentación para liberar espacios necesarios para otras actividades.
Como ejemplo de lo anterior podemos comentar, que hace ya algunos años, cuando una persona del Archivo Histórico de la Ciudad de México tuvo que asistir a dictaminar una documentación a la extinta Unidad Central de Archivo y Correspondencia del Departamento del Distrito Federal, al querer amarrar un paquete de documentos y no dejarlo "bien apretadito", uno de los viejos archivistas le dijo: " se nota que usted no es archivista"; de aquí nace el cuestionamiento ¿qué es ser archivista?; pues bien, el paquete podía estar bien amarrado pero la documentación que lo formaba distaba mucho de estar ordenada, .expedientada, clasificada, inventariada. y descrita, elementos fundamentales para que cualquier archivo funcione y pueda brindar un servicio; así que ese paquete no formaba parte de un archivo sino de una bodega, y el que lo amarró, muy bien por cierto, se convertía en un custodio de una bodega y no en un archivista, no obstante los años de trabajar en un archivo administrativo.
A partir de aquel momento, en el Archivo Histórico de la Ciudad de México, pensamos en la diferencia existente entre un archivista y un trabajador de los archivos, es decir un empleado habilitado para realizar actividades archivísticas y la diferencia es el oficio.
Y ¿ cómo llegar al oficio?, creemos que la respuesta está en la capacitación de esos trabajadores, intentando generar planes de estudio adecuados y adaptables, con la idea de la educación para adultos y que contemplen los aspectos cognoscitivos funda-mentales de la archivística y de la administración de documentos.
Es en este momento cuando en nuestra reflexión podemos separar los cursos básicos, de una semana de esta se debe de observar de manera integral dentro de la archivística.
En fin, es necesario establecer, a nivel personal, una tesis sobre la capacitación o profesionalización para los trabajadores de los archivos en la administración pública, con la idea de alcanzar un nivel técnico que les permita desarrollar la actividad con conocimientos de causa, y que -lo más importante- ayude a la elaboración de programas archivísticos, y hasta en planes de emergencia, en la materia, y así llegar a la organización de los archivos de trámite y de concentración. Pero en dicha capacitación es necesario tomar en cuenta que se trata con adultos, y que por esa razón es fundamental establecer métodos abreviados de enseñanza de cada una de las asignaturas que forme el plan de estudios; sin olvidar que los horarios tendrán que adaptarse al tiempo de los alumnos.
Antes de continuar con esta reflexión, es importante aclarar que lo aquí vertido no pretende generar una currícula académica para una carrera técnica ni a nivel licenciatura, la preocupación se dirige hacia aquellos adultos que tienen que trabajar en archivos sin ser archivistas, y pensando en ellos, en sus problemas y realidad económica, se medita - en voz alta sobre una línea diferente, a los cursos básicos, para su capacitación.
Para llegar a cumplir con el planteamiento tenemos que preguntamos: ¿ que debe saber un archivista habilitado?; en primer lugar las funciones de la archivística, y las de la administración de documentos, y así poder ubicadas por separado pero como partes esenciales' de su trabajo; sin embargo no es suficiente con eso, se necesita que los archivistas tengan conocimientos básicos sobre administración pública, los que ayudan a evaluarlas limitaciones, los recursos humanos, materiales, económicos y técnicos, y así el archivista podría dar orden tanto a su oficio como a los archivos; por desgracia en los cursos de capacitación de personal -caso de los archivistas- no se vislumbra esta materia como asignatura, ya que "... ¡ a menudo se presupone erró-neamente que cada archivero (archivista) es un administrador ¡.." (10) y de esa idea radican graves problemas de orden y planeación en los archivos. De igual manera es necesario que se contemple la necesidad de .manejar el diseño y análisis de sistemas, y así generar los planes detallados, tanto de la estructura archivística como sobre la solución de problemas añejos dentro de los sistemas archivísticos, ya que "... el análisis de sistemas proporciona otra herramienta analítica valiosa, o enfoque metodológico, para el archivero (archivista)".(11)
La capacitación no estaría completa si dejamos de hablar de preservación documental, ya que es muy importante que dentro del trabajo archivístico se maneje la diferencia existente con lo que conocemos como conservación documental, pues las confusiones son constantes.
Así. podemos manifestar que preservación documental incluye a todas las actividades asociadas con el mantenimiento de los fondos documentales y la retención de la Información. " La conservación, por otra parte, está reservada para todas las actividades por medio de las cuales los artículos (documentos o expedientes) se separan o tratan con el fin de extender su vida, ya sea por medios químicos o físicos" .(12)
Por tales razonamientos los archivistas..tienen que saber como mantener en buen estado los fondos documentales, sin caer en lo que podría ser la restauración .o conservación, aceptando que - muchas veces- al hablar de archivos conservados nos referimos a los que han sido preservados.
Otra de las ciencias que el archivista debe conocer de manera. básica es el Derecho, ya que es una realidad que los procesos gubernamentales, las decisiones administrativas, los procesos legislativos y los judiciales se fundamentan en tipos documentales, los que tienen que resguardarse en los archivos; por eso es necesario conocer como se generan esos testimonios y así poder valorarlos y preservarlos como
material archivístico; además ayuda a los archivistas a determinar el valor legal de los documentos. (13).
En los archivos administrativos también se encuentran documentos que versan en torno al Derecho, reglamentos, acuerdos, decretos, normas, actas, etcétera, y en lugar de organizarlos , según los asuntos a que corresponda, en expedientes, se forman colecciones, las que rompen con el carácter seriado de la documentación, lo que se da por falta de conocimientos sobre la acción que genera dichos tipos documentales.
Es fundamental que el trabajador de los archivos, conozca la estructura orgánica y funcional de la dependencia en que labora, ya que ante su ignorancia el trabajo archivístico se frena, confunde y complica de manera extraordinaria, provocando la inexistencia de un cuadro de clasificación adecuado y funcional, lo que trae consigo más que archivos, mal organizados, bodegas con documentos.
Ante esta nueva reflexión, y pensando que lo expresado podría ser lo prioritario en la capacitación de los trabajadores habilitados como archivistas, es preciso comentar sobre un cuadro de disciplinas, materias y ciencias que deben formar parte de un plan de profesionalización archivística, y de tal manera llegar a obtener conocimientos en el manejo no solo de los archivos sino de los documentos, así se proponen las siguientes:
Archivística: efectuando la división de esta disciplina en: Archivística General: la que trata de los conceptos fundamentales en torno a la propia disciplina, la de los documentos, de los archivos y de sus funciones, de los expurgos, de la organización, de la descripción, de la comunicación y difusión, así como el análisis y organización , de la descripción, de la comunicación y difusión , así como el análisis y organización de documentación que dan origen a los Archivos Notariales, Eclesiásticos, Cartográficos etcétera. Archivística Técnica: que penetra al estudio de la preservación, conservación y restauración, y mecanización; es en donde el archivista necesita del auxilio de los conocimientos de otros profesionales. (14)

Derecho - Legislación.
Historia de las Instituciones.
Administración Pública.
Preservación Documental.
Historia de la Archivística y de los Archivos.
Historia de México.
Diplomática.
Redacción.

Administración de Documentos.

Es de considerarse que estas disciplinas, pueden ser útiles en la formación de los trabajadores de los archivos administrativos, y lograr que en las unidades administrativas de las dependencias del Gobierno Federal y de los Estados Libres y Soberanos de la República Mexicana se puedan tener empleados capacitados, bien capacitados, en los archivos y que los programas de estudio -los que se tendrían que aplicar según las necesidades de cada dependencia- propicien, en un futuro próximo, el reconocimiento de esos estudios, por parte de la Secretaría de Educación Publica, siendo uno de los retos que los archivistas habilitados deben alcanzar.