REFLEXIONES ARCHIVISTICAS. ( 6 de 8 partes )

VI
PRESERVAR TESTIMONIOS HISTORICOS.

A los Archivos Históricos se les considera como Instituciones Archivísticas, ya que en ellos se resguardan, preservan y difunden los documentos considerados con valor histórico, los que forman parte del Patrimonio Histórico Cultural de la Humanidad.
Sin embargo es necesario aclarar que al documento se le reconoce un valor primario, de parte de la administración pública, ya que desde que es creado tiene como objetivo servir de garantía o prueba de algo, por eso se le denomina como documento administrativo o legal - documentación activa-, es decir, sirve como testimonio. Pero ese documento, desde su origen contiene información" y, en potencia, aunque no se utilice habitualmente como tal, desde ;el principio, es fuente de historia" .(15)
Por esa razón nos hemos atrevido, en muchas ocasiones, a decir que todo documento es histórico hasta que no se pruebe lo contrario, aunque en la mayoría de las veces los responsables de los archivos piensan de manera contraria, y primero buscan la manera de dar de baja la documentación sin un dictamen responsable.
Es un hecho que ese valor administrativo, que le da al documento una fuerza testimonial, llega a prescribir y es entonces cuando los problemas archivísticos se dejan ver, ya que es necesario que dicho testimonio sea preservado en un archivo histórico para lo cual se necesitan analizar los valores secundarios antes de que se considere obsoleto, lo que se dificulta a falta de un trabajo archivístico anterior, es decir, el documento no estuvo detectado ni forma parte de un expediente, se encuentra dentro de minutarios o paquetes compartiendo espacio con otros papeles, de los que también se desconoce su valor.
Lo anterior sucede porque aún no se ha entendido que a partir de ese momento de cambio de valor, el documento cobra una nueva vitalidad, la de ser fuente de la historia, por lo que la preservación se hace necesaria propiciando la organización de archivos históricos con los fondos documentales con valor secundario. Es conveniente destacar que de los valores primarios y secundarios se genera la división de los archivos en administrativos e históricos.
De tal manera el valor administrativo es inherente al documento, "... hasta que tanto el testimonio escrito engendre derechos y obligaciones y sirva de garantía para justificar situaciones y hechos, es paralelo a la vigencia administrativa y va perdiéndose con el paso del tiempo".(16)
Así podemos considerar, como lo ha manifestado Antonia Heredia Herrera, que el valor histórico de los documentos es más consistente que el de las fuentes narrativas que, " tanto en su nacimiento como en su transmisión, ofrecen respectivamente una serie de notas relacionadas con el subjetivismo o ignorancia de sus autores y, versiones o deformaciones. Aquellos suelen dar una visión detallada y completa y por lo general poco manipulada de la vida de los hombres" .(17)
Estos conceptos ayudan a comprender cual es la importancia de preservar documentos testimoniales, más aún, la necesidad de obtener apoyos, tanto humanos como económicos para poder efectuar el análisis en su valoración, evitando su destrucción o pérdida paulatina en las bodegas, que se han convertido en lugares destinados a guardar papeles cuyo valor se ignora o desconoce.
Es ante este pensamiento cuando se hace necesario reflexionar sobre la importancia de los archivos administrativos en la tarea de preservar documentación con valor histórico testimonial, y de manera especial con respecto a los archivos de concentración, ya que es en ellos en donde se realiza el expurgo o depuración de los expedientes que han perdido su valor administrativo.
Nuevamente llega a la mente una pregunta: ¿ y en los archivos de concentración se realiza, en verdad, un análisis responsable de los documentos o expedientes que han cumplido su valor administrativo?; desearíamos poder contestar afirmativamente, y aunque existen las maravillosas excepciones, es posible afirmar que en la mayoría de las dependencias no existen especialistas en el manejo de la documentación en concentración -ojalá y esta expresión no fuera cierta.:; y es que no sólo se trata de revisar un listado o un formato especial de transferencia primaria o baja documental, el asunto es mucho más complejo, aunque no se quiera ver así; el asunto se relaciona con la preservación de la documentación y no solo con la idea de guardarla mientras pierde su valor semi- activo.
El archivo de concentración debe de detectar la documentación testimonial por medio de las técnicas del expurgo o depuración, para lo que es necesario contar con los instrumentos técnicos y del personal capacitado en la materia, ya que de ese proceso, obligación de este tipo de archivo, se irán formando los fondos documentales históricos, mismos que pasarán a formar parte del archivo histórico de la dependencia correspondiente.
Sin embargo, a causa de la deficiencia archivística en los archivos de trámite se dificulta la tarea en los de concentración, y los testimonios documentales no son detectados oportunamente corriendo el riesgo continuo de perderse.
Para mejorar la situación es necesario aceptar que existe confusión en algunos archivos administrativos, la que no ha permitido que los documentos sean expedientados y por ende, ante sus inventarios, detectados los testimonios documentales, mismos que den origen a un archivo histórico cuando los valores administrativos hayan culminado en su totalidad, y después de haber sido seleccionados, expurgados o depurados por los archivistas especializados, en el archivo de concentración.
Podemos decir que para que se pueda organizar un archivo histórico con documentación contemporánea, resguardada en esos archivos de concentración, sería conveniente que éste realizara las siguientes acciones archivísticas:

a).- Eliminar los documentos de rutina, por ejemplo los relacionados con la compra de materiales o el mantenimiento de maquinaria y equipo, así como las fotocopias o copias -simples que no tienen valor legal alguno. Es posible dejar establecido que se puede conservar una muestra representativa de dichos documentos.

b).-Determinar, junto con especialistas en la materia, en administración pública y el archivo histórico de la dependencia, cuales son los documentos que ya no tienen trámite legal, contable y administrativo.

c).-Conservar los documentos que queden formando los grupos siguientes:
Primer grupo: Conteniendo los motivos y objetivos de la institución; considerando todos los documentos que contengan información sobre los antecedentes, razón de ser y objetivos de la institución o dependencia a la que pertenecen.

Segundo grupo: Organización, procedimientos y políticas de la institución o dependencia; comprendiendo:

- Manuales de políticas, de organización y procedimientos.
- Documentos diversos que contribuyan a comprender la organización y funcionamiento de la institución o dependencia.
- Documentos utilizados para definir políticas. - Delegación de autoridad.
- Convenios entre dependencias.
- Agendas y actas o minutas (con toda la documentación anexa) de las reuniones en que haya participado la dependencia con organismos centralizados y descentralizados con los cuales lleve relación constante y tengan que ver con su funcionamiento, así como de reuniones internas de las que surjan agendas, actas o minutas.
- Documentos diversos, directamente referidos a la política general de la institución o dependencia, procedimientos y sistemas de organización.

Tercer grupo: Desarrollo de la institución o dependencia; comprendiendo:

- Directorios internos (actuales y pasados).
- Informes estadísticos.
- Informes normativos que describan las actividades de la institución o dependencia.
- Materiales ofrecidos a la opinión pública y boletines de prensa.
- Documentos divulgados que se refieren a actividades y programas de la dependencia.
- Documentos de planificación.
- Informes especiales, estudios o encuestas a cerca de la administración y formas de operación de la institución o dependencia.
- Mapas y planos.
- Programas anuales para justificación del presupuesto.
-Informes anuales para comprobación del gasto
Publico.
-Recopilación de datos para la formulación del informe Presidencial.
-Acciones concretas de la Institución.

Cuarto grupo: Legislación y normas, conteniendo:

-Actas, Reglamentos, acuerdos y circulares.
-Estudios y dictámenes sobre consulta de carácter jurídico.
-Legislación y Jurisprudencia que afectan a la institución o dependencia.

Quinto grupo: Recursos Humanos y Personalidades conteniendo :

- Profesiogramas, definiciones de puestos.
- Plantilla y censos de personal.
- Programas de capacitación y adiestramiento; expedientes indicativos al respecto (muestras).
- Contratos colectivos de trabajo; muestras de contratos individuales.
- Documentación genérica relacionada con prestaciones y servicios sociales a los trabajadores.
- Expedientes de personalidades relevantes.
- Muestras de expedientes típicos de personal.

Sexto grupo: Productos de la institución o dependen-cia; conteniendo:

Documentos sobre las funciones básicas de que se ocupa la institución o dependencia.
Naturalmente, es recomendable que la documentación expedientada no pierda su carácter seriado, ya que si sucede, el trabajo de selección y formación de grupos no tendría los resultados deseados y dichos expedientes estarían revueltos.
En fin, las acciones y formación de grupos documentales, recomendación tomada de los trabajos del Archivo General de Nación de 1978,(18) son una buena alternativa, como guía en la labor de selección documental para las transferencias secundarias o con valor histórico, sin embargo no podríamos pensar en una doctrina archivística ya que cada dependencia tiene su naturaleza y necesidades definidas.
Pero en esas acciones no termina el proceso de preservar documentos testimoniales e históricos, ya que una vez transferidos a un archivo histórico - en donde termina la función de la administración de documentos- da inicio la organización de los fondos, la que presenta dos vertientes: la organización de archivos históricos de instituciones desaparecidas y la de instituciones vigentes.
Con respecto a los archivos de instituciones desaparecidas podemos decir que: "... son estos los archivos históricos por antonomasia por cuanto sus series están cerradas y no son susceptibles de movimientos por lo que respecta a su aumento, por nuevos ingresos, o disminución, por eliminación o expurgo.." .(19)
Aún dentro de éstos es posible que se encuentre documentación mal seleccionada, o que no se haya respetado el origen de procedencia institucional, por lo que es menester revisar los inventarios y organizar los fondos, secciones y series que correspondan, es decir, en este caso, la organización documental se convierte en una auténtica reconstrucción a todos los niveles: clasificación e inventariación, estudio institucional, análisis de cada una de las unidades de instalación, descripción de los expedientes y expedientación en caso de que no exista, organización de cada uno de los fondos, organización cronológica, clasificación topográfica etcétera.
En el caso de archivos históricos de instituciones vigentes, nos enfrentamos a un reto en su organización, ya que será necesario dar inicio con el reconocimiento de la documentación, de la forma de selección y de los criterios que se pudieron usar para considerarlos con valor histórico. Además al ser un archivo que no se ha cerrado, es decir que aún se le integrará documentación, es necesario cuidar la continuidad de los fondos, por lo que la clasificación recomendable es la funcional, ya que se respeta la permanencia de las funciones frente a los órganos o dependencias encargadas de llevarlas a efecto.
Para que en un archivo histórico de institución vigente se puedan realizar acciones de organización documental, es fundamental que el archivo de concentración cumpla con su labor archivística, ya que sin archivos administrativos bien organizados y en funcionamiento, no tendremos archivos históricos contemporáneos y no se podrán preservar testimonios históricos.