PRESENTACION

PRESENTACION.


En cumplimiento al acuerdo emanado del Consejo Técnico del Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara, se determinó la difusión de los documentos de valor Jurídico que afectan la creación, la estructura, la operación, la sistematización y en todo caso, la proyección de esta dependencia hacia dentro y hacia fuera de nuestra Casa de Estudios.

Hemos aprovechado para el efecto anterior uno de nuestros programas operativos, el denominado "De difusión, publicaciones y muestras museográficas" y los recursos presupuesta les respectivos y hemos armado el número 3 de la serie "Fondos" en la que venimos editando algunos contenidos que estimamos de Interés general. ( En este mismo legajo de documentos se darán a conocer sin necesidad de consultar tal boletín de “Fondos” )

En este número de "Fondos" ofrecemos a nuestros lectores las disposiciones
de carácter legal que han propiciado precisamente la creación del Archivo Histórico, a partir del "Proyecto" del mismo, hasta el dictamen de la Comisión de Educación del H. Conseja General Universitario y el Reglamento Interno del propio Archivo, también aprobado por nuestra máxima autoridad institucional.

Agregamos a esta publicación las disposiciones contempladas en los artículos relativos de la Ley Orgánica de la Universidad de Guadalajara. aprobada por el H. Congreso del Estado de Jalisco el 31 de diciembre de 1993. que se publicó en el Periódico Oficial del Estado de Jalisco el 15 de enero de 1994; del Estatuto General de la propia Universidad y del Reglamento Interno de la Administración General de esta Casa de Estudios.

Entendemos que todo este bagaje legal sustenta de modo tal a nuestro Archivo Histórico. que bien pudiera ser de utilidad a otras fraternas instituciones de educación superior para su sola contemplación y discusión académica o para generar estudios comparativos con las disposiciones similares de su propio ámbito o mejor aún. para sustentar en ese esfuerzo archivonómico de la Universidad de Guadalajara las determinaciones correspondientes para la creación de instrumentos administrativos como el nuestro, que constituye un apoyo valioso para la docencia y la administración de la Universidad de Guadalajara.

En números futuros de la colección editorial "Fondos". trataremos otros diversos asuntos relacionados con nuestro compromiso difusorio.

La Comisión Editorial.



ANTEPROYECTO PARA LA CREACION Y FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO
HISTORICO DE LA UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA.


I.- FUNDAMENTACION y JUSTIFICACION.

LA UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA es una institución de primer orden en
términos de educación media y superior y en su vinculación con el entorno social,
que tiene y ha tenido una presencia relevante en el Estado de Jalisco -y en el país- durante diversas etapas históricas desde la Colonia hasta nuestros días.

La activa participación de la UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en beneficio
de la comunidad ha sido desde su origen, factor determinante en el desarrollo social, cultural, político y económico de Jalisco.

De allí que la creación y puesta en operación del Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara es de primordial importancia para la institución.

Bajo criterios actuales -como es el caso- este Archivo Histórico no es un mero depósito inerte de documentos mas o menos localizables o simplemente almacenados, sino un organismo dinámico, que amén de recoger de diversas
fuentes la información documental históricamente significativa y registrarla debidamente ordenada y preservada bajo procedimientos de computación y de
reproducción digitalizada, proporciona un acceso rápido y preciso de dicha información para fines de investigación histórica y ulterior publicación.

Considerada la antes señalada trascendencia de la UNIVERSIDAD DEGUADALAJARA, la existencia y operación del Archivo Histórico que se plantea,
haría posible rescatar documental mente el curso y dimensión de dicha proyección universitaria en los mas diversos rubros imaginables de la cultura, la ciencia, las artes, los movimientos sociales, la educación, y en otros campos del conocimiento y de la vida comunitaria jalisciense.

Por otra parte, estando dispersa la información documental, cuando se requiere para una publicación determinada o un estudio específico, es necesario en cada caso una búsqueda y acudir a las fuentes mas disímbolas o poco accesibles.

El Archivo Histórico, en tanto organismo, centralizaría en su sede y a breve
plazo la información significativa históricamente, por medio de un proceso de detección intensiva inicial, de clasificación por rubros, y mediante una acción permanente de actualización.

Ciertos documentos textuales, fotográficos o ilustrativos de valor extraordinario o insubstituibles, estarían preservados en el edificio del Archivo Histórico en condiciones herméticas de alta seguridad para su correcta conservación en tanto documentos originales, pero su reproducción digitalizada permitiría generar copias facsimilares de la mas alta calidad y proporcionables para un uso oficial previamente autorizado.

El espacio necesario para conservar el acervo del Archivo Histórico y acrecentarlo es volumétricamente mínimo, y el acceso a la información que contiene sería Ágil, expedita y a relativamente bajo costo en comparación con otros procedimientos convencionales de reproducción de documentos como la microfilmación o la refotografía: esta preservación y accesibilidad es hoy posible gracias al elevado desarrollo tecnológico de los sistemas de computación actuales.

Así concebido el Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara, está constituido por el acervo mismo que preserva, pero es además un centro de investigación sobre la propia Universidad, de preparación de material informativo para su publicación y en una etapa ulterior, de docencia especializada en Archivonomía aplicada a la Historia, la Sociología y otras disciplinas afines dentro del marco humanístico.

A guisa de ejemplos de este universo de trabajo, pueden señalarse algunos
rubros temáticos de los cuales pueden desprenderse diversos proyectos específicos de cada tema general:

. Estudio comparativo de las diversas carreras o especialidades comprendidas en la tarea docente de la UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA, así como de los Planes de Estudio correspondientes, históricamente considerados. Sería parte de la MEMORIA HISTORICA DE LA U. DE G.

. Participación de la UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en el panorama general de la cultura en Jalisco y la relación cronológica de las actividades relevantes en este ámbito promovidas o auspiciadas por la UNIVERSIDAD a lo largo de su existencia. La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en la cultura.

. Aportación de la UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en el desarrollo de la ciencia: centros científicos o de investigación, estudios específicos de carácter científico, dictámenes, proposiciones, etc. La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en la ciencia.

. Prohombres universitarios, fundadores, egresados y maestros que se han distinguido en el arte, en la ciencia, en la educación, en la función pública y en otras actividades de gran relevancia. Universitarios eméritos de la UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA.

. Aportaciones de la UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en el campo del arte; escuelas de arte y sus egresados distinguidos, actividades artísticas realizadas por la institución, acervo universitario de obras de arte. La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en el arte:

. Participación de la UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en la política: historia de las organizaciones y movimientos estudiantiles, ideólogos de la institución y sus planteamientos, etc. La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en la política. Una derivación más amplia podría ser:

La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en el desarrollo social de Jalisco y del Occidente del país.

Relación iconográfica de la UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en su historia.

La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en imágenes.

. Igualmente pueden prepararse fascículos referidos a cada disciplina estética y a cada especialidad profesional o científica.

La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en el teatro.
La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en la arquitectura.
La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en la astronomía.
La UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA en la ecología.
y así sucesivamente.

II. DE LA SEDE DEL ARCHIVO HISTORICO.

Se ha pensado como sede para albergar a este Archivo Histórico el valioso predio que fuera la residencia del Lic. José Guadalupe Zuno Hernández, fundador de nuestra Casa de Estudios, y que donara a la UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA, funcionando allí cerca de 18 años el Centro de Estudios para el Desarrollo de las Comunidades Rurales de Jalisco.

El predio en cuestión, joya arquitectónica e histórica, puede albergar sin menoscabo alguno el Archivo Histórico que se plantea, ya que para ese uso y destino no se requieren modificaciones substanciales que serían lesivas a su estructura, diseño y valor artístico que deben preservarse prioritariamente.

Si bien ciertos documentos originales e insubstituibles, como ya se mencionó, estarían depositados en este edificio bajo las indispensables normas y condiciones de alta seguridad, el resto del material documental del archivo de cada dependencia permanecerá en su sitio actual, es decir, no se trasladará físicamente a este predio sino que en él únicamente se ubicará su registro digitalizado y sus referencias informativas, por lo cual como ya se apuntó, para mantener el archivo histórico no se requiere un gran espacio de almacenaje y por lo tanto puede perfectamente ubicarse en el edificio que se indica, según las siguientes consideraciones:

Algún acondicionamiento habrá que hacer en las áreas de trabajo y almacenamiento y preservación, que pueden situarse debidamente en el sótano habitable, que ya fue remodelado, así como en construcciones laterales que ya existen y que no alteran la armonía arquitectónica del edificio.

El cuerpo principal de esa casa, que exige un cuidado y mantenimiento esmerado y escrupuloso como lo ha tenido hasta ahora, contendría lo siguiente:

. El actual vestíbulo de acceso, por el lado oriente y que sería la recepción.

. La biblioteca ya existente, donada también por el Lic. J. Guadalupe Zuno Hernández y que conservaría su sitio original.

. Las oficinas que se requieren, se reducirían sólo a dos, una para el Director, la actual, y otra para el Secretario, contigua a la primera.

. La Sala de Juntas, que ya funge como tal en lo que fuera el comedor de la residencia.

. Tres habitaciones de tamaño diferente, utilizables como salas de conferencias una, y como sitio para mesas de trabajo las otras dos con aforo de 50, 40 y 10 personas respectivamente.

. Patio descubierto, corredores y cocina, se conservarían con el uso actual: la cocina, cabe hacer notar, amerita solamente un uso decorativo.

Fuera del cuerpo principal se ubicaría lo siguiente:

. La parte administrativa que ya dispone actualmente de su propio espacio.

. Los actuales laboratorios serían espacios de trabajo, es decir, operativos.

. Existe, lo que podría ser, un aula magna o un pequeño auditorio, con cupo para
80/90 butacas aproximadamente y con buenas condiciones acústicas.

III. ESQUEMA OPERATIVO.

a) Funciones directivas y de supervisión.
. Dirección general.
. Secretaría
. Administración.

b) Funciones operativas directas.
. Detección selectiva de documentación relevante.
. Captación, clasificación.
. Interpretación y provisión de información.
. Investigación por rubros generales y por proyectos específicos para fines
de edición.

c) Funciones secretariales, de intendencia y mantenimiento o de servicio.
. Apoyos secretariales y mecanográficos.
. Tareas de cuidado, limpieza, mantenimiento, jardinería, operación de
vehículos, etc.

Las funciones y atribuciones previstas son, en su orden, las siguientes:

Director General.

Establece los criterios a seguir, aprueba y autoriza los proyectos de investigación a realizar determinando los rubros y sus alcances.

Presenta a la Rectoría planes y programas de la institución e informa de su cumplimiento, realiza la evaluación periódica de las actividades y sus resultados.

Firma los acuerdos que competen al Archivo Histórico y fundamenta y gestiona las partidas presupuestales correspondientes; determina y autoriza expresamente la adquisición de bienes y equipos, así como la configuración de la plantilla de personal adscrito, previo acuerdo de la Rectoría.

Representa legalmente al organismo ante la Rectoría y ante las instancias o dependencias universitarias o extrauniversitarias publicas o privadas que en el caso procedan.

Establece la vinculación e intercolaboración con las demás dependencias universitarias.

Fundamenta y propone a la Rectoría las modificaciones organizativas o las
disposiciones que propugnen la mayor eficacia o eficiencia en el funcionamiento
del Archivo Histórico a su cargo y responsabilidad.

Establece los procedimientos de operación y autoriza y ejerce los controles respectivos, determinando y ordenando las medidas correctivas o de ajuste que procedan. Propone a la Rectoría el nombramiento o remoción del personal adscrito a la institución a su cargo, directivo, operativo, administrativo o de servicio; autoriza permisos o licencias del personal según los reglamentos en vigor.

Autoriza el plan y el programa de actividades culturales o docentes que se realicen por y en la institución.

Secretario.

Designado por el Director General previa aprobación del Sr. Rector, da seguimiento a las actividades propias de la institución o conexas y afines que le señale el Director General o sean autorizadas por él.

Auxilia en general al Director y es responsable de la supervisión y de la coordinación operativa interna.

Suple, en su ausencia, al Director General.

Vigila el cuidado, buen uso y manejo de los bienes y equipos, supervisa el cabal y oportuno cumplimiento de los programas aprobados o en ejecución, supervisa la correcta aplicación de las medidas disciplinarias que establezca la Dirección General; atiende las peticiones de información, bajo autorización del Director en casos específicos que así lo ameriten y supervisa que todas las peticiones autorizadas sean atendidas, operativamente, con prontitud y esmero.

Supervisa que el personal operativo cumpla con los criterios establecidos por el Director General y desempeñe debidamente las tareas que se le confieran.

Da seguimiento a la ejecución de los programas aprobados desde su inicio hasta su culminación.

Propone al Director General programas específicos debidamente fundamentados. Sugiere a la Dirección los ajustes que se requieran para el buen desempeño de las operaciones en general.

Administrador.

Es el responsable de todo el manejo administrativo, representa a la institución en los aspectos que conciernen a la parte administrativa ante las autoridades universitarias para los efectos de gestiones, trámites o aclaraciones y disposiciones de esa índole.

Controla la asistencia y cumplimiento de las tareas del personal secretarial, de mantenimiento y de servicio, en el entendido de que el cuidado y el buen mantenimiento del inmueble es de primordial importancia dado su inigualable valor arquitectónico, artístico e histórico.

Maneja las nóminas y los recursos económicos.

Promueve la obtención de recursos externos o donaciones .

Aplica las decisiones que de carácter administrativo emanen de la
Dirección.

Técnico en Computación y Archivonomía.

Es responsable de la configuración técnica del archivo propiamente dicho y del diseño del proceso de registro computarizado digital de los documentos detectados. Establece técnicamente el sistema computarizado de clasificación bajo los diversos rubros que fueren necesarios.

Es responsable de proveer la información textual o gráfica que se requiera,
tanto por solicitudes externas autorizadas como para investigaciones que se realicen internamente.

Atiende a las posibles necesidades de capacitación técnica del personal adscrito a la institución.

Es responsable de la organización técnica de los cursos especiales o de docencia sistemática o curricular que la institución ofrezca.

Delega en el Auxiliar de Computación las tareas que correspondan al nivel técnico del mismo y es responsable de su cumplimiento.

Diseña todo el sistema de cómputo, propone la adquisición de equipo necesario, y es responsable del buen uso y mantenimiento de todo el equipo de cómputo y de sus accesorios.

Auxiliar de Computación.

Posee la capacitación básica en computación y desempeña las tareas que le asigne el Técnico en Computación.

Auxiliar de Interpretación Informativa.

Con conocimientos básicos de computación y con una cultura general media, realiza la reclasificación y recopilación interna, documental, que corresponde a cada programa de investigación, apoya en esos aspectos al Investigador Redactor y es el elemento de enlace entre éste y el archivo mismo.
Es responsable directo del control y la entrega de información documental según solicitudes autorizadas por el Director o el Secretario.

Investigador / Redactor.

Con experiencia en los métodos de investigación documental y capacitado Para redactar con propiedad, es responsable de llevar a cabo los programas de investigación autorizados por la Dirección General y de entregar el material informativo completo para su publicación.

Dirige y coordina las tareas de detección y captación que realiza el Auxiliar de Investigación, a quien traslada las labores menores o complementarias, con el fin de agilizar los trabajos a su cargo.

Propone a la Dirección General, por medio del Secretario, otros proyectos de investigación.

Redacta de principio a fin los textos correspondientes a cada programa de investigación que se le haya encomendado, bajo la supervisión del Secretario.

Auxiliar de Investigación.

Con conocimientos básicos de investigación documental, se encarga de la detección e investigación primaria en las fuentes originales bajo el criterio general selectivo establecido. Localiza dónde se encuentran los documentos, fotografías o ilustraciones de importancia histórica a fin de instrumentar su captación y registro digitalizado.

Es responsable de mantener actualizada la información documental, y es un elemento de vinculación entre las fuentes de información y la institución.

Desempeña otras tareas conexas que fueren necesarias.

Auxiliar de Investigación.

Con iguales funciones que las señaladas en el punto anterior.

10. Una secretaria mecanógrafa adscrita a la Dirección General.

11. Una secretaria mecanógrafa adscrita a la Secretaría.

12. Una recepcionista mecanógrafa.

13. Bibliotecaria.

A cargo de la biblioteca existente en la casa y con las funciones que actualmente desempeña la persona ya nombrada; es responsable del cuidado y mantenimiento del acervo bibliográfico, de su conservación, de su clasificación y de atención al público que acude a la biblioteca.

14. Una secretaria mecanógrafa, con experiencia contable, adscrita a la Administración.

15. Una secretaria mecanógrafa, con experiencia administrativa, adscrita a la Administración.

16. Un chofer.

17. Un mensajero.

18. Un mozo.

19. Responsable de la limpieza, mantenimiento y jardinería.

20. Responsable de la limpieza, mantenimiento y jardinería.

En la primera etapa de puesta en marcha de la Institución, la tarea primordial es de captación, registro y ordenamiento, de allí que se requieren un mínimo de dos Auxiliares de Investigación.

Una vez definidos los programas de investigación por rubros, que sería la segunda etapa ya de consolidación del Archivo Histórico en tanto tal, será necesario aumentar el número de Investigadores / Redactores así como de Auxiliares de Investigación de acuerdo con la magnitud del universo del trabajo aprobado: disminuye, en esta etapa, la labor de captación general, se mantiene la actualización permanente y se incrementa la investigación específica y los servicios de información hacia el exterior.

RESUMEN.

Son funciones del Archivo Histórico de la Universidad de Guadalajara, las siguientes:

. Detectar, recopilar y registrar clasificadamente y por procedimientos de computación digital, todos aquellos documentos significativos que posee la Universidad de Guadalajara. Se entiende como documento significativo, textual o iconográfico, el que tiene valor histórico para la Universidad en su existencia o para el Estado de Jalisco o el país; actas constitutivas, memorias impresas, informes de actividades, discursos de sus Rectores o sus funcionarios, reseñas de actos conmemorativos o premiaciones, comentarios periodísticos, y en general todos los documentos que revelen o ilustren hechos importantes relativos a la Universidad.

. La custodia y preservación de los documentos originales que por su índole y particular trascendencia son insubstituibles y representan hitos fundamentales en la constitución y en la historia de fa Universidad de Guadalajara, como serían las actas o decretos de su fundación o las leyes orgánicas originales.

. La interpretación de los documentos detectados y registrados y que conforman el acervo del Archivo Histórico, bajo programas de investigación internamente aplicados y realizados.

. La preparación del material informático, textual, gráfico o iconográfico como resultado de las investigaciones realizadas, para fines de edición.

. Brindar a las instancias universitarias que lo requieran o a personas u organismos que expresamente lo soliciten, el servicio informativo documental o de consulta del acervo existente, así como de copias que en su caso fueren necesarias.

. Publicar periódicamente un boletín informativo acerca de las características y actividades realizadas por y en el Archivo Histórico.

. Organizar, coordinar y realizar en su sede, cursos de capacitación y alta docencia en materia de Archivonomía Computarizada, referida específicamente a las ciencias humanísticas y en general a las actividades no empresariales.

. Preservar ordenada y clasificadamente, y elaborar interpretativamente lo que en suma es la MEMORIA HISTORICA DE LA UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA, en constante actualización.

Prof. Luis Jorge Figueroa Reyes.
Enero de 1993.