REFLEXIONES ARCHIVISTICAS ( 3 de 8 partes )

III
LA ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS.

A partir de los años setentas se determinó en nuestro país adoptar como método archivístico a la Administración de Documentos, que para Ariel Ricks en el año de 1976, era un concepto emergente, una "función archivística cuyo objeto es el de reducir el volumen de los documentos que se guardan, al núcleo que mejor satisface las necesidades de los investigadores" o "la aplicación de la administra-ción científica a la tramitación de los escritos administrativos con fines de eficiencia y economía, siendo todos los beneficios para los futuros investigadores. " (8)
Reflexionando sobre esas definiciones no nos queda más que aceptar que la Administración de Documentos no se creó para sustituir a la Archivística, sino como parte de ella, o de su quehacer en la organización de archivos; así, con esta idea intentaremos desarrollar este capítulo.
Pensando en el buen funcionamiento de la actividad archivística en México, es oportuno entender a la Administración de Documentos como parte importante de la Archivística, ya que, de manera personal, no es posible aplicarla correctamente si no se tienen conocimientos de los procedimientos archivísticos, por lo que no podemos intentar una separación ni querer que una sustituya a la otra.
Sin embargo, hemos observado como una carrera técnica de archivista ha cambiado su denominación por la de administradores de documentos; y como se sustituyen los cursos básicos de archivística por los de administración de documentos, intentando capacitar a empleados habilitados en la actividad, dándose no buenos resultados, ya que para que se pueda comprender dicho método es fundamental enseñarlo a archivistas ya formados o en proceso de formación, en fin esto lo comentaremos en el capítulo correspondiente a la capacitación.
Para llegar a entender que es la Administración de Documentos, ya que es un término muy utilizado en los sistemas archivísticos de nuestro país, es fundamental analizar cuatro puntos de importancia, que son:
" 1°.- La Administración de Documentos enfatiza la necesidad de prestar constante atención al ciclo vital _de los documentos, desde su creación inicial hasta su eliminación final o asignación a los archivos...
2o.- La Administración de Documentos enfatiza el método de programa
permanente para mejorar la tramitación de escritos del gobierno mediante pautas, reglamentaciones, adiestramiento y promociones adecuadas...
3o.- La Administración de documentos enfatiza el control constante de los procedimientos que utilizan escritos, particularmente con el objeto de prevenir la creación de formularios, informes u otros instrumentos escritos no esenciales o ineficientes.
4o.- La Administración de Documentos enfatiza el valor de la especialización en cualquier aspecto significativo de trámites que utilizan escritos que tienen una aplicación amplia o universal a las diversas funciones. de oficina" . (9)
Esos cuatro puntos, los que indican las funciones de la Administración de Documentos, nos ayudan a entenderla como una función de la Archivística, y le permite llevar un control de los documentos qUé formarán parte de un archivo, desde el seguimiento de su ciclo vital, estableciendo las tres etapas que conocemos como: la activa, la semi-activa y la inactiva, las que propician la valoración final de los documentos, ya fuera para su eliminación definitiva o su custodia como fuente documental histórica testimonial.
De igual manera se podría tomar como un método de programa permanente para controlar la tramitación de documentos públicos mediante un marco jurídico adecuado y eficiente.
Así, por medio de la Administración de Documentos se podría evitar la creación de instrumentos archivísticos no esenciales o ineficientes, además de propiciar la especialización en el manejo de los diferentes tipos de documentos, según el ciclo vital, que se encuentran en los archivos de la administración pública.
Sin embargo, para organizar archivos, conformando expedientes, detectando las series de los fondos documentales, elaborando los cuadros de clasificación, los inventarios y catálogos, es necesario utilizar a la Archivística, por lo que se podría pensar que la Administración de Documentos no interviene en archivos organizados y dando servicio, sino hasta que es necesario realizar una transferencia documental, ya fuera primaria, secundaria o para baja definitiva.
Después de intentar establecer la reflexión de que tanto la Archivística como la Administración de Documentos no deben sustituirse entre si, es conveniente comentar sobre las confusiones, que en la administración pública se han dado, al querer aplicar la
Administración de Documentos en lugar de la Archivística.
El problema, según mi parecer, radica en que se ha querido aplicar la Administración de Documentos a depósitos o bodegas de paquetes y cajas con docu mentos, es decir, solamente para dar de baja dicha documentación y no para dictaminar su valor administrativo y mucho menos con la idea de organizar un archivo administrativo que sirva en la gestión administrativa de las instituciones y dependencias; es posible que al adaptar la Administración de Documentos no se entendiera como una función archivística, o que en las formas, criterios y estrategias de su instalación no determinaran las diferencias archivísticas y de la propia administración pública de Estados Unidos, Canadá o Francia, con México, ya que si observamos el punto primero, de los cuatro que enumeramos, podemos vislumbrar que la administración de Documentos debe prestar constante atención al Ciclo Vital, "desde su creación inicial hasta su eliminación final o asignación a los archivos". Si esto lo leemos literalmente, la Administración de Documentos no se involucra con los archivos, ya que su función concluye cuando el documento es trasladado a ese repositorio, en ese momento es cuando, en México, la confusión crece de manera considerable ya que tenemos archivos de tramite, de concentración e históricos.
Es cuando debemos entender que la Administración de Documentos actúa exclusivamente sobre la documentación que se resguarda en oficinas de registro en trámite o de concentración y no en la organización de los archivos históricos conocidos por la propia materia como instituciones Archivistitas: ahí radica la diferencia entre archivos administrativos y los Históricos , ya que los primeros podrían no llamarse archivos , esa será nuestra duda.