REFLEXIONES ARCHIVISTICAS. ( 7 de 8 partes )

CONCLUSIONES DEL DOCUMENTO AL TESTIMONIO.

Intentando darle una salida a estas reflexiones, por lo pronto, llega al cúmulo de ideas otra pregunta: ¿ en este momento de cambios a nivel nacional, en donde quedan los archivos públicos?, al parecer seguirá la lucha por hacerlos prioritarios dentro de la administración pública; sin embargo para lograrlo es necesario comprender que cada uno de esos documentos que se han generado y los que están por formar parte de archivos o bodegas, en un futuro podrán ser testimonios del acontecer de las instituciones y del servicio públicos, de las regiones y comunidades, de los pueblos y naciones del mundo, y que sin ellos se perdería parte fundamental de la historia de la humanidad.
El documento, así como lo conocemos, generado por una unidad administrativa, por los Poderes Federales o por una autoridad jurídica o notarial, necesitan de un trato y manejo adecuados tanto para servir como fuente de información en la gestión administrativa como para el estudio de la historia y la cultura de la patria. El documento debe formar parte de un expediente relacionado con su temática y motivos de creación, ya que si lo separamos de él puede perder cierto valor, aquel que le da un carácter seriado dentro de un fondo general, de una sección o serie documental.
Ese documento, formando expediente, que nace de las necesidades o funciones de una dependencia pública -o privada-, en la primera faceta de su ciclo vital, cuando es eminentemente administrativo, tiene un tratamiento especial, ya que sirve para probar algo, se cuida y analiza hasta que el asunto medianamente se ha resuelto, pero después, es colocado en un minutario compartiendo espacio con otros documentos que tratan diferentes asuntos, dando inicio con un proceso raro de pérdida de valoración.
Así, pasado algún tiempo en una caja archivadora o en archivero metálico, el bibliorato, con documentos vigentes, es remitido a un archivo de trámite o una bodega en donde no se organizan expedientes, y solo esperan ser dados de baja ante la falta de trabajo archivístico en las dependencias públicas.
Es muy posible que se piense que esta reflexión es exagerada, pero con visitar los famosos archivos de trámite de algunas dependencias sería suficiente para comprender que no hay exageración alguna.
Posteriormente, cuando se considera que los paquetes ya han cumplido su resguardo en el archivo de trámite se efectúan gestiones para dados de baja o remitidos para guarda en un archivo de concentración, al que se mandan paquetes sin descripción alguna, continuando el proceso de muerte de muchos documentos, el que inicio en el archivo de trámite.
Y cuando una dependencia determina la necesidad de que a esos paquetes les sean dictaminados sus valores, tanto administrativos como históricos, en caso de que se pueda hacer por lo revuelto de la documentación o porque no son expedientes, se en-cuentra que mucha de la documentación testimonial está destruida o dañada, infectada, llena de hongos y polvo, rota a causa de los lazos con que fueron amarrados los paquetes; en ocasiones se pueden restaurar, pero en el mayor de los casos se han perdido para sustento de la historia.
Por tales razonamientos la pregunta que nos hacíamos al dar comienzo con estas conclusiones, toma una importancia singular para dignificar tanto a los archivos como al oficio de archivista en nuestro país, ya que es tiempo de que la actividad sea prioritaria dentro de la administración pública, es decir, que cuente con los apoyos presupuestales necesarios para poder ejercer sus funciones; ya es hora que las autoridades encargadas de aprobar los salarios para los archivistas comprendan que la responsabilidad laboral es muy grande, por lo que los trabajadores de los archivos -que estén capacitados y lo demuestren puedan aspirar a obtener mejores recursos económi-cos; ya es hora de que los archivos dejen de ser el centro de castigo de la administración pública; ya es hora de que los archivos administrativos sean bien manejados y con una organización eficiente, respetando el origen de procedencia institucional, adquiriendo los conceptos necesarios para no confundir a la archivística con la administración de documentos, logrando fusionar cada elemento para poder generar los servicios archivísticos adecuados, evitando la saturación y propiciando la conservación documental.
Para que los documentos públicos puedan cumplir con su ciclo vital hasta convertirse, según el caso, en testimonios históricos, siendo la memoria documental contemporánea, es fundamental que se estudie la posibilidad de establecer, después del análisis requerido, una reforma profunda a los sistemas archivísticos mexicanos, promoviendo una legislación archivística que proteja la documentación, a los archivos administrativos, archivos históricos y archivistas, además, que regule los convenios de investigación entre los archivos históricos y las instituciones interesadas, provocando la protección tanto de la documentación como de los medios de información y difusión de los acervos históricos.
Los archivos públicos, administrativos o históricos, no pueden ser propiedad de persona o grupo alguno, son de la Nación Mexicana, por lo que forman parte de su patrimonio, son de la ciudadanía, en ellos se resguardan los hechos cotidianos, los resultados de los gobiernos, ya fueran federales, estatales o municipales; en ellos se retrata el desarrollo urbano, cultural, social, religioso y político de las ciudades, pueblos y villas; por eso, los archivos deben de ser tratados y trabajados bajo los lineamientos archivísticos, no como bibliotecas, centros de documentación o almacenes; por eso los documentos deben formar parte de expedientes, registrando las acciones de manera completa y no fragmentaria….